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Aufgabenmanagement: To-do-Listen befreien – wenn sie richtig eingesetzt werden

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To-do-Listen befreien
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Listen befreien. Solange die richtigen Dinge darauf notiert werden – und solange sie als Arbeitsinstrumente ernst genommen werden.

Denken Sie bei To-do-Listen an Menschen, die Organisation zum Selbstzweck machen? Oder an eigene Listen, die Sie nur in solchen Momenten aufstellen, in denen Sie sich so gar nicht zu einer „ordentlichen Arbeit“ aufraffen können (und die Sie hinterher nie wieder in die Hand nehmen)?

Die Antwort ist: Listen befreien. Solange die richtigen Dinge darauf notiert werden – und solange sie als Arbeitsinstrumente ernst genommen werden. Also: Wenn die Listen nicht nur geschrieben, sondern später auch abgearbeitet werden.

 

Die richtigen Dinge für To-do-Listen

Zu den „richtigen Dingen“ für To-do-Listen gehören Aufgaben, die Sie aus folgenden Gründen momentan nicht erledigen können:

  1. Weil Sie nicht am richtigen Ort sind bzw. weil Ihnen nicht die richtigen Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. Beispiel: Sie sitzen im Flugzeug und denken daran, dass Sie sich eine Information für Projekt X besorgen müssen – per Anruf bei Ihrem Kollegen Y.
  2. Weil Sie jetzt keine Zeit dafür haben. Beispiel: Sie sind in eine Internet-Recherche für Projekt A vertieft und stoßen auf interessante Informationen für Projekt B.
  3. Weil in diesem Moment nicht die beste Zeit dafür ist. Beispiel: Es ist 11 Uhr vormittags, also Ihre Prime time, und die Bitte um die Zusammenstellung verschiedener Informationen erreicht Sie. Ein 8-Minuten-Job, keine große Sache – aber etwas, was Sie lieber zusammen mit anderen Routineaufgaben in der müderen Zeit nach dem Mittagessen erledigen.

  

  

Im ersten Fall ist es hilfreich, wenn Sie eine Liste mit To-dos: Anrufe führen. Notieren Sie dort „Kollege Y --> Projekt X“, und Sie können sich wieder ganz in Ruhe Ihrem Roman oder der Zeitung widmen.

Im zweiten Fall ist es hilfreich, wenn Sie eine Liste mit To-dos: Internet haben – und parallel einen Favoriten- bzw. Bookmark-Ordner dieses Namens. Notieren Sie auf der Liste „Projekt B --> Bookmark Z“, und nehmen Sie sich die entsprechende Seite dann vor, wenn Sie gesammelte Internet-Aufgaben abarbeiten oder wenn Sie an Projekt B weiterarbeiten.

Und im dritten Fall ist es hilfreich, wenn Sie eine Liste mit To-dos: C-Aufgaben haben, die Sie regelmäßig in leistungsschwächeren Zeiten oder zwischen größeren Arbeitsblöcken abarbeiten. Notieren Sie auf dieser Liste „Informationen zu X für Kollege Y“, und widmen Sie sich wieder konzentriert Ihrem Projekt.

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