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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Alles griffbereit? Endlich Ordnung im Büro schaffen

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Urheber: Maksym Yemelyanov | Fotolia

Von Astrid Engel,

Sind Sie "Volltischler" oder "Leertischler"? Es gibt ja nach wie vor die Sorte Büro-Arbeiter, die behauptet, "Herr ihres Chaos" zu sein.

Ein "Putz- und Räumtag" wirkt Wunder

Auch wenn Sie ein Aufräum-Muffel sind - als Selbstständiger sollten Sie sich ein bis zwei Nachmittage oder Abende pro Monat für den "Büroputz" nehmen. Sie werden staunen, wie zügig Ihnen die Arbeit von der Hand geht, wenn Sie nicht erst zeitaufwendig Ihre Unterlagen suchen müssen.

Wenn Sie sich sogar noch in diesem Jahr etwas Zeit für die "Umorganisation" Ihres Arbeitsplatzes nehmen können, starten Sie gleich mit guten Vorsätzen und neuem Schwung - befreit von "Altlasten" ins neue Geschäftsjahr.

Weiterer Vorteil: Wer regelmäßig Ordnung schafft, sitzt nicht irgendwann vor einem Riesenberg - in der Regel, wenn Finanzamt oder Steuerberater freundlich an die Abgabe Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Ihrer Steuererklärung erinnern. Und dann muss es meistens schnell gehen und Nachtschichten sind Ihnen sicher.

Ordnung bedeutet in erster Linie, eine funktionierende Ablage von Projekten und Kundenaufträgen zu haben - je nach Bedarf alphabetisch und/oder chronologisch geordnet. Ob Sie reale oder virtuelle Ordner anlegen, bleibt Ihnen grundsätzlich selbst überlassen. Entscheiden Sie sich für die Form, die Ihnen angenehmer ist. Mit einem System, das Ihnen nicht liegt, werden Sie nie gern arbeiten.

Tipp: Bevor Sie großzügig ausmisten, beachten Sie bitte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Dokumente - und welche Sie nach wie vor auch in Papierform aufbewahren müssen.

Ordnung ist mehr als nur Ablage

Starten Sie Ihren "Putztag" mit dieser Checkliste:

  1. Räumen Sie Ihren Eingangspostkorb bzw. Ihren "Ablage"-Korb auf. Heften Sie alles gemäß Ihrer Systematik richtig (!) ab. Denken Sie im Zweifelsfall noch einmal nach: Es hilft Ihnen nicht, etwas schnell abzuheften, damit Sie es vom Tisch haben, wenn sie das Dokument später nicht mehr wiederfinden!
  2. Nehmen Sie sich Zeitungen, Zeitschriften und Web-Ausdrucke vor, die Sie "später lesen" wollten. Was benötigen Sie wirklich noch? Was kann ins Altpapier?
  3. Haben Sie Prospekte und Broschüren in Märkten und auf Messen gesammelt? Mal ehrlich - in die meisten Infos schauen Sie nicht mehr rein? Dann weg damit!
  4. Wie sieht es mit Ihren Vorräten an Büromaterialien aus? Bestellen Sie gleich nach, wenn etwas in absehbarer Zeit zur Neige geht. Sie ersparen sich so jede Menge Stress.
  5. Brennen alle Glühbirnen, gibt es irgendwo einen Wackelkontakt? Gibt es etwas zu reparieren? Vorhänge oder Teppich zu reinigen? Jetzt oder nie - schieben Sie es nicht auf! Leben Ihre Büropflanzen noch? Sie freuen sich über eine Extra-Portion Dünger.
  6. Sind alle Ihre Software- und Installations-CDs richtig sortiert und am rechten Platz? Auch die Gebrauchsanweisungen Ihrer Hardware - mit den bei Bedarf wichtigen Hotline-Nummern und Fehlersuchlisten? Sie sollten sie alle griffbereit in einem Stehordner haben. Nicht vergessen: nach Gebrauch wieder dort einsortieren!
  7. Haben Sie Ihre jüngsten Daten fortlaufend gesichert? Nicht nur auf dem PC oder Mac, sondern haben Sie eine zusätzliche Sicherungskopie auf CDROM gebrannt? Und ist diese "sicher aufgehoben"?

Tipp: Sicherungskopien sollten Sie nicht neben dem PC aufbewahren, sondern in einem anderen Raum Ihrer Wohnung oder sogar in einem Banksafe. Bei einer Bekannten löste ein Adventskranz im Büro einen Schwelbrand aus, der PC und Sicherungskopien dahinschmelzen ließ.

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Auch virtuelles Putzen ist angesagt

  1. Löschen Sie alle nicht mehr benötigten Nachrichten aus Ihrer Mailbox oder schieben Sie sie in sinnvolle Unterverzeichnisse.
  2. Löschen Sie Dateien auf Ihrem PC-Schreibtisch, die Sie nur vorübergehend genutzt haben.
  3. Deinstallieren Sie nicht mehr benötigte Software.
  4. Aktualisieren Sie Software-Versionen: Wie oft haben Sie in letzter Zeit das Aktualisierungsangebot für Ihre T-Online-Software oder für Adobe Photoshop aus Zeitmangel schon weggedrückt?
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