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Aufräumen mit Kaizen Experten-Tipps fürs Büro-Entrümpeln

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Kaizen-Entrümpeln
© Ute Gräske - Fotolia.com

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Typisch Alltag: Irgendwie klappt alles, aber wäre es nicht effizienter wenn die Arbeit professioneller liefe? Wir helfen Ihnen mit Tipps aus der Praxis fürs professionelle Entrümpeln großer Büros.

Sie haben Ihre Steuererklärung geschafft – aber Tage und Nächte damit zugebracht, die Belege zusammenzutragen? Das wichtige Kundengespräch letzte Woche haben Sie erfolgreich absolviert – aber Sie ärgern sich immer noch, dass kurz vor dem Druck der Arbeitsunterlagen die gesamten Papiervorräte aufgebraucht waren?

Typisch Alltag: Irgendwie klappt alles, aber wäre es nicht angenehmer, wenn die Arbeit professioneller liefe? Wir helfen Ihnen mit Tipps aus der Praxis fürs professionelle Entrümpeln großer Büros.

Lernen von Toyota

Kaizen (von Japanisch kai = ändern und zen = das Gute, zusammen = Verbesserung) wurde seit den 50er Jahren als Management-Konzept bei Japans größtem Autobauer eingeführt. Toyota-Chef Taiichi Ohno war überzeugt, dass sich Erfolg nur durch kontinuierliche Optimierung einstellt. Viele Firmen weltweit haben das Konzept mittlerweile übernommen und unterhalten eine eigene Kaizen-Abteilung, deren Mitarbeiter sich ausschließlich mit der Optimierung und Koordinierung von Prozessen beschäftigen.

Kaizen richtet sein Augenmerk weniger auf das Ergebnis (die fertige Steuererklärung) als vielmehr auf den Prozess (deren Vorbereitung und Erstellung). Typische Kaizen-Fragen: Wie kann ich meine Aufgabe effizienter und nervenschonender erledigen? Wie kann ich meine Umgebung so verändern, dass sie mich in meinem Tun unterstützt? Setzen Sie sich 2 Ziele:

  1. Ich habe Zeit- und Sachvorräte so angelegt, damit ich optimal vorbereitet bin auf mögliche Katastrophen (kein Druckerpapier mehr).
  2. Ich habe alles so geordnet, dass ich jede gewünschte Information innerhalb von 1 Minute finden kann (die Belege für die Steuer).

 

Beginnen Sie mit einem Aufräum-Fest

Kaizen bedeutet schrittweise Verbesserung, aber der 1. Schritt darf etwas größer sein als die anderen: Kaizen beginnt stets mit einer fundamentalen Entrümpelungs- und Ordnungsaktion. Wichtig: keine Einzelmaßnahmen, alle Beteiligten in einem Büro machen mit. Werfen Sie alles raus, was Sie nicht mehr brauchen und bedienen Sie sich aus dem reichen Fundus der simplify- Ideen. Z. B. das „Wegwerfen auf Probe“: Dinge, von denen Sie nicht sicher sind, ob sie noch gebraucht werden, landen erst einmal in einer Kiste, die auf den Speicher kommt. Falls tatsächlich nichts davon gebraucht wurde, wird alles nach 1 Jahr entsorgt.

Wenn Sie Platz geschaffen haben, ist es Zeit für die Neuorientierung.Welche Dinge fassen Sie oft an? Positionieren Sie diese Gegenstände in Ihrer unmittelbaren Nähe.Was weniger oft benötigt wird, darf weiter weg. Klingt banal, aber in jedem Büro wird täglich millionenfach dagegen verstoßen: Die fast nie mehr benutzte Briefwaage parkt auf dem Schreibtisch, die täglich benötigte Liste fürs Online-Konto steckt schwer erreichbar in einem Schrankfach.Weisen Sie jedem Ding seinen bestimmten Platz zu, indem Sie Container grundsätzlich beschriften. So können auch Kollegen Ihre Sachen in Ordnung halten.

Leeren Sie Ihre Umgebung

Kaizen-Regel:Was zusammengehört, wird auch zusammen aufbewahrt. Verbannen Sie wilde Post-Its und voll gekritzelte Schreibtischunterlagen. Alle Zettel und Notizen kommen in ein „Superbuch“. Ordnen Sie Ihr Bücherbord nach Bereichen und kleben Sie darunter sinnvolle Aufschriften („Kataloge“, „Stadtpläne“). Arbeiten Sie zusätzlich mit Farben. Alle Reisekostenbelege kommen in grüne Hüllen und Ordner, alle Präsentationsmaterialien in gelbe. Stellen Sie sich vor, Sie würden einen kleinen Supermarkt einrichten, bei dem es der Kunde (das sind Sie) so einfach und angenehm wie möglich haben soll. Die für Sie wichtigsten Dinge sind schnell und ohne große Wege auffindbar, das Angebot ist übersichtlich zu überblicken und es ist nur das da, was Sie wirklich brauchen. Lernen Sie täglich von anderen Profis. Die an Supermarktkassen angebrachten Preislisten zum Umklappen sind z. B. eine gute Inspiration für häufig benötigte Telefon- oder Teilelisten.

Entwerfen Sie Standards

Setzen Sie klare Spielregeln und erheben Sie bewährte Routinen zum Standard – so lange, bis sie durch bessere ersetzt werden. Wenn Sie im Team arbeiten, vereinbaren Sie gemeinsame Regeln. Vereinbaren Sie (bis zur nächsten Veränderung) diesen Spielregeln streng einzuhalten. Nur dann können Sie prüfen,ob sich eine bestimmte Routine bewährt oder nicht. Beispiel für solche Regeln: Jeder Beleg ist sofort einzuordnen.Am Ende eines Tages dürfen nicht mehr als 25 E-Mails im Posteingang lagern, alle anderen müssen bearbeitet und archiviert sein.

Verbessern Sie ständig

Kein Kaizen ohne „Vorschlagswesen“. Wer eine Verbesserung erfindet, und sei sie noch so winzig, muss sie kommunizieren (schwarzes Brett) und wird dafür gewürdigt (Veröffentlichung in der Betriebszeitschrift). Greifen Sie bei der Einführung neuer Standards vor allem auf Pleiten, Pech und Pannen zurück: Fehler zeigen, an welchen Stellen Verbesserungen wichtig sind. Feiern Sie Fehler! Entwerfen Sie z. B. einen Regel- Zettel, wenn wieder das Druckerpapier ausgeht: „Wer den letzten Stapel Papier öffnet,muss 5 neue Stapel bestellen und diesen Zettel auf den untersten legen“.

Das Schöne an Kaizen: Es wird alles immer einfacher. Ein Prozess ist genial, wenn es einfacher nicht mehr geht.

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