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Home-Office: Die „chaotische Ablage“ – genial einfach für Ihr Privatarchiv

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Chaotische Ablage
© Marem - Fotolia.com

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Haben Sie in Ihrem Home-Office viel Papier gelagert, auf das Sie selten zugreifen – wie Zeitschriftenartikel, Internet-Ausdrucke, Berichte, Protokolle, Seminar- und andere Fortbildungsunterlagen? Dann wird Ihnen die „chaotische Ablage“ gefallen.

Haben Sie in Ihrem Home-Office viel Papier gelagert, auf das Sie selten zugreifen – wie Zeitschriftenartikel, Internet-Ausdrucke, Berichte, Protokolle, Seminar- und andere Fortbildungsunterlagen? Die typischen Herausforderungen bei solchen Privatarchiven sind meist die folgenden:

  • Die Sammlung wächst allmählich und unmerklich, so dass irgendwann die Ordnungsmittel, die am Anfang noch ganz gut funktioniert haben, nicht mehr ausreichend sind.
  • Überfüllung führt zu Unübersichtlichkeit, und das wiederum bedeutet nicht nur ärgerliche Suchzeiten, sondern auch Stapelbildung: denn wer ist schon motiviert, Unterlagen in ein System einzuordnen, das nicht richtig funktioniert?
  • Der Ablageplatz ist beschränkt, und bei dem Versuch, Themen „geordnet“ aufzubewahren, wird durch halb gefüllte Ordner oder Mappen weiterer kostbarer Platz verschenkt.

Kurz: Sie wünschen sich ein System, das in allen diesen Punkten Abhilfe schafft? Dann wird Ihnen die „chaotische Ablage“ von Hans D. Brandhoff gefallen.

So funktioniert die „chaotische Ablage“

Die Idee ist ganz einfach: Sie legen Ihre Unterlagen nicht mehr thematisch sortiert ab, sondern einfach dort, wo Platz ist – je nach Unterlagenart in einem Ordner, einer Hängemappe, einem Stehsammler oder – etwa bei sperrigen Objekten – in einem Karton. Die Behälter haben nur eine Nummer als Beschriftung.

Der einzige (aber sehr wichtige) Ordnungsschlüssel, den Sie brauchen, ist eine Liste, in der Sie die Unterlagen mit dem jeweiligen Standort notieren. Fertig. Wichtig ist allerdings, dass Sie ein wenig umdenken und sich von 2 Gewohnheiten verabschieden:

  • Auf Ihren Ablagebehältern steht nicht mehr drauf, was drin ist.
  • Die Unterlagen zu einem Thema lagern nicht automatisch an einem Ort. So können Dokumente in einem Aktenordner, zugehörige Kataloge in einem Stehsammler und Muster in einem Karton untergebracht sein.

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Die Vorteile der „chaotischen Ablage“ für Ihre Büro-Logistik

  • Jeder Ablagebehälter wird optimal genutzt, da Sie ihn nach und nach unabhängig vom Thema füllen.
  • Auch der Platz auf Regalen und in Schränken wird optimal genutzt, da Sie diese sukzessive füllen.
  • Die Behälter sind nur minimal beschriftet, und da die Beschriftungen unabhängig vom Inhalt sind, müssen sie nie verändert werden.
  • Wenn Sie Unterlagen entsorgen und Behälter ganz oder teilweise frei werden, kann dieser Platz sofort wieder genutzt werden.
  • Sie können mit der Umsetzung der neuen Methode noch heute beginnen: Richten Sie sich einfach ein paar Ablagebehälter ein, in die Sie neue Unterlagen ablegen. Die alten können Sie dann nach und nach in die chaotische Ablage integrieren.

So richten Sie Ihre chaotische Ablage ein: 4 einfache Schritte

1. Ablagebehälter bereitstellen

Besorgen Sie sich Ablagebehälter – Ordner, Hängemappen, Stehsammler, eventuell auch Kartons –, und versehen Sie sie mit Klebeetiketten, die Sie folgendermaßen beschriften:

  • Hängemappen: H1, H2, H3 etc.
  • Ordner: O1, O2, O3 etc.
  • Stehsammler: St1, St2, St3 etc.
  • Kartons: K1, K2, K3 etc.

2. Ablageorte benennen

Machen Sie eine Liste der bei Ihnen vorhandenen Ablage-Standorte, benennen Sie diese mit Abkürzungen und nummerieren Sie wo nötig innerhalb der Abkürzungen durch:

  • R = Regal (R1, R2 ... )
  • Hs = Hängeregisterschrank
  • Hw = Hängeregisterwagen
  • A = Aktenschrank

3. Master-Liste anlegen

Dann legen Sie Ihre Master-Liste an. Sie ist der zentrale Ort für die Dokumentation der Ablageinformationen und damit das Herzstück Ihrer Ablage. Am einfachsten geht das mit einem Tabellenprogramm wie Excel, weil Sie dann später die Such- und Filterfunktion nutzen können, um Unterlagen aufzurufen – etwa wenn Sie alle Steuerunterlagen der letzten 3 Jahre brauchen.

Die Master-Liste enthält die Rubriken „Standort“ (z. B. R1), „Typ (des Ablagebehälters) und Nummer“ (z. B. St3), „Inhalt“ (z. B. Arbeitsblätter Seminar „PEP“), „Schlagwort“ (z. B. Moderation) und „Kommentar“ (z. B. Unterlagen von 2012). Zusätzliche Datenspalten könnten sein:

  • „Autor“, wenn Sie auch Bücher in die Master-Liste mit aufnehmen wollen.
  • Unterlagenart“, für die Unterscheidung z. B. nach Broschüre, Skript, Katalog, Brief und Ähnlichem.

Beim Anfertigen und Ausfüllen der „Master-Liste“ ist das Minimalprinzip hilfreich: Erheben Sie so wenige Daten wie möglich – dann ist es eine Sache von wenigen Sekunden, Unterlagen sofort bei Eingang abzulegen und entsprechend in die Liste einzutragen. Denn: Entscheidend für das Funktionieren der ganzen Methode ist eine „diszipliniert“ geführte Master-Liste. Auch wenn Ihr PC zumeist in Betrieb ist: Eine aktuelle Papierversion Ihrer Master-Liste sollten Sie immer ausgedruckt parat haben. Da Sie die Liste nach verschiedenen Kriterien sortieren können, lohnen sich auch mehrere Ausdrucke, also beispielsweise

  • Standort – Typ und Nummer – Schlagwort oder
  • Schlagwort – Inhalt – Standort – Typ und Nummer oder
  • Typ und Nummer – Standort – Schlagwort.

4. Mit der Ablage der Unterlagen beginnen

Nehmen Sie sich einen Stapel vor (am besten vom Schreibtisch, das befreit!), und sortieren Sie die Unterlagen:

  • Was kann weg? (Untersuchungen haben ergeben, dass nur 3 % aller Dokumente, die aufbewahrt werden, weil sie vielleicht noch einmal wichtig werden könnten, tatsächlich je wieder gebraucht werden!).
  • Mehrseitige Dokumente heften Sie zusammen oder legen sie in Sichthüllen ein. Ungeeignet sind Büroklammern, weil sie sich verhaken.
  • Bilden Sie Stapel, die den diversen Ablagebehältern entsprechen, und ordnen Sie alle Dokumente dem jeweils sinnvollsten Ablagebehälter zu (Ordner, Stehsammler etc.).
  • Erfassen Sie Stapel für Stapel die Dokumente in Ihrer Master-Liste, legen Sie sie ab, und räumen Sie den Behälter weg.

Wenn Sie dann noch Lust und Zeit haben: Nehmen Sie sich den nächsten Stapel vor. Viel Erfolg!

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