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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Frühjahrsputz auf Ihrem Schreibtisch: Praxistipps für mehr Struktur

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Urheber: Focus Pocus LTD |Fotolia

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Es wird immer wieder Arbeit geben, die liegen bleibt. Sie dennoch auf Biegen und Brechen schaffen zu wollen ist der garantierte Weg in einen Burnout.

Lernen Sie einzuschätzen, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen und welche ohne negative Folgen liegen bleiben können. Das Grundprinzip, dass äußere Ordnung auch immer innere Ordnung bedeutet, hilft Ihnen bei dieser Einschätzung.

Ordnen Sie Ihre Akten so, dass auch Fremde Ihre Systematik nachvollziehen können (beispielsweise im Krankheits- oder Vertretungsfall). Bewährt hat sich eine Fünfer-Aufeilung:

  1. Arbeitsakten für aktuelle Projekte und Routineaufgaben (idealerweise immer in Griffweite, z. B. im Hängeregister Ihres Schreibtischs)
  2. Nachschlageakten für Referenzprojekte, zur Verwaltung und zu Mitarbeitern
  3. Lieferantenakten
  4. Planungsakten für zukünftige Aktivitäten
  5. Archivakten (gehören in den Keller, da sie selten gebraucht werden und nur aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen)

Ordnen Sie Ihren Posteingang

Denn im Allgemeinen sind nicht Akten und ihre Systematik das große Problem, sondern die vielen Briefe, Notizen und Schriftstücke. Meist landen sie auf einem ebenso riesigen wie unübersichtlichen Haufen. Eine Aufteilung in mehrere Stapel bringt Sie schon ein ganzes Stück weiter. Wenn dann noch ein Schuss Systematik hinzukommt, kann Ihnen eigentlich nichts mehr durcheinandergeraten. Ordnen Sie Ihren Posteingang z. B. nach dem Ampelprinzip Rot-Gelb-Grün:

  • Rot = Unerledigt. Für eingehende Schriftstücke. Zusätzlich können Sie alle Briefe und Blätter nach Datum sortieren.
  • Gelb = Warten. Für Briefe oder Mitteilungen, die Sie noch nicht beantworten konnten, weil z. B. Zuarbeiten von anderen Abteilungen oder Kollegen fehlen. Länger als 2 bis 3 Tage sollten aber keine Papiere in dieser Ablage liegen bleiben.
  • Grün = Erledigt. Für abgeschlossene Vorgänge. Leeren Sie diese Ablage regelmäßig (pro Tag, pro Woche), um die Schriftstücke abzuheften oder an die entsprechenden Abteilungen weiterzuleiten.
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