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Freier Schreibtisch: So bekommen Sie die Papierflut in den Griff

5 1 Beurteilungen
Mit 4 Frage-Kategorien bekommen Sie jeden Schreibtisch frei
© fhmedien_de - Fotolia.com

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Ein freier Schreibtisch ist das A und O für effektives Arbeiten. Lesen Sie hier, wie Sie Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch ganz einfach vermeiden.

Was tun mit Papierstapeln?

Täglich landet eine Vielzahl von Dokumenten auf dem Schreibtisch. Wissen Sie auch oft nicht, wohin mit einem Schriftstück? Meist wandert es dann erst einmal auf einen „Entscheide ich später”-Stapel auf Ihrem Schreibtisch, der bereits eine beachtliche Höhe erreicht hat (siehe Beispiel im Bild rechts). Dabei ist es eigentlich ganz einfach: Es gibt nur vier Möglichkeiten, was Sie mit einem Dokument machen können – „später entscheiden” gehört nicht dazu.

Winston-Technik: 1 Schriftstück, 4 Möglichkeiten

Die Winston-Technik reduziert die Zahl der Möglichkeiten dessen, was mit einem Schriftstück geschehen kann, auf exakt vier: Danach können Sie es

  • wegwerfen,
  • delegieren,
  • bearbeiten oder
  • ablegen.

Das klingt einfach, ist es auch und funktioniert genau deshalb so gut: Weil es Ihnen weitgehend die Entscheidung abnimmt. Die Grundregel lautet: Es gibt keine Alternative zu diesen vier Kategorien.

Legen Sie nun los: Nehmen Sie sich einen Stapel vor, und verarbeiten Sie die Schriftstücke den folgenden vier Kategorien entsprechend:

 

Kategorie 1: Was Sie wegwerfen

Diese Kategorie wird nicht umsonst als erste genannt: Lernen Sie, den Papierkorb als Ihren besten Freund im Kampf gegen die Papierflut zu betrachten. Das erspart Ihnen viele weitere Überlegungen und Handgriffe. Besorgen Sie sich einen großen, schönen, einladend aussehenden Papierkorb, und platzieren Sie ihn direkt neben Ihrem Schreibtisch.

Werfen Sie alles weg,

  • was Sie unproblematisch ersetzen können, sollten Sie es noch einmal benötigen (was in den seltensten Fällen so sein wird), wie beispielsweise Broschüren, Kataloge, Zeitschriften,
  • was für Sie nur von geringem Interesse oder Wert ist, beispielsweise Einladungen zu Konferenzen, an denen Sie nicht teilnehmen werden,
  • was Sie nur „zur Kenntnisnahme“ erhalten haben, beispielsweise die Kopie eines Zeitungsartikels über den Firmenwechsel eines Bekannten,
  • was Sie schon so lange bei sich aufbewahren, dass es eine Art unhinterfragtes Gewohnheitsrecht bekommen hat – wie Handbücher zu Programmen oder Bedienungsanleitungen zu Bürogeräten, die Sie gar nicht mehr benutzen.

 

Kategorie 2: Was Sie delegieren

Das Delegieren ist fast so praktisch wie der Einsatz des Papierkorbs: Sie bekommen mit wenig Aufwand ein Schriftstück vom Schreibtisch. Wichtig ist hier vor allem, dass Sie zukünftig Aufgaben direkt dann, wenn Sie bei Ihnen eingehen, delegieren. Denn Sie kennen wahrscheinlich das Phänomen, dass es durch das „Stapeln“ zu spät geworden ist für das Delegieren einer Aufgabe – sodass Sie keine Wahl mehr haben, als sie nun im Eilverfahren selbst zu erledigen.

Unterscheiden Sie zwischen Schriftstücken, die offensichtlich in den Aufgaben- oder Verantwortungsbereich anderer fallen, und solchen, die eigentlich an Sie gerichtet sind, die Sie jedoch nicht unbedingt selbst bearbeiten müssen.

  • Was in den Aufgabenbereich anderer fällt, kennzeichnen Sie einfach mit dem entsprechenden Namen der Person/Abteilung und geben es weiter.
  • Delegierte Aufgaben aus Ihrem Verantwortungsbereich legen Sie am besten in Kopie in einer Delegationsmappe ab, von denen Sie für jeden Mitarbeiter eine einrichten. Vermerken Sie auf der Kopie, was Ihnen noch zu tun bleibt:
    – Erledigung überprüfen?
    – Wann?
    – Vorgang abschließen?

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, alle bei Ihnen eingehenden Arbeiten daraufhin zu überprüfen, ob ein anderer Sie nicht schneller, besser oder kostengünstiger erledigen könnte. Letzteres bezieht sich darauf, wie viel Ihre Arbeitsstunde wert ist und wie viel die eines anderen. So kann es sich lohnen, Arbeiten abzugeben, auch wenn Ihr Kollege/Mitarbeiter dafür mehr Zeit braucht als Sie – wenn seine Zeit deutlich weniger kostet als die Ihre.

Kategorie 3: Was Sie selbst bearbeiten

Für Aufgaben, die Sie selbst erledigen müssen, richten Sie sich einen Aufgabenkorb ein. In diesen Korb kommen auch hausinterne Memos und Telefonnotizen, die eine Erledigung von Ihnen erfordern, oder einfache Zettel, auf denen Sie sich eine Aufgabe notiert haben.

Damit der Aufgabenkorb nicht zu einer unfreiwilligen Ablage wird, sollten Sie ihn jeden Morgen als Erstes durchsehen.

Kategorie 4: Was Sie ablegen

Alles, was Sie nicht wegwerfen, delegieren oder bearbeiten können, gehört in Ihre Ablage. Beschaffen Sie sich einen Korb, in dem Sie alles sammeln, was an Dokumenten für die Ablage anfällt. Erledigt Ihre Sekretärin die Ablage für Sie, so vermerken Sie gegebenenfalls auf den Unterlagen mit einem Kürzel, wo sie abzulegen sind. Sorgen Sie dafür, dass der Ablagekorb regelmäßig geleert wird. 

Übrigens: Die Tendenz, Papiere auf allen verfügbaren waagerechten Oberflächen zu deponieren, wird meist mit der Sorge erklärt, Unterlagen nicht oder nicht schnell genug wiederfinden zu können, wenn sie erst einmal abgelegt sind. Wenn Sie ähnliche Erfahrungen haben, sollten Sie Ihr Ablagesystem ändern. Meist reicht es jedoch, sich strikt daran zu halten.

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