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Aufgabenmanagement: Wie Sie in 7 einfachen Schritten Ihre eigenen Checklisten anfertigen

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Checklisten entlasten und sparen Zeit
© Robert Kneschke - Fotolia.com

Erstellt:

Checklisten sind Ihnen in nahezu jedem Arbeitsbereich von Nutzen. Wie Sie eine Checkliste am besten erstellen, lesen Sie hier.

Kleiner Schritt mit großer Wirkung: Von der Erinnerungsstütze zur Checkliste

Wie gehen Sie vor, wenn Sie beispielsweise wegen einer Geschäftsreise längere Zeit vom Büro abwesend sind? Machen Sie sich vor Ihrer Abwesenheit Notizen, woran zu denken und was noch zu erledigen ist? Und was passiert anschließend mit den Notizen: ab in den Papierkorb?

Das wäre schade, denn Sie werfen eine wertvolle Denkleistung weg, die Ihnen auch zukünftig eine praktische Hilfe sein kann. Denn Ihre Notizen sind bereits der wesentliche Baustein für eine systematische Checkliste, die Ihnen eine erneute intensive Beschäftigung mit dem Thema erspart. Das heißt: Investieren Sie noch ein wenig Zeit – so haben Sie vor Ihrer nächsten Reise eine hilfreiche Checkliste zur Hand und können sich sicher sein, dass Sie an alles Wesentliche denken.

Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von Checklisten im Arbeitsalltag

Der Begriff „Checkliste“ stammt aus der Pilotensprache. Checklisten dienen dem Piloten zur Vergewisserung, dass er alle zu überprüfenden Funktionen auch tatsächlich „gecheckt“ hat. Sie sind einfache Abstreichlisten, die vorgeben, was in welcher Reihenfolge zu tun, festzustellen und sicherzustellen ist. Der Clou des Ganzen: maximale Sicherheit bei minimalem Kontrollaufwand, und die Speicherung von Wissen, da die Kontrolle einmal durchdachter Abläufe auch delegiert werden kann.

Auch Sie können Checklisten als vielseitiges Arbeitsinstrument einsetzen. Die wesentlichen Vorteile von Checklisten in Ihrem Arbeitsalltag:

  • Sie unterstützen Sie dabei, Aufgaben rationell zu erledigen.
  • Sie ersparen Ihnen Denkarbeit für Nebensächliches.
  • Sie vereinfachen die Durchführung genormter Arbeitsabläufe.
  • Sie beschleunigen die Aufgabenerledigung.
  • Sie dienen Ihnen als Organisationsgrundlage.
  • Sie garantieren Ihnen mehr Zeit für das Wesentliche.

 

In welchen Bereichen sind Checklisten nützlich?

Checklisten helfen Ihnen sowohl bei immer wiederkehrenden Aufgaben als auch bei der Planung neuer Projekte. Sie sind Ihnen in nahezu jedem Arbeitsbereich von Nutzen: Sie können sie z. B. für Ihre Ablageorganisation einsetzen, für die Jubiläumsvorbereitung, für die Umlaufüberwachung – und auch für die organisatorische Vorbereitung Ihrer Abwesenheit vom Büro.

Checklisten sind darüber hinaus für Ihre Vertretung am Arbeitsplatz oder für Ihr Team eine nützliche Hilfe. Eine Checkliste zur Anfertigung eines Protokolls stellt beispielsweise sicher, dass zukünftig jeder die Aufgabe nach einer standardisierten Vorgabe erledigt.

Der 7-Schritte-Plan: So entwickeln Sie schnell und unkompliziert eine Checkliste

Zur Entwicklung einer Checkliste bedarf es nur weniger Schritte. Sie werden feststellen: Die Zeit, die Sie dafür investieren, haben Sie schon nach der ersten Nutzung der Checkliste wieder eingespart. Im Folgenden demonstrieren wir Ihnen anhand des Praxis-Beispiels „Abwesenheit vom Büro“, wie Sie beim Erstellen einer Checkliste Schritt für Schritt vorgehen.

1. Die Idee zur Checkliste

Sie haben die Idee, Ihre Abwesenheit vom Büro mithilfe einer Checkliste vorzubereiten. Denn Sie möchten sichergehen, dass auch während Ihrer Abwesenheit alles „im Fluss“ bleibt. Außerdem kann Ihnen die Checkliste beim nächsten Mal helfen, Ihre Vorbereitungszeit zu reduzieren.

2. Skizzieren der Tätigkeiten bzw. Aufgaben

Überlegen Sie: Was muss in groben Zügen getan werden? Schreiben Sie am besten jedes Stichwort auf jeweils eine Karteikarte; Karten können Sie gut sortieren, hin- und herschieben und ergänzen. Für die Abwesenheit vom Büro sind beispielsweise folgende Stichwörter denkbar:

  • Aufgabenerledigung
  • Vertretung
  • Mitarbeitereinweisung
  • Terminregelung
  • Vollmachten
  • Ablagekörbe

3. Ausformulieren der Tätigkeiten bzw. Aufgaben

Wenn Sie sicher sind, dass Sie alle Stichwörter notiert haben, gehen Sie daran, die Tätigkeiten bzw. Aufgaben auf denselben Karten auszuformulieren. In unserem Beispiel kann das wie folgt aussehen:

  • noch zu erledigende, nicht delegierbare Aufgaben frühzeitig ermittelt und erledigt
  • Organisation der Vertretung geregelt
  • Mitarbeiter umfassend eingewiesen
  • Termine vor und während der Abwesenheit geregelt
  • Vollmachten für Post- und Bankangelegenheiten sowie ggf. fürs Finanzamt ausgestellt
  • zwei Ablagekörbe („Post + Fax“, „Mitteilungen intern + Telefonnotizen“) auf dem Schreibtisch eingerichtet

Tipp: Achten Sie auf die richtige Formulierung. Es ist psychologisch ratsam, bereits abgeschlossene Handlungen zu formulieren (beispielsweise „Termine weitergeleitet“). So „dürfen” Sie sie erst dann abhaken, wenn sie auch tatsächlich erledigt sind.

4. Zerlegen in Teilaufgaben

Sollte sich eine Aufgabe aus mehreren Teilaufgaben zusammensetzen, notieren Sie sich, welches diese Teilaufgaben sind. Nutzen Sie dafür wieder Ihre Karten, die Sie dann jeweils der übergeordneten Tätigkeit bzw. Aufgabe lose zuordnen. Die Aufgabe „Mitarbeiter umfassend eingewiesen“ aus unserem Praxis-Beispiel kann z. B. wie folgt unterteilt werden:

  • in neue Aufgaben eingewiesen
  • Aufgaben übergeben
  • über neue Kompetenzen unterrichtet
  • über neue Aufgabenverteilung informiert

5. Erstellen einer Ablaufskizze

Nun legen Sie eine Ablaufskizze an. Das heißt, Sie bringen die Oberbegriffe in eine Reihenfolge und sortieren die Unterbegriffe (Teilaufgaben) logisch dazu. Als logische Reihenfolge haben sich folgende Ordnungen bewährt:

  • nach Dringlichkeit der einzelnen Tätigkeiten oder
  • nach Datum bzw. Zeitfenster.

Es ist sinnvoll, wenn Sie ab diesem Punkt auf Ihren PC und dort am besten auf ein Tabellenkalkulationsprogramm wie beispielsweise Excel zurückgreifen – dann können Sie später ohne großen Aufwand Änderungen und Ergänzungen vornehmen. Geben Sie Ihre (Teil-)Aufgaben bzw. Tätigkeiten in jeweils ein Kästchen ein, und sortieren Sie sie gemäß Ihrer Vorstellung von einem geeigneten Ablauf.

Tipp: Bauen Sie ausreichend Leerzeilen in Ihr Dokument ein. So können Sie jederzeit bequem handschriftliche Ergänzungen direkt auf der ausgedruckten Checkliste vornehmen.

6. Fehleranalyse

Der Entwurf Ihrer Checkliste ist jetzt abgeschlossen. Lassen Sie ihn eine Weile liegen, bevor Sie ihn erneut durchsehen. Überlegen Sie, ob Sie etwas vergessen haben und welche Checkpunkte Sie ergänzen könnten. Prüfen Sie darüber hinaus auch Folgendes:

  • Ist die Checkliste allgemein genug? Ist sie für jeden themenspezifischen Anlass flexibel einsetzbar?
  • Ist die Checkliste überschaubar gehalten, das heißt idealerweise nicht länger als ein bis zwei DIN-A4-Seiten (ein- oder zweispaltig)?
  • Ist alles klar formuliert? Können – je nach Checklistenthema und -verwendung – auch andere verstehen, was gemeint ist?
  • Sind ausreichend Leerzeilen für Ergänzungen vorhanden?

7. Ergänzen letzter Korrekturen

Ergänzen Sie die Liste so lange, bis sie „narrensicher“ ist. Als Letztes tragen Sie Ihre Ergänzungen in die Datei ein und drucken die Checkliste aus.

Tipp: Pflegen Sie Ihre Checklisten ständig! Nehmen Sie jedes Mal eine „Überprüfung“ Ihrer Checkliste vor, wenn Sie sie einsetzen. So halten Sie Ihre Checkliste auf dem aktuellsten Stand.

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