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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Durch das richtige Schreibtischmanagement Zeit sparen

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Urheber: Maksym Yemelyanov | Fotolia

Von Susanne Roth,

Wenn Sie im Sommer auch traditionellerweise etwas ruhigere Tage im Büro haben, dann gönnen Sie Ihrem Arbeitsplatz doch eine Aufräumrunde! Spätestens im Herbst, wenn neue Projekte starten und generell die Geschwindigkeit spürbar zunimmt, werden Sie davon profitieren.

Die 14 erfolgreichsten Tipps zum Aufräumen und Entrümpeln

Was Sie direkt erledigen bzw. organisieren können

1. Nutzen Sie den „fremden Blick“, um sich Aufräum-Motivation zu verschaffen und Chaos-Zonen in Ihrem Büro zu identifizieren. Stellen Sie sich dazu vor, Sie wären ein Fotograf und hätten den Auftrag, alle unaufgeräumten Stellen Ihres Büros zu fotografieren. Was würden Sie aufnehmen? Durchbrechen Sie Ihre gewohnte Wahrnehmung, indem Sie diesen Vorschlag mit einer Digitalkamera in die Praxis umsetzen.

2. Gehen Sie beim Aufräumen und Entrümpeln systematisch mit Teilzielen vor: Regal für Regal, Schrank für Schrank, Schublade für Schublade, Schreibtisch, Computer, Rollcontainer, Korrespondenz, Adresspflege, Ordner und Mappen.

3. Schaffen Sie Platz in Regalen und Schränken, indem Sie Archivordner an entfernte Standorte (Dachboden, Keller) auslagern.

4. Trennen Sie sich von veralteten Notizen, Kalendern, Unterlagen, Handbüchern, Katalogen, Prospekten, Nachschlagewerken und Fachbüchern.

5. Nehmen Sie Dokumente und Gegenstände in Augen schein, die Sie in den letzten zwölf Monaten nicht gebraucht haben. Werden Sie diese in den nächsten drei Monaten brauchen? Ganz sicher? Falls nicht: weg damit!

6. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie Kataloge, Handbücher oder bestimmte Dokumente nicht vielleicht doch noch einmal brauchen: Werfen Sie „auf Probe“ weg. Legen Sie die Papiere in einen Karton, und beschriften Sie diesen mit einem Verfallsdatum: „Komplett wegwerfen, falls bis XX.XX.2010 ungeöffnet“ (als Datum nehmen Sie das heutige plus sechs Monate). Und richten Sie sich einen zweiten Altpapierkorb ein zum Wegwerfen auf Probe, bequem erreichbar am bzw. unter dem Schreibtisch. In den kommt dann in Zukunft direkt all das, was Sie voraussichtlich nicht mehr brauchen werden.

7. Tauschen Sie aufgeblähte Hängemappen gegen Hängeordner mit breitem Boden aus. Und ersetzen Sie schiefe Pappstehsammler durch Modelle aus Kunststoff oder Metall.

8. Entrümpeln Sie die Schubladen Ihres Schreibtisches und von Rollcontainern in direkter Griffweite am Schreibtisch, um Platz für Dinge zu schaffen, die nicht ständig auf Ihrem Schreibtisch liegen müssen.

9. Fragen Sie sich bei losen Unterlagen, die Sie noch aufheben möchten oder müssen, ob sie thematisch in eine vorhandene Mappe passen, bevor Sie eine neue dafür einrichten.

10. Befreien Sie Fensterbänke, Stühle, Rollcontainer und andere zur (Papier-)Ablage zweckentfremdete Bereiche.

11. Durchforsten Sie auch Ihre Handtasche bzw. Ihren Aktenkoffer und andere „Unterwegs-Taschen“. Nehmen Sie heraus, was sich an überflüssigem Gewicht dort angesammelt hat – wie Belege und Tickets, Zeitungsartikel, Visitenkarten, mehrfach vorhandene Stifte, leere Batterien, Prospekte und Ähnliches mehr.

12. Gönnen Sie sich eine Belohnung, nachdem Sie Ihre Aufräumaktion abgeschlossen haben.

Hilfreiche Entschlackungs-Tipps nach der Aufräumaktion

Nehmen Sie sich für die Zukunft Folgendes vor:

13. Möglichst so viel, wie jeden Tag hereinkommt, sollte künftig auch wieder heraus.

14. Bewahren Sie sich den „frischen Blick“, und vermeiden Sie Gewohnheitsablagen: Heben Sie nichts auf und legen Sie nichts ab, nur weil es schon immer so gemacht wurde.

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