Home-Office-Ausstattung: Was Sie benötigen und wer die Kosten trägt

Warum ist eine gute Home-Office-Ausstattung so wichtig?

Während der Corona-Pandemie finden sich auf einmal Millionen Menschen im Home-Office wieder. Von einem Tag auf den anderen hieß es: Zuhause arbeiten statt im Büro. Viele Haushalte mussten improvisieren, Küchentische zu Schreibtischen umfunktionieren und Arbeitsflächen teilweise mit Partnern oder Mitbewohnern teilen. Auch wenn es eine wichtige Maßnahme zur Eindämmung der Pandemie ist, stellt es für Arbeitnehmer und Arbeitgeber auch eine Herausforderung dar. Das Home-Office hat aber auch viele Vorteile. Neben der gewonnenen Zeit durch wegfallende Arbeitswege ermöglicht es auch mehr Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeiten. Das Home-Office kann auf diese Weise die Motivation und Leistung verbessern. Davon profitiert letztlich auch das Unternehmen.

Damit es mit der Arbeit in den eigenen vier Wänden klappt, bedarf es der richtigen Home-Office-Ausstattung. So kommen Sie auch zu Hause organisiert sowie strukturiert durch den Arbeitsalltag und vermeiden unnötige Verzögerungen. Mit einem gut ausgestatteten Arbeitsplatz schaffen Sie die optimale Arbeitsumgebung, in der Sie auch fernab des Büros konzentriert und effektiv arbeiten können.

Was brauche ich für die Ausstattung im Home-Office?

Welche konkrete Ausstattung Sie benötigen, hängt natürlich unter anderem von Ihrem Beruf ab. Einige Dinge sind aber grundsätzlich für alle Arbeitnehmer im Home-Office notwendig, um die Arbeitsleistung ordnungsgemäß zu erbringen. Neben der Technik sollten Sie beispielsweise auch auf die Ergonomie am Arbeitsplatz achten.

Technische Home-Office-Ausstattung

Trotz der räumlichen Trennung zu Kollegen, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern sollten Sie vernetzt bleiben und sich regelmäßig austauschen. Um Dokumente zu bearbeiten und an Online-Meetings teilzunehmen, benötigen Sie in der Regel die folgende technische Home-Office-Ausstattung:

• Rechner/Laptop: Das wohl wichtigste Utensil, um Zuhause zu arbeiten, Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und zu versenden, ist der Rechner. Es bietet sich vor allem ein leichter Laptop mit einem großen Akku an, da er Ihnen Mobilität ermöglicht.
• Monitor: Für viele Menschen ist ein zusätzlicher Bildschirm nützlich, da er für mehr Übersicht sorgt und so lästiges hin- und her klicken entfällt. Die Nutzung von Bildschirmen mit einem speziellen Blaulichtfilter kann die Augen entlasten.
• Webcam: Fast jeder Laptop hat bereits eine Kamera integriert und im Home-Office findet sie ihren Nutzen. Mit der Webcam bleiben Sie auch visuell mit Kollegen oder Geschäftspartnern in Kontakt und können die Gestik und Mimik Ihres Gegenübers wahrnehmen. Das ist besonders wichtig, da der größte Anteil unserer Kommunikation nonverbal ist .
• Mikrofon und Kopfhörer: Für Videokonferenzen und Telefonate benötigen Sie ein gut funktionierendes Mikrofon sowie Kopfhörer. Gegen eine akustische Ablenkung sind Produkte mit einer Active Noise Cancelation (aktiver Geräuschunterdrückung) zu empfehlen. Auch Bluetooth-Modelle können vorteilhaft sein. Mit diesen sind Sie mobil und vermeiden, dass sich die Kabel verknoten.
• Tastatur: Falls Sie mit einem Rechner arbeiten, bedarf es zusätzlich einer Tastatur zum Tippen. Auch bei einem Laptop kann es angenehm sein, auf eine externe Tastatur zurückzugreifen. Das verbessert unter Umständen die Ergonomie Ihres Arbeitsplatzes. Bei der Tastatur können Sie ebenfalls eine Bluetooth-Variante ohne Kabel wählen.
• Maus: Die Maus gibt dem Benutzer Flexibilität bei der Bewegung des Cursors. Neben Bluetooth-Produkten können Sie auch mit speziellen ergonomischen Mäusen arbeiten. Diese bringen Handgelenk, Finger und Handfläche in eine natürliche Position und können einem Tennisarm vorbeugen. Alternativ sind auch ergonomische Mousepads erhältlich.
• Drucker: Auch wenn Sie Dokumente vermehrt digital übermitteln, ist in manchen Situationen ein Drucker notwendig. Bestenfalls haben Sie ein Gerät, das auch einen Kopierer und Scanner beinhaltet. So können Sie Abzüge von wichtigen Unterlagen erstellen.

Schreibutensilien im Home-Office

Neben der Technik dürfen auch die wichtigsten Schreibutensilien an Ihrem Arbeitsplatz nicht fehlen. So sorgen Sie für einen geordneten Arbeitsbereich und können sich wichtige Notizen vermerken oder markieren. Auch für die postalische Kommunikation sind Sie hiermit ausgestattet. Damit Sie gut organisiert durch den Arbeitstag kommen brauchen Sie zum Beispiel:

• Papier
• Stifte
• Textmarker
• Notizzettel
• Briefumschläge und Briefmarken
• einen Locher
• ein Heftgerät
• Ordner und Trennblätter

Besonders wichtig für die Haltung: Schreibtisch und Stuhl          

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Home-Office-Ausstattung ist ein passender Schreibtisch sowie ein Schreibtischstuhl, der zu Ihren Bedürfnissen passt. Hier steht vor allem die eigene Gesundheit im Vordergrund. Eine Zwangs- oder Fehlhaltung während der Arbeit sollten Sie unbedingt vermeiden. Ideal ist die Nutzung ergonomischer Büromöbel.

Besonders vorteilhaft sind höhenverstellbare Schreibtische, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Arbeitsposition regelmäßig zu wechseln. Dabei werden Steharbeitsplätzeimmer beliebter. Der Wechsel zwischen Sitzen und Stehen kann unter anderem Rücken- und Nackenschmerzen vorbeugen. Es gibt aber auch günstigere Aufsätze für den Schreibtisch, die für eine verstellbare Arbeitshöhe sorgen. Generell sollten Sie überlegen, welche Arbeitsfläche Sie benötigen und die Größe dann je nach verfügbarem Platz auswählen. Am besten positionieren Sie den Schreibtisch parallel zum Fenster. So können Sie sowohl Schattenwürfe als auch Reflexblendungen vermeiden.

Auch Ihr Schreibtischstuhl sollte bestenfalls ergonomisch sein. Die Sitzhöhe sollten Sie verstellen können, sodass Sie auf passender Höhe an Ihrem Tisch sitzen können. Verstellbare Armlehnen sowie der Winkel der Rückenlehne sorgen für zusätzliche Ergonomie. Rollen an den Stuhlfüßen machen den Bürostuhl besonders flexibel. Gehen Sie Ihrer Arbeit im Stehen nach, empfehlen sich Stehhilfen, wie beispielsweise ein Hocker. Hiermit entlasten Sie Ihre Beine und verhindern eine monotone Arbeitshaltung.

Die Klassiker: Internet, Telefon und Strom

Damit Ihre technische Ausstattung funktioniert, benötigen Sie selbstverständlich Strom an Ihrem Arbeitsplatz. Schon bei der Wahl des Arbeitsplatzes in der Wohnung ist es ratsam auf ausreichend vorhandene Steckdosen zu achten. Alternativ können Verlängerungskabel oder Mehrfachsteckdosen Abhilfe schaffen. Mit einer Vielzahl an Steckdosen in unmittelbarer Nähe können Sie alle Geräte optimal mit Strom versorgen. Nutzen Sie permanent das Stromkabel an Ihrem Laptop, müssen Sie sich keine Sorgen darüber machen, dass der Akku plötzlich leer ist und Sie beispielsweise aus einem wichtigen Meeting geworfen werden.

Ebenso essenziell für die erfolgreiche Arbeit im Home-Office ist eine starke Internetverbindung. Ihr Internetanschluss sollte möglichst stabil und schnell sein. Bei zwei Nutzern im selben Haushalt reicht meist eine Geschwindigkeit von 50 Megabit pro Sekunde. Eine noch schnellere Verbindung bietet ein Glasfaser-Anschluss. Auch eine kabelgebundene Netzwerkverbindung kann schneller sein als die Verbindung über WLAN. Hier gilt es, die Internet-Stabilität zu prüfen, bestenfalls vor Beginn einer wichtigen Telefonkonferenz. Ist der Router zu weit entfernt positioniert, kann auch die Anschaffung eines WLAN-Repeaters helfen, ein stärkeres Signal zu generieren.

Für viele Arbeitnehmer ist auch das Telefonieren mit Kunden, Geschäftspartnern oder Kollegen ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Verfügen Sie über kein berufliches Telefon oder bevorzugen die Nutzung des privaten Mobiltelefons, empfiehlt sich die Umleitung auf eine dienstliche Rufnummer. Mit Hilfe von speziellen Apps lässt sich das Telefonsystem des Unternehmens auf Ihrem Gerät einrichten.

Welcher Raum eignet sich für den Home Office-Arbeitsplatz?

Die Wahl für den passenden Arbeitsraum fällt nicht immer leicht und ist vor allem von den Platzkapazitäten der Wohnung abhängig. Bestenfalls ist es ein separater Raum, den nur Sie allein zum Arbeiten nutzen. So können Sie sicherstellen, dass der Arbeitsplatz genau auf Sie und Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Außerdem erlaubt Ihnen die räumliche Abgrenzung auch eine gedankliche Trennung zwischen Berufs- und Privatleben.

Ihr ausgewählter Arbeitsplatz sollte es Ihnen ermöglichen, ungestört zu arbeiten. Falls Sie während Ihrer Arbeitszeit nicht allein zu Hause sind, ist es sinnvoll Absprachen mit Ihrem Partner, Mitbewohnern oder Kindern zu treffen. Indem Sie ihnen mitteilen, wann wichtige Anrufe oder Meetings stattfinden, können Sie sicherstellen, dass Sie ihrer Arbeit ohne Störung und unnötigen Lärm nachgehen können.

Abgesehen von den bereits erwähnten ergonomischen Büromöbeln, spielen auch die Lichtverhältnisse bei der Einrichtung eine wichtige Rolle. Ihr Schreibtisch sollte, wenn Sie daran arbeiten, gut ausgeleuchtet sein. Falls nicht genügend Tageslicht in Ihren Arbeitsraum gelangt, müssen Sie gegebenenfalls Steh- oder Tischleuchten einsetzen. Gegen zu starken Lichteinfall können Sie hingegen Gardinen, ein Rollo oder einen Sichtschutz anbringen. Die Deutsche Gesetzliche Unfallsversicherung (DGUV) gibt ebenfalls praktische Tipps für den Büroalltag und empfiehlt beispielsweise am Abend nur noch warmweißes Licht zu nutzen, um die Augen zu schonen. Das lässt sich mittels spezieller Glühbirnen herstellen.

Achten Sie auf ein optimales Raumklima

Für ein optimales Raumklima sollten Sie Ihren Arbeitsraum regelmäßig durchlüften. Der Luftaustausch fördert die Konzentration und sorgt für eine angemessene Luftfeuchtigkeit im Zimmer. Querlüften ist dabei besonders effektiv. Dafür öffnen Sie gegenüberliegende Fenster und/oder Türen in der Wohnung weit für etwa 5 Minuten. Für eine gute Luftqualität empfiehlt sich auch der Einsatz von Pflanzen in Ihrem Arbeitsraum. Diese produzieren nicht nur Sauerstoff, sondern erhöhen ebenfalls die Luftfeuchtigkeit. Nebenbei können die Pflanzen das Zimmer auch noch optisch auffrischen. Laut dem Umweltbundesamt sollte sich die Raumtemperatur im Wohnbereich auf etwa 20 Grad Celsius belaufen. Letztlich entscheidet aber immer auch Ihre individuelle Wohlfühltemperatur.

Wer übernimmt die Kosten für die Home Office-Austattung?

Streng genommen fällt der Ausnahmezustand durch Corona unter mobiles Arbeiten und ist weniger geregelt als das tatsächliche Home-Office. Trotz der vorübergehenden Arbeit zu Hause besteht eigentlich ein fester Arbeitsplatz im Unternehmen. Das mobile Arbeiten zieht Mitarbeiter deshalb deutlich stärker in die Mitverantwortung, was den Arbeitsplatz betrifft. Es gelten die individuellen Abmachungen mit dem Arbeitgeber.

Beim Home-Office arbeiten die Arbeitnehmer meist permanent von zu Hause aus und haben keinen festen Platz in einem Büro. Dennoch müssen die Arbeitnehmer ihre Arbeitsleistung ordnungsgemäß erbringen können. Der Arbeitgeber ist deshalb verpflichtet, dem Arbeitnehmer einen Arbeitsplatz einzurichten, der über alle notwendigen Mittel verfügt und einer angemessenen Arbeitssicherheit entspricht.

Im Home-Office finden auch die Regelungen des Arbeitsschutzgesetzes Anwendung. Die genauen Vorgaben finden Sie im Anhang 6 der Arbeitsstättenverordnung. Die Home-Office-Umsetzung wird hier als Telearbeit bezeichnet, bei der es sich um einen fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Arbeitnehmer handelt. Demzufolge ist sowohl die technische Ausstattung vom Arbeitgeber zu stellen als auch das ergonomische Mobiliar zum Schutz der Gesundheit der Beschäftigten. Unter Umständen sind Abweichungen möglich, beispielsweise wenn der Arbeitnehmer bereits einen eigenen ergonomischen Schreibtischstuhl besitzt oder lieber den eigenen Drucker nutzen möchte. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer eigene Geräte benutzen und der Arbeitgeber vermeidet doppelte Anschaffungen.

Üblicherweise sind die Regelungen zur Ausstattung im Arbeitsvertrag erfasst. Sollte dies nicht der Fall sein, ist es immer sinnvoll, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer dem Arbeitsvertrag eine gesonderte Home-Office-Vereinbarung beifügen. So ist für klare Rahmenbedingungen gesorgt und Sie können jegliche Abweichungen deutlich festhalten. Arbeitnehmer sollten sich stets einen Überblick über die eigens angeschaffte Ausstattung verschaffen, um besser einsehen zu können, wofür sie möglicherweise Geld zurückerhalten. Bestenfalls sollten Anschaffungen mit vorheriger Abstimmung des Arbeitgebers erfolgen.

Kann ich die Home-Office-Ausstattung steuerlich absetzen?

Grundsätzlich gelten strenge Voraussetzungen, um den heimischen Arbeitsplatz steuerlich abzusetzen. Sollte Ihnen im Büro kein eigener Arbeitsplatz zur Verfügung stehen, können Sie Ihr Home-Office-Büro teilweise absetzen. Für eigene Aufwendungen ist dann ein Abzug von Werbungskosten möglich – allerdings maximal 1.250 Euro im Jahr. So können Sie die Arbeitsmittel sowie die Ausstattung als Werbungskosten geltend machen. Mit dem begrenzten Kostenabzug gelingt dies jedoch nur für einen Teil der tatsächlichen Kosten.

Stellt das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit dar, beispielsweise wenn sie selbstständig sind, können Sie die vollen Kosten steuerlich absetzen.

Nutzen Sie die Home-Office-Pauschale

Um diejenigen zu entlasten, die während der Corona-Pandemie von Zuhause aus arbeiten müssen, gibt es die neu eingeführte Home-Office-Pauschale. Sie soll die plötzlich entstandenen Mehrkosten durch zusätzliches Heizen oder die Nutzung von Strom verringern. Gültig ist sie für die Steuererklärungen der Jahre 2020 und 2021.

Mit der Pauschale können Sie pro Home-Office-Arbeitstag fünf Euro von der Steuer absetzen. Maximal soll dies für 120 Tage im Jahr gelten, insgesamt können Sie also bis zu 600 Euro erhalten. Wichtig zu wissen ist jedoch, dass die Home-Office-Pauschale zu den Werbungskosten zählt. Die Werbungskostenpauschale liegt bei 1.000 Euro pro Jahr. Sie profitieren also nur, wenn Ihre Werbungskosten inklusive der Home-Office-Pauschale über den 1.000 Euro liegen.

Fazit: Arbeitgeber in der Pflicht

Hat der Arbeitnehmer keinen festen Arbeitsplatz im Büro, muss ihm der Arbeitgeber einen Arbeitsplatz einrichten. Neben der notwendigen technischen Ausstattung muss der Arbeitgeber auch für eine ergonomische Ausstattung sorgen und die Gesundheit seiner Mitarbeiter schützen. Eigene Aufwendungen kann der Arbeitnehmer teilweise steuerlich absetzen. Sollten die Werbungskosten 1.000 Euro überschreiten, können Sie von der Home-Office-Pauschale profitieren.