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Aufgabenmanagement: So schlagen Sie der Zeit ein Schnippchen

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Arbeit dehnt sich immer so aus, dass sie genau die Zeit braucht, die man für sie erübrigen kann
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Der Engländer Cyril Northcote Parkinson (1909–1993) machte in den 1940er Jahren eine interessante Entdeckung zum Thema Verwaltungsaufwand – und formulierte daraus eine Faustformel, die nichts an Aktualität eingebüßt hat!

In den 1940er Jahren machte der englische Geschichtsforscher und Soziologe Cyril Northcote Parkinson (1909–1993) eine interessante Entdeckung zum Thema Verwaltungsaufwand – und formulierte daraus mit britischer Ironie eine Faustformel, die nichts an Aktualität eingebüßt hat! Das „1. Parkinsonsche Gesetz“ lautet:

„Arbeit dehnt sich immer so aus, dass sie genau die Zeit braucht, die man für sie erübrigen kann.“

3 Beispiele für diese Phänomen:

  1. Wenn Sie eine halbe Stunde dafür eingeplant haben, Ihre Schreibtischschubladen aufzuräumen: Ist es dann nicht so, dass Sie dafür auch eine halbe Stunde brauchen? Und dass, wenn Sie nur 20 Minuten angesetzt hätten, Sie im Normalfall auch nach 20 Minuten fertig gewesen wären?
  2. Wenn Sie ein Projekt ohne Pufferzeiten planen: Wird es dann nicht pünktlich oder verspätet, kaum jedoch früher fertig sein?
  3. Wenn Sie ein Projekt mit Pufferzeiten planen, ist es dann nicht genauso? Es wird eher pünktlich oder verspätet, kaum jedoch früher fertig sein. Hier erscheint das von Parkinson erkannte Phänomen besonders deutlich: Tritt nichts Unvorhergesehenes ein, bleiben Pufferzeiten nicht übrig, sondern „verschwinden“ wie von selbst in den normalen Projektarbeitszeiten.

Für Ihre Arbeitspraxis leiten sich daraus 3 Empfehlungen ab:

  • Betrachten Sie Pufferzeiten als wirkliche Reserven für den Notfall – nicht als automatische Zugabe.
  • Setzen Sie sich realistisch-knappe Zeitlimits für die Erledigung von Aufgaben. Wenn Sie in Ausnahmefällen mit der Zeit nicht hinkommen, verlängern Sie.
  • Achten Sie besonders bei Routineaufgaben, die Sie ungern und deshalb unkonzentrierter erledigen, darauf, sich zeitlich unter Druck zu setzen!
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