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Aufräumen für hartnäckige Volltischler: Machen Sie Schluss mit dem „kreativen Chaos“

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Aufräumen: 10 Erfolgs-Tipps
© dutourdumonde - Fotolia.com

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Aufräumen ist lästig, keine Frage. Doch es wirkt befreiend, wenn Sie es hinter sich haben. Lassen Sie sich von den Erfolgs-Tipps in diesem Beitrag motivieren.

„Aufräumen“ – ein leidiges Thema. Und wunderbar geeignet, die gute Tat immer wieder vor sich herzuschieben, bis das Problem nur noch als leidenschaftslose Randnotiz hin und wieder im Bewusstsein aufflackert. Trotzdem: Es ist nie zu spät anzufangen! Atmen Sie einmal tief durch, und lassen Sie sich von den Erfolgs-Tipps in diesem Beitrag motivieren. Sie werden sehen: Kleine effektive Schritte bringen Sie auch – wenn nicht sogar am besten – ans Ziel.

Praktische Anschauung sorgt für Aufräum-Motivation

Keine Lust zum Aufräumen? Oder keine Zeit? Oder Sie haben sich so an das „kreative Chaos“ auf Ihrem Schreibtisch gewöhnt, dass es Ihnen gar nicht mehr auffällt? Dann probieren Sie doch einmal folgende Übung aus:

  • Räumen Sie Ihren Schreibtisch komplett ab. Nicht zur Seite schieben, sondern abräumen! Putzen Sie dann die Oberfläche blitzblank.
  • Stellen Sie anschließend die wichtigsten Gegenstände (in gesäubertem Zustand) wieder auf: Monitor, Telefon, Rolodex, Stifteköcher etc.
  • Setzen Sie sich an den Schreibtisch – genießen Sie die Ästhetik und das Gefühl des freien Raums. Wie gefällt Ihnen das?

 

 

Wenn Ihnen dieser Zustand nicht gefällt, räumen Sie halt alle Objekte einfach wieder zurück. Nichts ist passiert. Wenn Sie jedoch mehr haben wollen von der Freiheit, die ein leerer Schreibtisch Ihnen verschafft, dann machen Sie sich gut motiviert ans Werk. Im Folgenden 10 Erfolgs-Tipps, die selbst aus zögerlichen Wegwerfern und Sammlernaturen entschlossene Entsorger machen.

1. Erfolgs-Tipp: Machen Sie sich eine To-do-Liste

Wenn Sie aus Erfahrung wissen, dass sich in Ihren anfänglichen Aufräum-Enthusiasmus schnell der Überdruss einschleicht, hilft Ihnen folgender Trick:

  • Nehmen Sie sich zunächst einmal 10 Minuten Zeit für einen Rundgang durchs Büro, und erstellen Sie auf einem DIN-A4-Blatt eine To-do-Liste mit allem, was Sie ändern möchten: Schrank A ausmisten, die Bücher auf Regal B neu sortieren, Ordnerrücken vereinheitlichen, Bürogerät C zur Reparatur bringen, die alten Pflanzen rauswerfen und durch neue ersetzen, die Lichtsituation generell ändern, Platz schaffen direkt am Schreibtisch für solche Arbeitsmittel, die Sie tatsächlich dauernd brauchen, die Unterlagen von abgeschlossenen Projekten archivieren ...
  • Machen Sie ein schön großes Kästchen vor jedem dieser To-dos – zum späteren (genüsslichen) Abhaken.
  • Und dann arbeiten Sie die Liste nach und nach ab – in einem täglich zu diesem Zweck reservierten Zeitraum am Nachmittag.

2. Erfolgs-Tipp: Arbeiten Sie in kleinen Portionen

Nehmen Sie sich immer nur ein Fach/eine Schublade vor, die Sie jeweils in Ordnung bringen, und wenden Sie sich erst dann dem nächsten Bereich zu. Der Vorteil: Wenn Sie vorzeitig die Lust verlieren oder abbrechen müssen, haben Sie auf jeden Fall etwas geschafft. Und müssen nicht größere Objektmengen unverrichteter Dinge zurücklegen.

3. Erfolgs-Tipp: Bleiben Sie bei einer Einheit

Wenn Sie beim Aufräumen der Briefpapier-Schublade auf eine Rolle Klebeband stoßen, legen Sie diese in die Büromaterial-Schublade, und kehren Sie zum Briefpapier zurück. So groß die Verlockung auch sein mag, „mit ein paar Handgriffen“ die gröbste Unordnung in der Büromaterial-Schublade zu beseitigen: Bleiben Sie hart, und lassen Sie das Büromaterial warten, bis es an der Reihe ist.

4. Erfolgs-Tipp: Sorgen Sie für eine alltagstaugliche Ordnung

Wenn Sie immer nur die vorhandenen Objekte hübsch anordnen, wird Ihre Ordnung nur wenige Stunden vorhalten. Ihr Motto beim Aufräumen sollte sein: „Wegwerfen (oder auslagern) und optimieren“.

  • Beispiel „Auslagern“: Direkt am Schreibtisch brauchen Sie keinen Karton mit 500 Exemplaren Ihres Geschäftsbriefbogens. Richten Sie sich in Ihrer Schreibtischablage einfach Mappen für häufig verwendete Vordrucke ein. Oder nutzen Sie ein spezielles Schubladensystem. Bringen Sie dort jeweils maximal 50 Bögen unter. Die Vorräte lagern Sie ins Flurregal aus.
  • Beispiel „Optimieren“: Wenn Sie in einer Schublade verschiedene Kleingegenstände hübsch nebeneinanderlegen, ist diese Ordnung nach zweimaligem Öffnen und Schließen der Schublade natürlich dahin. Das Gleiche gilt für CD-Stapel (einfach aufeinander gelegt) oder alphabetische Buchreihen ohne Lücken für Neuzugänge.

Schaffen Sie eine Ordnung, die den Alltag übersteht – beispielsweise mit passenden Schubladeneinsätzen (gibt’s im Baumarkt oder bei Schubladenschrank-Herstellern) und mit entsprechenden CD-Aufbewahrungssystemen.

Für Füllmengen bei Regalfächern, Ordnern, Mappen etc. gilt die Faustregel: maximal zu 80 Prozent füllen, danach neuen Raum schaffen. Also: einen neuen Ordner/eine neue Mappe anlegen, ein Regalfach anbauen, das Regal umbauen oder Regalinhalte entsorgen.

5. Erfolgs-Tipp: Geschlossen schlägt offen

Wenn es nicht um Gegenstände geht, auf die Sie dauernd zugreifen, ist die Aufbewahrung in einem geschlossenen Behältnis derjenigen in einem offenen meist überlegen: Geschlossene Behältnisse wirken ruhiger, lassen sich in der Regel stapeln, und die Inhalte sind vor Licht und Staub geschützt. Beispiele:

  • Schubladensysteme für CDs (auch die Musik-CDs zu Hause) und andere Speichermedien,
  • geschlossene Kartonstehsammler für alte Jahrgänge einer Zeitschrift (wenn Sie die wirklich aufheben wollen),
  • stabile flache Pappkisten für Büro-Utensilien aller Art, Werkzeuge, Schrauben ...

Und immer: Beschriften!

Je geschlossener, desto wichtiger: die Beschriftung. Die meisten Schubladen- und Registerschränke haben kleine Fenster für Einsteck-Schildchen – wenn nicht, kleben Sie Etiketten darauf (sinnvoll: rückstandsfrei ablösbare wie „Stick Lift“ von Zweckform). Markieren Sie zur schnelleren Orientierung die Regalbretter auf der Vorderkante, oder drehen Sie Stehsammler entsprechend beschriftet mit der (schöneren) hohen Seite zum Raum.

6. Erfolgs-Tipp: Zweistufiges Entsorgen hilft gegen Unentschlossenheit

  • Stellen Sie neben Ihren Papierkorb auch einen Karton unter Ihren Schreibtisch (oder eine Holzkiste bzw. einen schönen Weidenkorb, Hauptsache das Behältnis ist rechteckig!) – als „Ablage“ für Dokumente, die Sie sonst sicherheitshalber noch eine Weile auf dem Schreibtisch zwischenlagern würden. Entsorgen Sie dann regelmäßig (beispielsweise alle 14 Tage) jeweils die untere Papiermüllhälfte.
  • In Ihrer E-Mail-Ablage können Sie sich entsprechende „Zweit-Papierkörbe“ einrichten, beispielsweise für jedes Quartal einen. Dorthinein verschieben Sie einfach alle E-Mails, die Sie eigentlich gern löschen möchten, die Sie aber ganz eventuell doch noch mal brauchen könnten. Wenn das Jahr vorbei ist und Sie wieder beim ersten Quartalsordner angekommen sind, löschen Sie dann einfach endgültig (und ohne sie sich noch mal anzusehen!) alle E-Mails, die sich in diesem Ordner angesammelt haben.

Nach dem gleichen Prinzip können Sie auch für andere Gegenstände im Büro und zu Hause Zwischenlager anlegen, um sich die Wegwerfentscheidung zu erleichtern:

  • Packen Sie Kleidung, die Sie länger als ein Jahr nicht getragen haben (oder die Ihnen nicht mehr passt), in einen großen Karton, den Sie entsprechend beschriften und im (trockenen) Keller unterbringen. Wenn Sie nach einem weiteren Jahr festgestellt haben, dass Sie nichts davon vermisst haben, geben Sie alles zur Altkleidersammlung.
  • Reservieren Sie im Büro eine Schublade für überflüssige Gegenstände wie Werbegeschenke, die zweite Stiftablage oder den dritten Brieföffner. Diese Schublade dürfen Sie zumüllen! Ein- oder zweimal im Jahr können Sie dann einen beherzten Rundumschlag in den Endmüll vornehmen.
  • Eine ähnliche Einrichtung sollten Sie auch bei sich zu Hause schaffen: eine Müllschublade in der Küche, einen Karton oder ein Schrankfach für erhaltene Geschenke, mit denen niemand etwas anfangen kann, etc.

7. Erfolgs-Tipp: Machen Sie nicht den Fehler nach dem Fehler

Fällt es Ihnen generell schwer, sich von Dingen zu trennen? Dann helfen Ihnen vielleicht die folgenden beiden Gedanken:

Wegwerfen ist auch eine Frage von Selbstbewusstsein: Menschen, die sich von nichts trennen können, seien auf die Sicherheit der sie umgebenden Dinge angewiesen. Woraus sich dann auch folgender Schluss ziehen lässt: Wegwerfen schafft Selbstbewusstsein! Scheuen Sie sich nicht, für Klarheit und Übersichtlichkeit zu sorgen.

Oftmals werden Dinge auch deshalb nicht entsorgt, weil das das Eingeständnis eines früheren Fehlers wäre: nämlich des Fehlers, etwas überhaupt erst gekauft zu haben. Wenn Ihnen das bisweilen passiert:

  • Werfen oder geben Sie’s dennoch weg! Durch das pure Aufheben machen Sie den Fehlkauf nicht besser – im Gegenteil: Sie setzen auf den ersten Fehler einen zweiten drauf.
  • Legen Sie zweifelhafte Neuanschaffungen in der Originaltüte mit Kassenzettel erst einmal ein paar Tage in den Schrank, und unterziehen Sie sie einer kritischen Nachmusterung, bevor Sie sie in Ihren Haushalt integrieren oder zurückgeben.

8. Erfolgs-Tipp: Einfachheit statt Vielfalt

Bekämpfen Sie überflüssige Vielfalt, die Ihnen täglich eine Unsumme an kleinen Entscheidungen abnötigt. Wenn Sie beispielsweise einen Füller gefunden haben, mit dem Sie gut zurechtkommen (Fabrikat, Federbreite, Tinte), besorgen Sie sich drei Exemplare davon (je einen für Aktentasche, Büro und zu Hause). Und entsorgen Sie die anderen Fabrikate, mit denen immer irgendetwas nicht gestimmt hat: zu dünn, zu dick oder auslaufgefährdet ... Das Gleiche gilt für alle anderen Schreibinstrumente. Entmüllen Sie Ihre Stifteschublade rigoros!

  • Vielfalt sollten Sie auch in den Bereichen abschaffen, wo sie „Unordnung“ suggeriert: Vereinheitlichen Sie Ihr Ablagesystem und die Beschriftung von Ablagebehältern. Schnelle Einheitlichkeit stellen Sie übrigens immer noch am besten handschriftlich her. Reservieren Sie einen Stift dafür.
  • Wenn Sie ein Sammelsurium an Stehsammlern und Ordnern im Regal haben: Investieren Sie auch hier in einheitliche Produkte (mit Nachkaufmöglichkeit). Dann kann der Inhalt noch so bunt sein: Die Behälter strahlen Ordnung aus.

9. Erfolgs-Tipp: Investieren und ersetzen Sie

Viele schlecht funktionierende Arbeitsmittel werden einfach nur deshalb benutzt, weil sie nun mal da sind – Ordner mit kaputter Mechanik, der Schrank aus Metall, dessen Schubladen zu groß und schwergängig sind, die CD-ROM-Ablage, in der die dünnen selbst gebrannten CDs immer umkippen und die nicht in die Höhe erweiterbar ist ...

Überlegen Sie sich, was Sie verbessern können und was genau Sie dafür benötigen. Aber werfen Sie die ersetzten Gegenstände dann auch wirklich weg! Hilfreich beim Wegwerfen ist auch folgende Regel:

Die Halbjahresregel für Reparaturen

Wenn ein defekter Gegenstand nicht innerhalb eines halben Jahres repariert wird, ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass er nicht besonders vermisst wird. Werfen Sie Kaputtes nach 6 Monaten fort, oder geben Sie es an jemanden weiter, der motiviert genug ist, es zu reparieren.

10. Erfolgs-Tipp: Bei hartnäckigen Problemen hilft nur Kreativität

Wenn Sie feststellen, dass Sie in bestimmten Bereichen die ideale Ordnung doch nie dauerhaft herstellen werden, geben Sie’s auf, und überlegen Sie sich eine akzeptable Alternative. Typisches leidiges Beispiel: Fotos. Wenn die seit 10 Jahren darauf warten, von Ihnen in Alben geklebt zu werden, und sich daran wohl auch in Zukunft nichts ändern wird, geben Sie die Albenidee auf. Alternativen:

  • Die amerikanische Lebensberaterin Barbara Sher sammelt alle gelungenen(!) Fotos in einem großen Koffer, der unter dem Couchtisch steht. Der Spaß, sich beim Teestündchen nach dem Zufallsprinzip ein paar Bilder anzusehen, ist viel größer als der beim Durchblättern eines sorgsam geordneten Fotoalbums. Für eine gewisse Übersicht können Sie ja einfach Ort und Datum auf den Fotorückseiten notieren.
  • Weniger radikal: Besorgen Sie sich hübsche leinenbezogene Karteikästen, und zwar die Version, bei der Sie nicht den Deckel heben, sondern vorne eine Schublade herausziehen. Die können Sie – entsprechend beschriftet – auf- und nebeneinander im Regal stapeln. Sammeln Sie darin Ihre (besten) Bilder nach Jahrgängen geordnet.
  • Die Dateien von digitalen Aufnahmen brennen Sie sich am besten auf CD. Und was tun mit alten Negativen? Wenn Sie sie nicht (nachweislich) immer mal wieder zum Nachbestellen brauchen, heißt die einfache Lösung: Werfen Sie sie weg. Im Notfall können Sie ja ein „Bild vom Bild“ anfertigen lassen.
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