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Erfolgsprinzip Wochenplanung: Prioritäten immer im Blick behalten

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Urheber: Rawpixel.com | Fotolia

Von Susanne Roth,

Wie planen Sie Ihre Aufgaben – von einem Tag auf den andern? Die Tagesplanung erscheint auf den ersten Blick durchaus sinnvoll: Der Tag ist die kleinste abgeschlossene Planungseinheit, und in dieser Einheit lassen sich Termine und Aufgaben übersichtlich verteilen. Und natürlich sollen Sie sich weiterhin morgens oder am Vorabend einen Überblick darüber verschaffen, was Sie tagsüber erledigen wollen.

1: Sie erhalten eine realistische Basis für Ihre Entscheidungen

Prioritäten ergeben sich aus dem Hintergrund oder dem „Gesamtbild“, in dem etwas geschieht. Stellen Sie sich vor, Sie bekämen jetzt einen Anruf: Ein Ihnen sehr nahestehender Mensch hat einen schweren Unfall gehabt. Wahrscheinlich würden Sie alles stehen und liegen lassen und zu ihm ins Krankenhaus eilen. Das EDV-Problem, der Kunden-Rückruf, die Überarbeitung des Berichts – all das, was eben noch Ihr Denken ausgefüllt hat, wäre im Moment erst einmal unwichtig. Und warum? Weil sich der Hintergrund für Ihre Prioritäten verändert hat.

Die Wochenorganisation bringt den Inhalt – alle Aufgaben und Tätigkeiten in Ihrem Leben – in den Kontext dessen, was in Ihrem Leben von Bedeutung ist. So können Sie Entscheidungen ohne große Mühe zielgerichtet treffen, und zwar kleinere Schnellbeschlüsse ebenso wie schwerwiegende Entscheidungen.

Vorteil 2: Sie entscheiden über Termine – und nicht die Termine über Sie

Machen Sie Zeitplanung wieder zu einem echten Werkzeug, das Ihnen dient – und nicht umgekehrt. Sagen Sie nicht mehr zu Beginn des Tages: „Ich muss heute diese wichtige Aufgabe erledigen.“ Sondern sagen Sie zu Wochenbeginn: „Ich werde jetzt für diese wichtige Aufgabe einen geeigneten Tag finden und 1 Stunde reservieren.“

Der wichtige Unterschied besteht darin, dass Sie nicht mehr auf das reagieren, was der Terminkalender vorschreibt, sondern frei agieren.

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Vorteil 3: Sie verschaffen sich Ruhe für wichtige Aufgaben

Wirkliche Sicherheit und Zufriedenheit empfinden Sie immer nur dann, wenn Sie einige wichtige Aufgaben gut erledigt haben – nicht wenn Sie eine Vielzahl kleiner, dringender unwichtiger Aufgaben hinter sich gebracht haben. Für wichtige Aufgaben brauchen Sie jedoch Ruhe und Zeit – und die können Sie sich mithilfe der Wochenperspektive reservieren.

So setzen Sie die Strategie der Wochenplanung optimal um

1. Hilfsmittel anpassen

Nutzen Sie bei Ihrer Zeitplansoftware/Ihrem elektronischen Organizer die Wochenübersicht. Wenn Sie mit einem Zeitplanbuch arbeiten, hilft Ihnen ein Kalendarium, das „eine Woche auf 2 Seiten“ zeigt.

2. Der richtige Termin

Planen Sie immer bereits am Freitagabend die kommende Woche – und zwar inklusive privater Termine, auch fürs Wochenende!

3. Motto: Tu’s gleich!

Notieren Sie in Ihrer To-do-Liste bevorzugt nur die wichtigen Aufgaben. Nebenrangige Aufgaben arbeiten Sie so weit wie möglich nach dem Direkt-Prinzip ab (das lautet: Alle Aufgaben, deren Erledigung nicht mehr als 3 Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, bearbeiten Sie sofort). So vergessen Sie nichts, schieben nichts auf, müssen wenig notieren und haben den Kopf frei.

4. Dauertermine automatisieren

Geben Sie Zeitfenster für private Aktivitäten oder strategische Aufgaben als Dauertermine ein (Zeitplansoftware/Organizer). So ist dieser Zeitraum in Ihrer Wochenplanung automatisch reserviert. Zeitplanbuch: Tragen Sie solche Zeitfenster vierteljährlich für das kommende Quartal ein.

5. Platz reservieren

Lassen Sie bei Ihrer Planung ausreichend Lücken für all die Kleinaufgaben, die täglich hinzukommen und die Sie nach dem Direkt-Prinzip sofort erledigen. Faustregel: Verplanen Sie maximal 60 % Ihrer (regulären) Arbeitszeit. Wenn Ihre Arbeit sehr ereignisgesteuert ist, beispielksweise im Kundenservice, sollten Sie deutlich weniger verplanen.

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