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20 % mehr Effizienz im Unternehmen - Wie Sie mit Büro-Kaizen für optimierte Prozesse sorgen

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Büro
Urheber: contrastwerkstatt | Fotolia

Von Yannick Esters,

Erst der Schreibtisch, dann die Abteilung und letzten Endes das gesamte Unternehmen — das ist die Zielsetzung des Optimierungsansatzes Büro-Kaizen® der tempus GmbH. In einem 5-Stufen-Plan soll erarbeitet werden, wie Unternehmen um 20 % effizienter werden und damit wesentlich weniger Zeit durch Trödeleien während der Arbeitszeit vergeudet werden.

Mit dem Konzept Büro-Kaizen möchte das Unternehmen tempus GmbH dafür sorgen, dass weniger Arbeitszeit im Unternehmensalltag verschwendet wird.

Auf seiner Seite www.buero-kaizen.de schreibt das Unternehmen: Eine Studie des Fraunhofer-Instituts zeigt: Durchschnittlich werden 32 % der Arbeitszeit verschwendet – das entspricht 70 Tagen pro Mitarbeiter pro Jahr. Immer wieder habe ich Ihnen hier in meinen Ausgaben Dinge vorgestellt, durch die Ihre Mitarbeiter täglich abgelenkt werden. Zum Beispiel durch Facebook oder Online-Shopping. All das bewirkt ein Vertrödeln von Arbeitszeit. Doch genau hier müssen Sie gegenwirken. Eine Möglichkeit könnte das Büro-Kaizen® sein, das die tempus GmbH durchführt.

Büro-Kaizen® — was ist das eigentlich?


Die Büro-Kaizen®-Methode beruht auf dem japanischen Kaizen-Prinzip. Die Bedeutung: „Kai“ = Veränderung, „zen“ = zum Besseren. Mit der Anwendung der Methode sollen verschiedene Ebenen im Unternehmen nachhaltig optimiert werden. Zunächst der Arbeitsplatz eines jeden Mitarbeiters. Dann die Abteilung und im Endeffekt das gesamte Unternehmen. Dabei steht der Mensch mit seinem Potenzial im Mittelpunkt. Das Kaizen- Prinzip sieht den Mitarbeiter als Experte an seinem Arbeitsplatz, von dessen Kenntnissen und Kreativität der ständige Verbesserungsprozess abhängt. Laut der tempus GmbH und Geschäftsführer Jürgen Kurz erreichen Sie mit Büro-Kaizen® gleich mehrere Ziele, die Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern Vorteile bringen:

  • weniger Stress

  • höhere Konzentration durch bessere Organisation

  • zusätzlicher Zeitgewinn und damit weniger Überstunden

  • entspannte Zusammenarbeit mit Kollegen
  • begeisterte Kunden durch verkürzte Durchlaufzeiten, blitzschnelle Angebote und Anlieferungen

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Büro-Kaizen®: In 5 Stufen zum effizienten Unternehmen


Das hört sich natürlich alles ganz vielversprechend an, aber wie soll das funktionieren? Für die effizientere Organisation in Ihrem Unternehmen gibt es einen 5-Stufen-Plan.

Stufe 1: Aufgeräumter Arbeitsplatz

Beim „Aufgeräumten Arbeitsplatz“ geht es darum, die Schreibtische aller Mitarbeiter nachhaltig aufzuräumen und so die Basis für mehr Effizienz und Zufriedenheit zu schaffen. Ordnen Sie also im Unternehmen eine Clean Desk Policy an.

Stufe 2: „Spielregeln“

Die „Spielregeln für die Abteilung“, schaffen systematisch eine strukturierte und koordinierte Zusammenarbeit. Die Idee: Gemeinsam mit allen Mitarbeitern werden übergeordnete Fragestellungen diskutiert, Lösungen erarbeitet und sofort umgesetzt. So fühlen sich Ihre Mitarbeiter nicht fremdbestimmt und können aktiv an Lösungsprozessen mitwirken.

Stufe 3: Permanent perfektionierte Prozesse


Beim Büro-Kaizen® sind „permanent perfektionierte Prozesse“ das Ziel. Hilfreich dafür ist eine Prozesslandkarte, über die identifiziert wird, welche Prozesse bei Ihnen großes Verbesserungspotenzial und eine hohe Relevanz für den Geschäftserfolg haben. Diese Prozesse werden analysiert und systematisch optimiert.

Stufe 4: Erfolg durch Eigeninitiative


In der nächsten Stufe werden die Mitarbeiter angeleitet, gemeinsam mit Kollegen weitere Optimierungen anzugehen und so den Prozess der ständigen Verbesserung selbstständig fortzuführen. Es ist wichtig, dass dieser Gedanke sich auch bei den Mitarbeitern verankert.

Stufe 5: Ziele und Kennzahlen

Die letzte Stufe bündelt die Aktivitäten nachhaltig durch einen gemeinsam entwickelten Zieleprozess, getreu dem Motto: „Alle ziehen an einem Strang und alle in die gleiche Richtung.“

Umsetzungsvorschlag für Sie

Natürlich können Sie sich die Büro-Kaizen®-Methode mit der Beratung von Jürgen Kurz ins Haus holen. Das Ordnungschaffen in Ihren Strukturen sollten Sie nicht auf die lange Bank schieben – damit verlieren Sie viel Zeit, in der Sie schon effizienter arbeiten könnten.

Wenn Sie aktuell keine finanziellen Mittel haben, die Sie in die Beratung investieren möchten, können Sie versuchen, die genannten Stufen selbst in Ihrem Unternehmen umzusetzen.

Im Fokus steht, dass Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern Lösungen für mehr Struktur und damit Effizienz suchen und damit gegen Zeitfresser in Ihrem Büroalltag vorgehen.

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