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Ordnung im Büro: 7 Fragen und Sichtweisen, die Ihnen beim Entrümpeln helfen

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Ordnung im Büro
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Sie möchten gerne mal wieder Ihr Büro aufräumen, können sich aber nicht so richtig dazu durchringen? Hier 7 interessante Fragen und Sichtweisen, die Sie bei Ihrem Vorhaben auf einen guten Weg bringen werden.

 

1. Wo etwas hinkommt, wird erst später relevant

Typischerweise beginnen wir über das Aussortieren und Wegwerfen erst dann nachzudenken, wenn der Platz knapp wird. Solange die Gegenstände noch – ob hübsch ordentlich oder auch weniger hübsch – irgendwo untergebracht sind, haben sie eine Art unhinterfragter Aufenthaltsgenehmigung – sie stören ja nicht. Entsprechend räumen wir dann auch auf: Wir ordnen von links nach rechts und fragen uns nur: „Wo bringe ich das am besten unter?“

 

Versuchen Sie bei dieser Aufräumaktion, andersherum zu denken. Fragen Sie zuletzt, wo Sie etwas unterbringen sollen – nach einer bewussten Entscheidung fürs Behalten. Dann ist die Wo-Frage tatsächlich sehr wichtig – aber eben erst dann.

2. Die Gretchenfrage: „Warum soll ich das aufheben?“

Fragen Sie auch nicht: „Soll ich das wegwerfen?“ Dann fangen Sie nämlich an, mit sich zu diskutieren und ziehen im Zweifel den kürzeren – denn die theoretische Wahrscheinlichkeit, dass Sie irgendetwas irgendwann einmal vielleicht doch brauchen könnten, gibt es ja in den meisten Fällen.

Viel hilfreicher ist die Frage: „Soll ich das aufbewahren?“ oder auch „Wofür soll ich das aufbewahren?“ Dann kommt Ihr innerer Diskussionspartner nämlich in Erklärungs- und Beweisnöte.

3. Die Umzugsdrohung

Angenommen, Sie müssten in ein kleineres Büro umziehen: Was wollten Sie unbedingt mitnehmen, und wie würden Sie es dort unterbringen?

Stellen Sie sich das doch einmal ganz konkret vor: Denken Sie an ein paar Gegenstände, die in der Tiefe eines Büro- oder Kellerregals oder in einer Kiste in der Garage unbehelligt vor sich hinschlummern. Umzug bedeutet: Diese Gegenstände müssen Sie hervorholen („Ach herrje, da ist ja auch noch der alte Laptop ...“), eventuell reinigen, dann transportsicher umhüllen und in eine Kiste legen. Die Kiste muss beschriftet werden („Was schreib ich jetzt da drauf?“). Am neuen Arbeitsplatz müssen Sie die Gegenstände dann aus dem Karton und aus ihrer Umhüllung holen und einen neuen Platz dafür finden – kostbaren, sauberen, neuen Raum. Lohnt sich das?

 

 

 

 

4. Die Halbjahresregel für Reparaturen

Wenn ein defekter Gegenstand nicht innerhalb eines halben Jahres repariert wird, ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass er nicht besonders vermisst wird. Die Lehre daraus: Werfen Sie Kaputtes nach 6 Monaten fort, oder geben Sie es an jemanden weiter, der motiviert genug ist, es zu reparieren.

5. „Auf Probe“ entsorgen

Ein hilfreicher Zwischenschritt zum Thema „Wegwerfen“ ist der, Kartons mit Dingen zu füllen, die man zwar nicht mehr am Arbeitsplatz braucht, die man aber noch nicht wegwerfen möchte. Diese Kisten können dann im Keller, Archiv oder Lager aufbewahrt werden. Um zu verhindern, dass die Kartons dort ewig stehen bleiben, beschriften Sie sie einfach folgendermaßen:

„Dieser Karton gehört ...... (Name). Wenn er nicht bis zum ...... (Datum) geöffnet wird, kann er ohne Betrachtung des Inhalts entsorgt werden.“

6. Hilfsmittel für ganz unentschlossene Wegwerfer: Entschärfte Vertikal-Stapel

Bei Papierdokumenten aller Art können Sie Ihren Wegwerf-Widerstand mit „entschärften Vertikal-Stapeln“ austricksen! Das brauchen Sie dafür:

  • Einen Ablagekorb mit der Beschriftung „Allgemeines“,
  • 12 Hängemappen für die Kalendermonate im Schreibtischauszug und
  • Papierkorb, Schredder oder Altpapier-Ablage.

In dem Ablagekorb sammeln Sie einen Monat lang all das, was eigentlich wegkann, was Sie aber lieber „doch noch mal aufheben“. Zur Monatswende räumen Sie den Korb leer und legen den Inhalt in die entsprechende Monats-Hängemappe ein.

Wenn Sie das ein paar Mal gemacht haben, haben Sie eine schöne Sammlung von ungeklärten Vorgängen, die Sie (so die Wahrscheinlichkeit) eine erkennbare Anzahl von Monaten nicht benötigt haben. Je nach Temperament und Platz können Sie jetzt entscheiden, ob Sie die Inhalte – ungeprüft(!) – nach 3, 6 oder 9 Monaten entsorgen.

Falls Sie sich mit dem „ungeprüft“ schwer tun, verstauen Sie das Papier einfach in DIN-A4-Umschlägen (besorgen Sie sich gegebenenfalls Bundfaltentaschen für 200 bis 300 Blatt), und legen Sie diese dann in den Hängemappen ab. Auf diese Weise können Sie die Inhalte ohne weiteren Sichtkontakt ins Altpapier geben.

7. Hilft beim Aussortieren von Erinnerungsstücken: Die „Pars pro Toto“-Strategie

Bei Gegenständen, die für Sie einen reinen Erinnerungswert haben, kommen Sie zumeist mit der „Pars pro Toto“-Strategie weiter. Das heißt: Sie suchen sich aus einer größeren Gruppe von Gegenständen einen besonders schönen aus, den Sie als Stellvertreter für das Ganze behalten. Alles andere geben oder werfen Sie weg. Das funktioniert beispielsweise gut im heimischen Arbeitszimmer bei Briefen, Fotos, alten Schul- und Uniunterlagen und generell bei Sammlungen jeder Art.

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