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Ordnung schaffen: Das Besucherbrillen-Prinzip

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Ordnung: Schauen Sie durch die Besucherbrille
© rangizzz - Fotolia.com

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Das Besucherbrillen-Prinzip funktioniert ganz einfach: Sie lassen jemand anderen Ihre Räumlichkeiten unter dem Gesichtspunkt der Ordnung beurteilen und erhalten so wertvolle Hinweise für Optimierungsmöglichkeiten.

Ordnung mal anders betrachtet

Ein ganz simples, aber sehr wirksames Prinzip für das einfache und motivierte Entsorgen bzw. Aufräumen ist das Besucherbrillen-Prinzip. Dabei leihen Sie sich einfach den Blick eines imaginären Gastes (je ordentlicher der Gast ist, umso besser funktioniert es) und betrachten Ihren Arbeitsplatz durch seine Brille: Sie sehen auf einmal ganz klar, was Sie verändern können und möchten!

So gehen Sie vor:

  • Stellen Sie sich wirklich eine konkrete Person vor, die neben Ihnen steht und mit einem langsamen 360-Grad-Blick den Raum „scannt“. Wählen Sie dafür unter Ihren Mitarbeitern/Kollegen jemanden, der Sie schätzt, der ein Stilempfinden hat, das Ihnen gefällt, und der von Natur aus sowohl ordentlich als auch gut organisiert ist.
  • Notieren Sie alles, was Ihnen per Besucherbrille auffällt, auf einer To-do-Liste. Denken Sie beim Formulieren der To-dos bereits ans Erledigen: Die einzelnen Aufgaben sollten Sie jeweils in maximal 30 Minuten abhaken können (beispielsweise ein Schrankfach, ein oder zwei Schubladen, zwei oder drei Regalmeter). Dann macht das Abarbeiten der Liste viel mehr Spaß, weil Sie regelmäßig einen schwungvollen „Erledigt“-Haken setzen können.
  • Notieren Sie bei den To-dos auch gleich die Ideen, die Sie beim Rundgang haben: „Pinnwand entrümpeln“, „CD-ROMs aussortieren, den Rest ordnen“, „Fachbücher anders organisieren“, „Kabelsalat entwirren“, „Ladegeräte zuordnen/entrümpeln“, „alte Bürogeräte entsorgen“, „neues Behältnis für Altpapier besorgen“ etc.
  • Halten Sie auf Ihrer To-do-Liste auch Details fest, die Ihnen im Moment vielleicht banal oder offensichtlich erscheinen. Denn zum einen wissen Sie ja noch nicht genau, ob Sie heute, morgen oder übermorgen dazu kommen, sich darum zu kümmern, und bis dahin sollten Sie diese Dinge nicht im Kopf behalten müssen. Und zum anderen ist das Aufschreiben wie eine Versicherung für die Zukunft: Wenn Sie sich beispielsweise einmal die Mühe gemacht haben, schriftlich festzuhalten, dass Sie die Kopierpapiervorräte in Zukunft nicht mehr auf dem Boden neben Ihrem Drucker, sondern im Schrankfach XY aufbewahren möchten, werden Sie beim nächsten Verstauen neuer Papiervorräte viel eher daran denken.

 

Ausreden gelten nicht

Der besondere Vorteil der Besucherbrille ist ihre (freundliche) Unbestechlichkeit. Sie selbst können jede Schmuddelecke erklären und tun das sicher sich gegenüber auch, wann immer Sie daran vorbeikommen: dass die CDs nur vorübergehend so im Regal gestapelt wurden, dass es ewig dauert, nach einer zu suchen, die sich weiter unten im Stapel befindet, dass die Ordner eigentlich alle mal ein ordentliches Rückenschild bekommen sollten, dass Sie die Verpackung des neuen Telefons einfach mal „sicherheitshalber“ aufheben ...

Der Besucher kennt diese Erklärungen nicht, sie interessieren ihn auch nicht. Sie werden feststellen: Wenn Sie die Besucherbrille tragen, haben die Erklärungen für Sie ebenfalls keine Bedeutung mehr. Sie haben nur noch den Wunsch, etwas zu verändern.

So motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zum Mitmachen

Wenn Sie die Aufräumaktion firmen- oder abteilungsübergreifend durchziehen möchten, hat sich folgender erster Schritt bewährt: Dokumentieren Sie den Ist-Zustand in Form von Fotos. Die Wirkung einer solchen Dokumentation ist groß:

  • Zu Beginn des Projekts sind die Vorher-Fotos wichtig für die Sensibilisierung und Motivation der Mitarbeiter – ganz im Sinne der „Besucherbrille“. Zeigen Sie ihnen die Bilder, und merken Sie an: „So sehen uns Kunden, Kollegen, Lieferanten ...“
  • Und beim Vorher/Nachher-Vergleich machen die Fotos stolz auf das Geschaffte. Außerdem motivieren sie alle Beteiligten dazu, die mühsam hergestellte Ordnung konsequent gegen die Tücken des Alltags zu verteidigen.
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