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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Aufgabenmanagement: Das GSP-Prinzip

3.5 2 Beurteilungen
GSP-Prinzip: Gut ist gut genug!
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Neigen Sie zum perfektionistischen Arbeiten? Perfektionismus bremst Sie, macht Sie unzufrieden und kostet Sie Zeit. Gewöhnen Sie sich besser an, nach dem GSP-Prinzip zu arbeiten – das heißt, Ihre Aufgaben gut statt perfekt zu erledigen.

Der Versuch, alle Arbeiten bis ins letzte Detail perfekt zu erledigen, ist nicht nur einer der größten Zeitfresser, sondern auch eine Erfolgsbremse, die Sie professionelle Gelassenheit und Selbstvertrauen kostet.

Gehören Sie zu den Menschen, die alles perfekt erledigen müssen? Die nichts freigeben, ohne selbst Details noch mehrmals gründlich geprüft zu haben? Dann sollten Sie Selbstdisziplin üben und Ihren Perfektionsanspruch beschränken. Trainieren Sie es, gut statt perfekt zu arbeiten, indem Sie sich realistische Qualitätsstandards setzen.

Das GSP(Gut-statt-perfekt)-Prinzip lautet: Lösen Sie sich von Ihrem Anspruch auf die perfekte Erledigung Ihrer Arbeit, und begnügen Sie sich damit, etwas gut gemacht zu haben. Die unmittelbaren Vorteile, die das GSP-Prinzip Ihnen verschafft: Sie erledigen Ihre Aufgaben schneller, Sie sind zufriedener mit sich, und Sie haben mehr Zeit zur Verfügung, die Sie in andere Aufgaben lohnender investieren können.

Denn ab einem bestimmten Punkt stehen weder Kosten noch Zeitaufwand in einem vernünftigen Verhältnis zum möglicherweise perfekten Ergebnis. Wenn Sie beispielsweise für ein kurzes Protokoll einen halben Tag benötigen, so heißt das noch lange nicht, dass Ihr Ergebnis auch wirklich den Wert eines halben Arbeitstags hat. Im Folgenden finden Sie fünf praktische Regeln, mit deren Hilfe Sie Perfektionismus-Fallen umgehen können, ohne dabei auf Ihren Leistungsanspruch verzichten zu müssen.

Falle 1: Sie sind überpünktlich

Eine Viertelstunde früher als verabredet zu einem Termin zu erscheinen und nicht zu wissen, wie Sie sich bis zu dem Treffen sinnvoll beschäftigen sollen, ist reine Zeitverschwendung. Gehen Sie Ihre Termine entspannter an. Zwingen Sie sich ruhig dazu, pünktlich zu sein – das wird zu Recht von Ihnen erwartet. Vermeiden Sie jedoch Überpünktlichkeit: Niemand dankt sie Ihnen – nicht einmal Sie selbst!

Objektivieren Sie außerdem Ihre Zeitverluste bei Unpünktlichkeit anderer. Sind es nur fünf Minuten, lohnt es sich nicht, zehn Minuten darüber zu reden. Gehen Sie lieber umso intensiver und schneller zum eigentlichen Thema über.

Falle 2: Sie halten zu viel Ordnung

Wenn Sie sich beispielsweise lange, häufig und gern mit dem Aufräumen Ihres Schreibtisches beschäftigen, überlegen Sie, ob das wirklich so ausgedehnt nötig ist.

Schränken Sie die Tätigkeit ein, und legen Sie eine bestimmte Zeit dafür fest, zum Beispiel zehn Minuten täglich. Halten Sie sich unbedingt daran! Es wird Ihnen wahrscheinlich zunächst schwerfallen, aber erlauben Sie sich ruhig etwas Unordnung. Es reicht, wenn Sie am Ende Ihres Arbeitstags Ihren Schreibtisch aufräumen.

Falle 3: Sie sind übertrieben pflichtbewusst

Sie glauben, alles müsse hundertprozentig erledigt werden – am besten von Ihnen selbst? Dafür nehmen Sie auch in Kauf, länger zu arbeiten?

Denken Sie um! Lassen Sie ruhig mal die sprichwörtlichen „fünf gerade sein“. Delegieren Sie außerdem guten Gewissens, und verlassen Sie sich auf Ihre Mitarbeiter, denn die sind ebenfalls qualifiziert. Kontrollieren Sie, aber nicht ständig! Zu viele Kontrollen führen zu Verunsicherung und stören mehr, als sie zum Erfolg beitragen.

Falle 4: Sie träumen von Fehlerfreiheit

Wo viel gearbeitet wird, entstehen auch Fehler. Akzeptieren Sie dies, statt zwanghaft zu versuchen, Ihre Arbeit fehlerfrei zu erledigen. Trainieren Sie den Grundsatz erfolgreicher Menschen: Fehler kann man machen, aber man darf sie nicht wiederholen – aus Fehlern kann man lernen. Und blicken Sie immer auf das Gesamtbild: Was bedeutet ein Fehler im Rahmen all Ihrer Leistungen und Erfolge?

Auch das ständige Wiederholen oder Überprüfen eigener Tätigkeiten spielt hier mit hinein. Der dafür notwendige Zeitaufwand ist zu groß. Erledigen Sie Ihre Arbeit vielmehr konzentriert und den Anforderungen entsprechend in der vorgegebenen Zeit.

Geben Sie eigene Fehler offen zu, und reagieren Sie angemessen auf die Missgeschicke anderer. Natürlich dürfen Sie erwarten, dass Fehler korrigiert werden und eine verbesserte Leistung erbracht wird. Lang anhaltender Ärger hingegen verbessert eine Situation nicht. Im Gegenteil, er bindet Ihre Energien und demotiviert Ihre Kollegen und Mitarbeiter.

Falle 5: Sie bringen mehr Leistung als erforderlich

Erbringen Sie nur wirklich geforderte Leistungen.Fühlen Sie sich nicht für Aufgaben zuständig, für die Sie nicht in der Pflicht stehen. Verlassen Sie sich auf das funktionierende Team, und nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll für eigene Projekte.

Arbeitsbereiche auf „gut“ umstellen: Geben Sie sich konkrete Bearbeitungsregeln vor

Überlegen Sie sich vor der Bearbeitung einer Aufgabe genau: Was ist hier das Ziel? Maximale Qualität? Oder kommt es nicht doch eher auf Schnelligkeit an? Nehmen Sie sich ein paar Ihrer Aufgabenbereiche vor, und planen Sie konkrete Veränderungen ein.

Beispiel Korrespondenz: Verzichten Sie auf lange Antwortbriefe. Lange Briefe kosten Zeit und ermuntern den Empfänger, auch wieder ausführlich zu antworten. Antworten Sie stattdessen schnell, aber spartanisch kurz:

  • Faxen Sie Ihre handschriftliche Antwort auf dem Originalbrief zurück. Schnelligkeit schlägt in fast allen Fällen die Form!
  • Nutzen Sie E-Mails, wann immer es sinnvoll ist. Nutzen Sie den schnörkellosen Stil dieser Kommunikationsform, um wirklich sofort zur Sache zu kommen, oder auch, um andere unverzüglich zu informieren.
  • Lesen Sie E-Mails nie Korrektur, sondern bemühen Sie sich direkt beim Schreiben um Fehlerfreiheit.
  • Erstellen Sie Muster-Antworten für die häufigsten Arten von Anfragen, die Sie mit einem freundlichen Satz (zum Beispiel im PS) ergänzen.
  • Ersparen Sie sich den Feinschliff. Machen Sie sich immer das Kosten-Nutzen-Verhältnis Ihrer Arbeit klar: Lohnt es sich, Ihre Zeit für minimale (und wahrscheinlich nur für Sie wahrnehmbare) Optimierungen zu verwenden?
  • Bewerten Sie generell die Form nicht zu hoch. Meist ist es nebensächlich, ob ein Brief perfekt auf der Seite steht. Und: Auch das Feilen am sprachlichen Ausdruck gehört zur Form!

Achtung: Perfektionismus als Vorwand!

Perfektionistisches Verhalten droht auch Nicht-Perfektionisten: dort, wo es benutzt wird, um Aufgaben aufzuschieben. Setzen Sie sich auch hierbei Regeln. Gestehen Sie sich ein, wann Detailarbeit aufschiebenden (Zeit schindenden) Charakter hat, und greifen Sie sofort ein. Machen Sie eine kurze Pause, holen Sie tief Luft, und nehmen Sie sich eine der aufgeschobenen Aufgaben vor.

Konkrete Bearbeitungsregeln bewahren Sie vor perfektionistischer Kosmetik. Gehen Sie Ihre Aufgabenbereiche durch, und überlegen Sie sich, wo Sie das GSP-Prinzip anwenden können.

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