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Bündeln Sie Ihre Aufgaben, und gewinnen Sie jeden Tag 1 Stunde

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Aufgaben zu bündeln spart Zeit!
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Bei kleineren Aufgaben ist es meist nicht die Aufgabe selbst, die Sie viel Zeit kostet, sondern das Drumherum: die Entscheidung, sich jetzt dieser Arbeit zu widmen, das Heraussuchen/Forträumen von dazu notwendigen Unterlagen und so weiter. Erledigen Sie gleichartige Aufgaben in einem Block, erhöht sich also nur die reine Arbeitszeit – die Vor- und Nachbereitungszeit bleibt dieselbe.

An manchen Arbeitstagen geht alles drunter und drüber. Der Brief ist erst zur Hälfte fertig, und gleich steht ein Termin an – vorher noch schnell ein Telefonat. Nach dem Termin sind schon wieder neue E-Mails eingegangen. Kunde Maier wartet auf die Kostenkalkulation, dazu fehlen jedoch noch einige Informationen ... Stopp!

Bei kleineren Aufgaben ist es meist nicht die Aufgabe selbst, die Sie viel Zeit kostet, sondern das Drumherum: die Entscheidung, sich jetzt dieser Arbeit zu widmen, das Heraussuchen/Forträumen von dazu notwendigen Unterlagen und so weiter. Erledigen Sie gleichartige Aufgaben in einem Block, erhöht sich also nur die reine Arbeitszeit – die Vor- und Nachbereitungszeit bleibt dieselbe.

Besonders einfach lassen sich Routinearbeiten so organisieren: Arbeiten, die täglich anfallen, können Sie als festen Bestandteil mit einem klar umrissenen Zeitblock in Ihre Tagesstruktur aufnehmen. Andere Aufgaben, denen Sie sich bisher täglich gewidmet haben, können Sie zusammenfassen und 1- oder 2-mal wöchentlich erledigen.

Hier einige Tipps dazu:


 

1. Bündeln Sie die Postbearbeitung

Nehmen Sie Ihren Kalender zur Hand, und planen Sie für den Rest der Woche täglich je nach geschätztem Bedarf 30 bis 90 Minuten Zeit für die Postbearbeitung ein: für externe und interne Post, Faxe und E-Mails. Legen Sie einen genauen Anfangs- und Endzeitpunkt fest.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie viel Zeit Sie benötigen, setzen Sie eher einen größeren Zeitblock an – den können Sie dann nach und nach verkürzen.

Sollten Sie sehr viele E-Mails oder häufiger am Tag interne Post bekommen, richten Sie täglich 2 Zeitblöcke für die Postbearbeitung ein. Sie können auch noch einen 3. Termin speziell für eine weitere E-Mail-Bearbeitung ansetzen – wichtig ist nur, dass Sie diese Arbeit im Block erledigen und nicht immer mal wieder zwischendurch. Und dass Sie die E-Mails dann auch wirklich bearbeiten und nicht nur sichten.

2. Bündeln Sie Telefongespräche

Generell sollten Sie sich darum bemühen, nicht mehr spontan zum Telefonhörer zu greifen, sondern Ihre Telefonate gebündelt – und gut vorbereitet – zu erledigen. Zu diesem Zweck

  • legen Sie in Ihrem Kalender feste Zeiten fest, zu denen Sie Ihre Telefonate erledigen, und
  • tragen Sie auf einer täglichen Telefonliste alle zu erledigenden An- und Rückrufe zusammen. Halten Sie dort auch – in Stichwörtern – das Ziel des jeweiligen Gesprächs fest.

So profitieren Sie von einem täglichen Telefonblock:

  • Sie können Ihren Telefonblock auf Randzeiten legen, in denen Sie Ihre Gesprächspartner meist unproblematisch erreichen.
  • Sie haben alle Unterlagen zur Hand und arbeiten Ihre Telefonate konzentriert und schnell ab.
  • Wenn ein Gesprächspartner nicht erreichbar ist, etwa weil er selbst gerade telefoniert, können Sie es einfach beim nächsten auf Ihrer Liste probieren. So vermeiden Sie unnötige Wartezeiten.

3. Bündeln Sie Routineaufgaben

Verschaffen Sie sich nun einen Überblick über Routineaufgaben, die Sie bisher je nach Notwendigkeit sofort erledigt haben, bei deren Bearbeitung es jedoch auf ein paar Tage nicht ankommt. Für diese Aufgaben richten Sie 1 oder 2 wöchentliche oder eventuell sogar monatliche Arbeitsblöcke ein. Geeignete Routinearbeiten sind z. B.:

  • Aufräum- und Ablagearbeiten
  • Rechnungsbearbeitung
  • Kontrolle der Außenstände oder der Lieferrückstände
  • Berichte, Zahlenübersichten
  • Rücksprachen mit Mitarbeitern, Kollegen, Vorgesetzten

Nehmen Sie einen Kalender zur Hand, und suchen Sie jeweils nach einem günstigen Tag und Zeitraum, um diese Aktivitäten gebündelt zu bearbeiten. Am besten sind das Zeitblöcke, in denen Sie nicht so effizient arbeiten, weil Ihr Biorhythmus nach einer Ruhephase verlangt, wie nach dem Mittagessen. Legen Sie für jede Aufgabe ein Hängeregister bzw. einen Ordner auf dem PC an, in dem Sie das anfallende Material sammeln.

Natürlich müssen Sie sich an diese Einteilung nicht sklavisch halten. Überprüfen Sie jedoch selbstkritisch, wie häufig Sie etwas dringlich machen und sofort erledigen, ohne dass es wirklich dringlich ist.

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