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Aufgabenplanung: Das ABC-Plus-Modell

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Aufgaben planen nach dem ABC-Plus-Modell

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Das ABC-Plus-Modell hilft Ihnen in zweierlei Hinsicht: 1. Nutzen Sie es täglich, um Ihren Aufgaben Prioritäten zuzuordnen und sie dann den Prioritäten entsprechend zu bearbeiten.2. Nutzen Sie es als Analyse-Instrument: Stellen Sie fest, warum bei Ihnen A-Aufgaben liegen bleiben und was Sie konkret dagegen tun können.

Das ABC-Plus-Modell hilft Ihnen in zweierlei Hinsicht:

  1. Nutzen Sie es täglich, um Ihren Aufgaben Prioritäten zuzuordnen und sie dann den Prioritäten entsprechend zu bearbeiten.
  2. Nutzen Sie es als Analyse-Instrument: Stellen Sie fest, warum bei Ihnen A-Aufgaben liegen bleiben und was Sie konkret dagegen tun können.

 

 

 

Die Basis: Prioritäten setzen mit dem ABC-Plus-Modell

Das klassische ABC-Modell erlaubt Ihnen in der Planungsphase die Einteilung der Aufgaben in A-, B- und C-Aufgaben:

A-Aufgaben sind Hauptaufgaben,

die auf Ihre Ziele gerichtet sind bzw. höchsten Stellenwert besitzen. Sie finden sie in Ihrer Stellenbeschreibung, oder Sie definieren sie neu, wenn Sie eine Jobanalyse anfertigen.

 

A-Aufgaben müssen

  • rechtzeitig angegangen werden,
  • ohne Zeitdruck sowie
  • mit dem Ziel hoher Qualität erledigt werden.

B-Aufgaben sind Nebenaufgaben,

die zur Erfüllung der Hauptaufgaben beitragen, bzw. Aktivitäten, die zwar nicht unmittelbar Ihren Zielen dienen, deren Unterlassung aber Folgen hat. So ist es sicher für einen Außendienstmitarbeiter gelegentlich dringend, Öl im Wagen nachzufüllen oder zu tanken. Überaus große Bedeutung für seinen Verkaufserfolg hat dies jedoch nicht.

Eine weitere typische B-Aufgabe ist der Monatsbericht des Verkäufers über die Verkaufszahlen. Die Dokumentation bringt nichts direkt für den Verkauf, aber ohne sie können wichtige Bewegungen auf dem Markt nicht registriert und strategisch genutzt werden.

B-Aufgaben müssen

  • in den Tagesablauf integriert werden,
  • teilweise delegiert und
  • auf jeden Fall rationalisiert werden.

C-Aufgaben sind nachrangige Aufgaben,

die weder besonders wichtig noch dringend sind. Es zählen dazu reine Routinearbeiten wie das Aufräumen Ihrer PC-Verzeichnisse oder manche Postbearbeitung.

C-Aufgaben sollten

  • möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen,
  • daraufhin geprüft werden, ob sie nicht zu delegieren sind, und
  • zuweilen ganz gestrichen werden.

So weit, so gut – die ABC-Prioritätensetzung mag Ihnen nicht ganz unbekannt sein. Nun kommt aber noch das „Plus“ hinzu, zwei Aufgabentypen, mit denen Sie es im Alltag sicherlich häufig zu tun haben:

  1. aufgeschobene Hauptaufgaben (A!-Aufgaben) und
  2. plötzlich hereinkommende Hauptaufgaben (A?-Aufgaben).

A!-Aufgaben sind Hauptaufgaben,

  • die Sie aufgeschoben haben und
  • die jetzt unaufschiebbar, d. h. nicht nur wichtig, sondern auch dringend geworden sind.

A?-Aufgaben sind Hauptaufgaben,

  • die plötzlich hereinkommen und
  • die unvorhersehbar waren.

Mögliche Gründe für das Auftreten der beiden Aufgabentypen sind plötzliche Ereignisse, eigene Unterlassungen oder schlecht organisierte Mitarbeiter bzw. Chefs. Wenn Sie häufig damit zu tun haben, stehen Sie ständig unter Zeitdruck, können Arbeiten nicht zufriedenstellend abschließen und die erforderliche Qualität oftmals nicht liefern.

Anspannung verursachen also nicht die Aufgaben selbst, sondern die Tatsache, dass das Wichtige unter Zeitdruck geschehen muss.

Zu viele Brände oder zu viel Kleinkram? Finden Sie heraus, was Ihren Tag füllt!

Stellen Sie fest: Welcher Aufgabentypus dominiert Ihren Arbeitsalltag?

Wenn Sie einen Aufgabenplan haben: Stellen Sie doch einmal eine Liste aller Aufgaben zusammen, die Sie in der vergangenen Woche erledigt haben. Wenn Sie keinen Aufgabenplan haben: Halten Sie in der kommenden Woche einmal alle Aufgaben in einer Liste fest. Ordnen Sie diesen Aufgaben jeweils eine Priorität zu: A, A!, A?, B oder C. Sehen Sie sich dann Ihre Liste an. Welche Aufgaben überwiegen?

  • A-Aufgaben (= Hauptaufgaben, die Sie rechtzeitig erledigt haben)?
  • A!-Aufgaben (= Hauptaufgaben, die Sie so lange vor sich hergeschoben hatten, bis sie dringend wurden)?
  • A?-Aufgaben (= Hauptaufgaben, die plötzlich auf Ihrem Schreibtisch gelandet sind und von Ihnen nicht eingeplant werden konnten, aber nun dringend erledigt werden mussten)?
  • B- und C-Aufgaben (= neben- und nachrangige Aufgaben)?

1. Wenn die A-Aufgaben überwiegen

Gratulation! Sie sind ein Vorbild für jeden, der Prioritäten richtig setzen möchte. Geben Sie Ihre Erfahrungen bitte weiter!

2. Wenn die A!-Aufgaben überwiegen

Eine mögliche Ursache ist die „Aufschieberitis“. Viele Leute sagen: „Ich bin dauernd unter Druck, aber ich komme da einfach nicht raus. Außerdem brauche ich den Druck in gewisser Hinsicht, nur dann kann ich wirklich effizient arbeiten.“

Eine andere Ursache kann darin liegen, dass sich viele Menschen erst dann, wenn sie unter Stress arbeiten, wichtig und gebraucht fühlen. Das Abarbeiten von dringenden und wichtigen Angelegenheiten verschafft ihnen ein vorübergehendes Hochgefühl.

Was Sie tun können:

Vielleicht wollen Sie augenblicklich nichts an Ihren Gewohnheiten ändern. Gut. Dann sollten Sie dazu stehen, dass Sie häufig unter Druck arbeiten. Sie brauchen offensichtlich ein gewisses Quantum an Stress, um sich wohl zu fühlen. Genau dann, wenn dieses Quantum anfängt Sie wirklich zu stören oder krank zu machen, werden Sie etwas ändern.

Oder: Überdenken Sie sorgfältig, wie Sie sich durch Planung künftig rechtzeitig mit Ihren Hauptaufgaben beschäftigen können. Die Aufschieberitis lässt sich möglicherweise beseitigen, indem Sie

  • so schnell wie möglich eine Jobanalyse machen, um sich Ihre Hauptaufgaben ganz konkret vor Augen zu führen und so die Erledigungsbeliebigkeit zu minimieren,
  • Ihre Ziele klar vor Augen haben,
  • sich Teilziele setzen,
  • Endtermine festlegen,
  • sich für Ihre Hauptaufgaben Zeiten reservieren,
  • lernen, Nein zu sagen.

3. Wenn die A?-Aufgaben überwiegen

Ihre Arbeit ist eventuell sehr ereignisgesteuert: Das heißt, Sie arbeiten nah am Kunden, z. B. im Verkauf. Wenn das so ist, dürfen und können Sie die Vielzahl der A?-Aufgaben nicht als Störfaktor betrachten. Ihre A?-Aufgaben sind Ihre Hauptaufgaben!

Beispielsweise müssen Sie als Arzt oder Journalist sehr flexibel mit A?-Aufgaben umgehen. Es ist Ihr Job, ständig auf Unvorhersehbares zu reagieren. Versuchen Sie einfach, so gelassen wie möglich mit der Situation umzugehen.

Was Sie tun können:

Akzeptieren Sie unter Umständen die Tatsache, dass ein Großteil Ihrer Hauptaufgaben unvorhergesehen auf Sie zukommt. Vielleicht helfen Ihnen folgende Gedanken: „Von mir wird viel Flexibilität erwartet; das macht meine Arbeit abwechslungsreich. Es gehört zu meiner Rolle, mich häufig auf die Wünsche anderer einzustellen. Die A?-Aufgaben sind keine Störungen, sondern mein Geschäft.“

Andererseits ist es Ihr gutes Recht zu prüfen, ob Sie den A?-Aufgaben wirklich so hilflos ausgesetzt sind oder ob Sie nicht durch entsprechende Vorsorge schon im Vorfeld etwas tun können. A?-Aufgaben beruhen oftmals auf einer Fehleinschätzung von Prioritäten.

Überprüfen Sie die plötzlich hereinkommenden Hauptaufgaben auf ihre tatsächliche Wichtigkeit. Vielleicht ist auch ein Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten fällig. So können Sie beispielsweise auf der Basis einer Jobanalyse mit Ihrem Chef eine Abstimmung über Ihre Hauptaufgaben vornehmen.

4. Wenn die B-Aufgaben bzw. C-Aufgaben überwiegen

Prüfen Sie genau, welche B- und C-Tätigkeiten bzw. Zeitdiebe bei Ihnen vorherrschen. Nach dem Pareto-Prinzip sorgen oftmals 20 Prozent der potenziellen Zeitdiebe für 80 Prozent Ihres Zeitverlusts. Beispiele aus dem Arbeitsalltag sind: Informationsbeschaffung und -verwaltung, Korrespondenz, Telefonate, manche Gespräche mit Kollegen, Besprechungen etc.

Überprüfen Sie auch Ihr Delegations-Management: Welche der B- und C-Aufgaben können Sie an Mitarbeiter oder Hilfskräfte delegieren?

Was Sie außerdem tun können:

Sorgen Sie für eine gezielte und individuelle Abhilfe durch konsequentes Einsetzen von Arbeitsmethodiken, z. B.:

  • effizienter Umgang mit Informationen
  • Arbeiten bündeln
  • effizientes Telefonieren
  • konsequentes Besuchermanagement
  • „schlanke“ Besprechungskultur,
  • rationelle Schreib- und Lesetechniken etc.
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