B-Aufgaben sind in der klassischen ABC-Priorisierung jene, die zwar im Sinne einer A-Aufgabe wichtig sind, aber keinen festen Termin haben bzw. deren Termin in weiter Ferne liegt. Diese Mixtur aus „wichtig, aber nicht dringend“ hält bei der Aufgabenplanung 2 Fallen bereit:
- Falle 1: B-Aufgaben werden zu lange aufgeschoben und dann in letzter Minute noch „irgendwie“ erledigt. Das sorgt für Qualitätseinbußen und erzeugt (vermeidbaren!) Stress.
- Falle 2 enthält einen gefährlichen Langzeitzünder: Bestimmte B-Aufgaben werden immer wieder in die Warteschleife geschickt, weil sie nicht dringlich erscheinen, obwohl sie für die Zukunft des Unternehmens durchaus wichtig sind. Dazu gehören in der Regel innerbetriebliche Maßnahmen wie die Verbesserung von Arbeitsabläufen, Fortbildung, technische Aufrüstung, Modernisierungsmaßnahmen und Ähnliches.
Das können Sie für Ihre Aufgabenplanung tun:
- Falle 1: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, B-Aufgaben mit realistischen Bearbeitungsterminen zu versehen, sobald sie auf Ihrem Schreibtisch landen.
- Falle 2: Notieren Sie sich mithilfe eines Brainstormings, welche Ihrer B-Vorhaben Sie immer wieder in den Wartestand versetzen. Wählen Sie diejenigen aus, die Ihnen für Ihr berufliches bzw. betriebliches Fortkommen am wichtigsten erscheinen, und geben Sie ihnen konkrete Bearbeitungs- und feste Abschlusstermine. Zum jeweiligen Starttermin muss dann jede dieser Aufgaben unumstößlich zur wichtigen und dringlichen A-Klasse gehören.
