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E-Mails archivieren: Das sollte jedes Unternehmen wissen

 
E-Mails archivieren
© natali_mis | Adobe Stock

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Eine Archivierung von E-Mails ist vor allem für Unternehmen essenziell: Zum einen enthalten E-Mails in vielen Fällen bedeutende Informationen oder Betriebsinterna, die langfristig gespeichert werden müssen. Gesicherte Zugangsdaten, technische Zeichnungen, spezielle Links zu Intranet-Seiten oder andere relevanten Daten könnten nach einer Löschung nicht ohne Aufwand wiederbeschafft werden.

Neben der Relevanz von Daten aus E-Mails sollten Unternehmen die gesetzlichen und rechtlichen Vorgaben beachten, die in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD) enthalten sind. Die GoBD verpflichten Betriebe, Steuerdokumente, Stundennachweise, Eingangsrechnungen und weitere Dateien langfristig gesichert zu archivieren. Für die vorgegebene Aufbewahrungsfrist muss eine Unveränderbarkeit der Dokumente gewährleistet sein.

Es gibt unterschiedliche Methoden und Möglichkeiten, um E-Mails professionell zu archivieren. Programme wie Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird bieten unter anderem eine manuelle oder automatische Archivierungsmöglichkeit an. Externe Software kann alle ein- und ausgehenden E-Mails in einem Mailstore langfristig und datenschutzkonform speichern.

E-Mails archivieren: Wann und warum Sie Mails archivieren sollten

Datenschutz und Datensicherheit werden in allen Unternehmen großgeschrieben. Dies gilt in gleicher Weise für elektronische Geschäftskorrespondenz, die ebenfalls gesichert archiviert werden sollte. Software für die Bürokommunikation, wie beispielsweise Microsoft Outlook, ist in der Lage, die Archivierung von E-Mail-Nachrichten, Kalendereinträgen und Notizen automatisiert zu übernehmen.

Eine Archivierung von Nachrichten ist vor allem aus Übersichtlichkeitsgründen wichtig. Effizienz und Schnelligkeit am Arbeitsplatz sind entscheidend, um die Unternehmensziele zu erreichen. Vor allem Anwender, die an jedem Arbeitstag sehr viele relevante Nachrichten erhalten, fühlen sich beim Ablegen von E-Mails und Dokumenten in Ordner und Unterordner schnell überfordert. Eine durchdachte und automatisierte Archivierungsstrategie kann Ihnen helfen, Wichtiges von Nebensächlichem zu unterscheiden und effektiver zu arbeiten.

Es ist wichtig, die Begriffe speichern und archivieren zu differenzieren. Geht eine E-Mail im Kommunikationsprogramm ein, wird sie im ersten Schritt im Posteingang gespeichert. Sie kann nach dem Lesen in einem Unterordner zwischengespeichert oder gelöscht werden. Bei der Archivierung von E-Mails geht es im Gegensatz darum, die Nachrichten für einen langen Zeitraum in einem ausgelagerten Speichersystem zu lagern.

Zu welchem Zeitpunkt E-Mails archiviert werden sollten, muss spezifisch entschieden werden. Belasten die Nachrichten im E-Mail-Postfach den Server oder Rechner und verlangsamen den Datenaustausch, muss gehandelt werden. Ähnlich verhält es sich, wenn das Suchen von Nachrichten in Outlook oder Mozilla Firefox wertvolle Arbeitszeit kostet.

Archivierung schützt planbar vor Hackerangriffen und Viren

Unternehmen aller Größenordnungen sehen sich jeden Tag der Gefahr eines Hackerangriffs oder einer Verseuchung der digitalen Infrastruktur durch Viren und Malware gegenüber. Teilweise operieren Hacker mit täuschend echt wirkenden Nachrichten oder schleusen Spionagesoftware per E-Mail ins Unternehmen ein. Unternehmen, die wichtige E-Mails regelmäßig archivieren, handeln proaktiv. Bei Datenverlust aufgrund von Viren oder Malware haben sie vorsorglich alle relevanten Daten und Informationen gesichert und archiviert.

GoBD: Rechtliche Notwendigkeit der Archivierung von E-Mails

Seit 2014 sind Unternehmen verpflichtet, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD) zu beachten. Seit Einführung der gesetzlichen Vorgaben hat sich die Digitalisierungsgeschwindigkeit beschleunigt. Neben vielen weiteren Innovationen gehören Cloud-Technologien und das Speichern von Daten und E-Mails in Cloud-Storages in den meisten Unternehmen zum Standard. Aus diesem Grund wurde und wird die GoBD fortlaufend novelliert.

Die GoBD fordert von Unternehmen, aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Dokumente und Daten, zu denen ebenfalls E-Mails gehören, aufzubewahren. Nicht jede E-Mail muss GoBD-konform archiviert werden. Relevant sind auf Grundlage von § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) und § 147 der Abgabenordnung (AO) für jeden Kaufmann:

  1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  2. Die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
  3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  4. Buchungsbelege,
  5. Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,
  6. Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Aufbewahrungsfristen und Grundsätze der elektronischen Archivierung

Geschäfts- und Handelsbriefe und sonstiger Schriftverkehr müssen für sechs Jahre archiviert werden. Für alle anderen im Gesetzestext aufgeführten Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Da viele der genannten Schriftsätze per E-Mail übersandt werden, müssen Unternehmen grundsätzlich beachten, dass diese zwingend elektronisch aufbewahrt werden müssen. Es ist nicht gestattet, eine Rechnung oder einen Buchungsbeleg, der digital eingegangen ist, auszudrucken und in Papierform aufzubewahren.

Die GoBD erklärt hierzu im § 119 unmissverständlich: „Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder bildlich erfasste Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt.“

Die elektronische Archivierung muss nach GoBD revisionssicher sein. Dies impliziert für die Praxis, dass relevante E-Mails und ihre Anlagen in einem Mailstore oder einer Exchange Server Toolbox gespeichert werden müssen, sodass Änderungen ausgeschlossen sind. Zusammenfassend stellt der Gesetzgeber in Bezug auf die Archivierung von signifikanten E-Mails und ihrer Anlagen eindeutige Regeln auf. Diese bestimmen, dass E-Mails im Eingangsformat, unveränderlich und maschinell auswertbar archiviert werden müssen.

Archivierung in der Microsoft-Cloud – kein GoBD-konformer Schutz für E-Mails

Viele Unternehmen nutzen für ihre Kommunikation Office 365-Produkte von Microsoft. MS Outlook als Kommunikationssoftware und Microsoft-Exchange-Konten sind weitverbreitet, verfügen über umfangreiche Schutzvorkehrungen und eine hohe Benutzerfreundlichkeit. Durch die Anbindung an OneDrive als Cloud-Lösung bietet Microsoft ebenfalls eine Autoarchivierung für E-Mails. In diesem Zusammenhang ist es aus Unternehmenssicht wichtig, dass eine Archivierung in einer Cloudumgebung wie OneDrive oder Dropbox nicht automatisch GoBD-konform ist. Dies ist der Fall, da diese Anbieter die gesetzlichen Vorgaben nicht erfüllen. Microsoft als Anbieter der Infrastruktur bietet seinen Anwendern die Möglichkeiten zur Archivierung von E-Mails. Für den Schutz von Daten und die Sicherung und Archivierung ist grundsätzlich das Unternehmen verantwortlich.

Ein fehlerhaftes Löschen von E-Mails aus der Cloudumgebung oder ein technischer Fehler könnte neben der fehlenden Gesetzeskonformität ebenso zum Verlust entscheidender Daten und zu einem hohen finanziellen Schaden führen. Aus diesem Grund dürfen sich Unternehmen nicht ausschließlich auf eine passive Archivierung verlassen. Vielmehr sollten relevante E-Mails automatisiert oder manuell in GoBD-konformen externen Archiven wie Mailstore oder D.Velop gespeichert werden. Diese bieten die Sicherheit, dass elektronische Nachrichten revisionssicher archiviert werden können.  

Beispiel Mailstore – externe automatisierte E-Mail-Archivierung

Ein bekannter Anbieter von externer Software zur Autoarchivierung von E-Mails ist Mailstore. Mailstore bietet Unternehmen die serverseitige oder clientseitige E-Mail-Archivierung an. Für die betriebliche Praxis bedeutet dies, dass entweder alle ein- und ausgehenden E-Mail-Nachrichten archiviert (serverseitig) werden oder benutzerspezifisch festgelegt wird, was langfristig aufbewahrt werden soll. Die serverseitige Archivierung aller E-Mails hat den Vorteil, dass ein Datenverlust aufgrund interner oder externer Fehler ausgeschlossen ist.

Mit einer externen Autoarchivierungslösung erhalten Unternehmen den höchsten Schutz vor Datenverlust. Eingehende und ausgehende E-Mails werden automatisch kategorisiert und sind auf Knopfdruck abrufbar. Da alle E-Mails dauerhaft archiviert werden, gehören Performanceprobleme durch überlastete Exchange-Server der Vergangenheit an. Bei Serverproblemen können alle Mitarbeiter im Unternehmen weiterhin auf die archivierten Nachrichten zurückgreifen. Das erhöht die Effizienz und Produktivität.

Externe Dokumentenarchive beugen Datenverlusten vor

Bei der Archivierung von Daten und Nachrichten in Microsoft Outlook entstehen PST-Dateien. In diesen sogenannten Personal-Storage-Dateien können alle wichtigen Informationen aus einem E-Mail-Postfach archiviert werden.

Wird eine PST-Datei als alleinige Archivdatei genutzt, besteht die Gefahr eines kompletten Datenverlustes. Dieser tritt ein, wenn die PST-Datei durch einen Hard- oder Softwarefehler beschädigt wird. Sie kann in der Folge nicht mehr extrahiert und ins Produktivsystem eingelesen werden. Durch den Einsatz eines externen Dokumentenarchivs kann dies nicht passieren. Alle E-Mails werden konkret und datenschutzrechtlich konform geschützt und archiviert und sind zu jeder Zeit abrufbar.

Daten automatisiert oder manuell im E-Mail-Programm archivieren

Mit Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird stehen Anwendern von Windows 10 und anderen Betriebssystemen zwei benutzerfreundliche Programme zur Verfügung. Sie werden von KMU und globalen Konzernen weltweit genutzt. Während Mozilla Thunderbird kostenfrei verfügbar ist, ist Microsoft Outlook in den meisten Versionen kostenpflichtig. Beide Softwareapplikationen bieten die Möglichkeit, E-Mails, Anlagen, Kalendereinträge und weitere Informationen zu archivieren. Microsoft Outlook verfügt als einziger Anbieter über die Funktion der Autoarchivierung.

E-Mails mit Microsoft Outlook archivieren – das sind Ihre Möglichkeiten

Microsoft Outlook bietet Ihnen die folgenden Optionen:

  1. E-Mails mit der Funktion AutoArchivierung automatisiert auszulagern.
  2. E-Mail-Nachrichten manuell in PST-Dateien zu speichern.

AutoArchivierung in Microsoft Outlook

Mit Microsoft Outlook archivieren Sie E-Mails automatisch anhand eines vorab festgelegten Zeitplans. Eine Auto-Archivierung ist vor allem sinnvoll, um die Übersichtlichkeit von Postfächern zu gewährleisten und die Postfachgröße zu minimieren.

Die Parameter für die Auto-Archivierung stellen Sie wie folgt ein:

  • Navigieren Sie zur Registerkarte Datei und wechseln Sie in das Optionsmenü von Outlook.
  • Unter dem Auswahlpunkt „Erweitert“ finden Sie in der Mitte des Fensters die Einstellungsmöglichkeiten für die Auto-Archivierung.
  • Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Einstellungen für Auto-Archivierung“, öffnet sich das Auswahlfenster für die AutoArchivierung. Hier können Sie festzulegen, welche Nachrichten in welchen Zeiträumen automatisch archiviert werden sollen.

Schließen Sie nach Ihrer Eingabe den Dialog mit OK. Nachdem Microsoft Outlook E-Mails archiviert hat, finden Sie diese in ausgelagerten Archivordnern.

Manuelle Archivierung in PST-Dateien

Grundsätzlich archiviert Outlook Ihre Daten, abhängig von der Programmversion, vom Provider und Postfachtyp in Dateien mit zwei unterschiedlichen Dateiendungen:

  • Outlook-Offline-Dateien (OST-Datei).
  • Personal-Store-Dateien (PST-Datei).

Über den Import/Exportassistenten haben Anwender die Möglichkeit, einzelne Ordner oder die gesamte Ordnerstruktur mit allen Nachrichten und Inhalten zu archivieren. Dies funktioniert in drei benutzerfreundlichen Schritten:

  • Navigieren Sie über die Registerkarte Datei in den Menübereich „Öffnen und Exportieren.“
  • In diesem Auswahlmenü bieten sich Ihnen unterschiedliche Optionen. Unter anderem können Sie eine bestehendes PST-Archiv (Outlook-Dateidatei) öffnen oder die E-Mails Ihres Postfaches in eine PST-Datei exportieren. Dies geschieht im Unterpunkt „Importieren/Exportieren.“
  • Zum Exportieren und Archivieren von E-Mails, Ordnern und Unterordnern wählen Sie „Importieren/Exportieren.“ Der Exportassistent von Outlook führt Sie Schritt für Schritt durch den Export- und Archivierungsvorgang. Er hilft, einzelne Ordner und Unterordner oder die gesamte Postfachstruktur manuell zu archivieren.

E-Mails mit Thunderbird in 3 Schritten archivieren

Die kostenlose Software Mozilla Thunderbird ist weitverbreitet und wird vor allem von kleinen Betrieben und Privatanwendern weltweit geschätzt. Um durch eine Archivierung einzelne Mails aus Thunderbird manuell zu sichern, gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie in Thunderbird auf das Postfach, aus dem Sie E-Mail-Nachrichten archivieren möchten. Navigieren Sie zum Eintrag: „Kontoeinstellungen bearbeiten.“
  • Wechsel Sie auf der linken Seite des Auswahlmenüs zur Kategorie „Kopien & Ordner.“ Aktivieren Sie den Eintrag: „Archiv speichern unter.“
  • In der Folge können Sie den gewünschten Speicherort für das Archiv auswählen oder in den Archivoptionen die Struktur des Archives anpassen. Ebenso können Sie angeben, in welchem Archivordner die E-Mails gespeichert werden sollen. Bis jetzt haben Sie den oder die Archivordner spezifisch festgelegt, um E-Mails dauerhaft aufzubewahren. 
  • Im dritten Schritt markieren Sie in Thunderbird alle E-Mails, die Sie archivieren möchten und ziehen Sie diese per Drag & Drop in den Archivordner. Sie können in einem Arbeitsschritt Tausend oder mehr E-Mails archivieren. Alternativ können Sie alle relevanten E-Mails per Rechtsklick aktivieren und die Funktion „Archivieren“ wählen.

Um als Alternative alle E-Mails aus Thunderbird zu archivieren, müssen Sie den Speicherpfad des Profilordners kennen. Nach dem Öffnen navigieren Sie im Windows Explorer drei Ebenen nach oben, bis Sie zum Ordner: C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming gelangen. Kopieren Sie hier den gesamten Ordner Thunderbird, indem Sie mit einem Rechtsklick „Kopieren“ wählen. Den Ordner können Sie auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte archivieren.

Fazit: E-Mails archivieren ist wichtig, um Datenverlust vorzubeugen und die GoBD einzuhalten

Die langfristige Aufbewahrung von E-Mails ist aus verschiedenen Gründen essenziell. Zum einen ist gewährleistet, dass unternehmensrelevante Informationen erhalten bleiben. Gleichzeitig schreiben Gesetze wie das HGB, die AO oder die GoBD vor, wie lange E-Mails und andere Dokumente archiviert werden müssen. Unternehmen handeln zielführend, wenn sie professionelle Lösungen und Software einsetzen, um E-Mails gesetzeskonform und datenschutzrechtlich korrekt aufzubewahren.

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