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Ablage: Mit einer vorgegebenen Struktur vermeiden Sie langes Suchen nach wichtigen Dokumenten

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Zwei Ordner mit der Aufschrift "Planung" und "Konzepte"
© Stauke - Fotolia.com

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„Wer sucht, der findet“ – diese Redewendung scheint für viele Dokumentenablagen programmatisch zu sein. Die wenigsten Dokumentenablagen sind nach einem bestimmten System geordnet. Das ist dann kein Problem, wenn Sie die Dateien nur selbst nutzen, kein anderer aber Zugriff darauf hat.

Zum Problem wird es aber spätestens dann, wenn Sie gemeinsam mit mehreren Mitarbeitern ein Projekt durchführen, bei dem es eine gemeinsame Projektablage gibt, auf die jeder Zugriff hat. Als Leiterin oder Leiter des Projekts könnten Sie dann manchmal geradezu verzweifeln, wenn Sie z. B. das Protokoll der letzten Sitzung suchen, dieses aber nicht finden, weil sich unter der Kennung „protokoll111212“ eine Datei aus dem Jahr 2011 verbirgt, das gesuchte Sitzungsprotokoll dagegen unter „sp-aktuell“ zu finden ist.

Was also tun? Um solche Missverständnisse von vornherein zu vermeiden, sollten Sie deshalb von Anfang an auf ein professionelles Dokumentenmanagement setzen und die Projektablage entsprechend strukturieren. Die folgenden 3 Tipps können Ihnen dabei weiterhelfen.

3 Tipps, wie Sie jede Dokumentenablage optimal strukturieren

Tipp 1: Wählen Sie ein einheitliches System der Dokumentenablage

Sie kennen das häufigste Problem bei einer Projektablage: Ein Teil der Dokumente wird in Ordnern abgeheftet (wie z. B. Verträge), ein Teil wird digital abgespeichert. Ein einheitliches System existiert selten. Um aber ein lückenloses Dokumentenmanagement aufzustellen, sollten Sie sich für eines der beiden Systeme entscheiden. Das bedeutet in der Konsequenz aber auch, dass Sie z. B. bei einer digitalen Ablage Verträge und andere wichtige Dokumente einscannen müssen, um die Dokumentenablage auf dem aktuellen Stand zu halten. Können Sie das nicht gewährleisten, sollten Sie eine andere Form der Projektablage wählen.

Tipp 2: Geben Sie die Benennung der Dateien für die Projektablage vor

Meist existieren von jedem Dokument des Projekts mehrere Versionen, die den Verlauf des Projekts dokumentieren. Daher sollten Sie sie nicht löschen. Schließlich kann Ihnen das bei zukünftigen Projekten sehr hilfreich sein. Wenn Sie es allerdings jedem der Projektmitarbeiter selbst überlassen, die unterschiedlichen Versionen nach einem eigenen System zu benennen, verlieren Sie nach kürzester Zeit den Überblick. Geben Sie deshalb die Benennung der Dateien für die Projektablage vor.

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Sinnvoll ist z. B. eine Benennung mit einem Kürzel (z. B. psp=Projektstrukturplan), dem aktuellen Datum im Format JJJJMMTT und dem Namen des Mitarbeiters und der Version (Beispiel: psp2013-01-17-Schultz-Version03). Jedem Ihrer Projektmitarbeiter sollten Sie die Kürzel bekannt machen.                                  

Tipp 3: Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für die Projektablage

Auch für Ihre Projektmitarbeiter ist es nicht immer einfach, alle Formalien einzuhalten, um eine einheitliche Projektablage zu gewährleisten. Benennen Sie deshalb für jedes Projekt einen Verantwortlichen, der den Überblick behält und ein Auge auf die Einhaltung der Regeln für die Dokumentenablage wirft. Dem Projektdokumentations-Verantwortlichen sollte auch als Einzigem aus Ihrem Projekt gestattet sein, alte Versionen (die nicht mehr notwendig sind) zu löschen.

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