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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Organisation: So holen Sie mehr aus Ihrem Zeitbudget heraus

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Niemand kann vernünftig arbeiten, wenn alle paar Minuten das Telefon klingeltoder die Tür aufgeht. Deshalb sind Unterbrechungen auch der Zeitkiller Nummer 1! Ist es erst einmal vorbei mit der Konzentration, braucht der Mensch (abhängig vom Typ und von der Intensität der Unterbrechung) jedes Mal bis zu einer halben Stunde, um in den gewohnten Rhythmus zurückzufinden.

Deshalb stecken im Vermeiden von Unterbrechungen auch die größten Zeitreserven.

Nutzbar machen können Sie diese Reserven aber nur, wenn Sie das auch wirklich wollen. Fehlt Ihnen dazu die Konsequenz, müssen Sie sie sich antrainieren – zum Beispiel durch Selbstmotivation.

Motivieren Sie sich mit System

Sich für eine Einzelaufgabe zu begeistern, dafür braucht es nicht viel.

Um tagtäglich seinen inneren Schweinehund zu überwinden aber schon wesentlich mehr. Suchen Sie sich aus den unterschiedlichen Techniken diejenige heraus, die Ihnen am meisten zusagt:

Nutzen Sie besonders

  • Visualisierungsmethoden, wenn Sie sich oft auf Ihre Bauchgefühle verlassen oder gern in Bildern denken.
  • Sind Sie rationaler veranlagt, empfehlen sich vor allem analytische Methoden.

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Für welche Technik Sie sich auch entscheiden, für alle gilt: Gut geplant ist halb motiviert.

Erstellen Sie sich Zeitpläne (Tag oder Woche), die Sie auch wirklich einhalten können. Vorkalkulierte Pufferzonen helfen Ihnen dabei.

Bitte nicht stören!

Ihre Motivationsübungen werden Ihnen nicht nur helfen, besser zu arbeiten, sondern auch ungestörter.

Zum Beispiel wenn Sie den Störenfrieden freundlich, aber deutlich sagen können, dass Sie für ihre Anliegen oder Fragen im Augenblick keine Zeit haben.

Das wird nicht jedem gefallen, doch es geht um Ihre ganz persönliche Arbeitszeit und nicht um die Arbeitszeit von irgendwem.

Als Entgegenkommen oder Kompromiss können Sie den Störern ja einen Termin anbieten, zu dem Sie sich mit ihren Belangen beschäftigen können.

Ein Zeitpuffer von mindestens einer Stunde sollten Sie sich aber immer vorbehalten. Praxis-Tipp: Sitzen Sie allein in einem Büro, können Sie durchaus auch ein Schild an die Tür hängen, nicht gestört werden zu wollen.

Damit handeln Sie sich womöglich ein paar Frotzeleien der Kollegen ein, haben aber ganz sicher mehr Ruhe für Ihre Arbeit.

Wenn Sie dann auch noch Telefon und Anrufbeantworter abschalten, kann eigentlich nichts mehr schiefgehen.

Vorausgesetzt, Sie haben im Sekretariat Bescheid gesagt, mögliche Anrufe für Sie entgegenzunehmen.

Das Sofort-Prinzip Achten Sie einmal darauf, wie oft Sie einen Brief, eine Rechnung oder ein Lieferangebot in die Hand nehmen, um das Schriftstück dann – unerledigt – wieder wegzulegen.

In der Summe ist das eine gewaltige Zeitverschwendung. Machen Sie von jetzt an alles nur einmal – nämlich sofort! Je zügiger und zielstrebiger Sie arbeiten, umso entspannter wird Ihr Einkäuferalltag.

Das Sofort-Prinzip

setzt allerdings einigen Entscheidungswillen voraus. Fehlt Ihnen der, trainieren Sie ihn sich an (siehe oben):

  • Erledigen Sie bestimmte Arbeiten immer zur gleichen Zeit. Schreiben Sie Ihre Geschäftsbriefe z. B. immer nach der Frühstückspause. Ist Ihnen dieser Automatismus in Fleisch und Blut übergegangen, sollte die berüchtigte Aufschieberitis kein Problem mehr für Sie sein.
  • Teilen Sie Ihre Arbeit wie eine Torte ein und nehmen Sie sich ein Stück nach dem anderen vor. Beginnen Sie am besten mit dem größten und schwierigsten Stück. und Spannkraft nachlassen, legen Sie eine Pause ein.

Beispielsweise durch autogenes Training: Viele Übungen können Sie unbemerkt am Schreibtisch praktizieren.

In der Ruhe liegt die Kraft

Reichlich Zeit sparen können Sie auch, indem Sie ein, zwei Stunden völlig ungestört, also still arbeiten.

In diesen Stunden schaffen Sie deutlich mehr als sonst. Geeignet sind dafür die frühen Morgenstunden oder der Abend, beispielsweise in einem Konferenzraum oder in einem anderen Büro. Planen Sie diese Zeit ganz bewusst in Ihren Tagesablauf ein.

Wenn Sie mit einem Zeitplanbuch arbeiten, tragen Sie diese Zeiten dort auch wirklich ein und behandeln Sie sie mit der gleichen Wichtigkeit, als würden Sie einen Lieferanten besuchen.

Praxis-Tipp: Damit Ihr stilles Arbeiten gar nicht erst in den Ruch der Geheimniskrämerei kommt, informieren Sie wichtige Kollegen oder das Sekretariat, wo Sie sitzen und wie lange.

Die einen wie die anderen können auch Anrufe entgegennehmen oder Störenfriede abwimmeln.

Nutzen Sie Ihre Leistungshochs Im Großen und Ganzen haben die meisten Menschen ein Leistungshoch zwischen 8 und 12 Uhr.

Danach sackt die Leistungsfähigkeit bis zum späten Nachmittag deutlich ab, um ein zweites Hoch zwischen 18 und 21 Uhr zu erreichen.

Das sind natürlich nur verallgemeinerte Werte. Finden Sie heraus, wann Sie Ihre persönlichen Leistungshochs haben.

Schreiben Sie dazu einige Tage lang jeweils stündlich auf, wie leistungsfähig und konzentriert Sie sich fühlen (zum Beispiel in Tabellenform mit einer Bewertung in Schulnoten), Sie können sich aber auch ganz allgemein an Ihre Erfahrungen halten.

Auf jeden Fall sollten Sie wichtige Arbeiten in diese Leistungshoch-Zeiten legen, da Sie sie mit einer viel größeren Zeiteffizienz erledigen.

Weniger Wichtiges oder reine Routinearbeiten sind dann Zeiten vorbehalten, in denen Sie nicht ganz so in Top- Form sind.

Beachten Sie: Sofern Ihr Lieferant mitspielt, legen Sie wichtige Verhandlungen auch immer in diese Top-Formzeiten.

Nicht unbedingt um Zeit zu sparen, aber um mit wachen Geistern mehr aus einer Verhandlungsrunde herauszuholen.

Setzen Sie sich Zeitlimits

Und halten Sie sie auch ein! Ganz gleich ob Sie eine Aufgabe erledigen, einen geschäftlichen Termin wahrnehmen oder in einer Besprechung sitzen.

Haben Sie zum Beispiel eine neue Arbeit vor sich liegen, überschlagen Sie kurz, wo die Knackpunkte liegen, wie viel Zeit Sie für die Arbeit brauchen, und legen Sie dann einen Zeitrahmen fest.

Sie werden sehen, in 90 von 100 Fällen halten Sie diesen Zeitrahmen auch ein. Der Grund: Zeitlimits disziplinieren uns.

Mit ihrer Hilfe lassen wir uns nicht nur weniger ablenken, wir arbeiten auch konzentrierter und fokussierter auf eine konkrete Aufgabe hin.

Beachten Sie: Zeitlimits sind besonders auch bei Meetings und Besprechungen ein hervorragendes Mittel, Zeit zu sparen.

Überzeugen Sie Ihre Kollegen oder Mitarbeiter von diesem bewussten Umgang mit der Zeit. Häppchenweise ist besser Wie beim Essen, so ist es auch bei der Arbeit. An großen Brocken kann man sich schnell verschlucken.

Die bessere Lösung ist, aufwendige Arbeiten in sinnvolle Einzelaufgaben aufzuteilen und sie Stück für Stück zu erledigen – sozusagen in Häppchen.

Dadurch verlieren wahre Arbeitsberge ihren Schrecken, sie niemals bewältigen zu können.

Was ansonsten zur Folge hat, dass viele noch vor dem ersten Handschlag mutlos werden und gar nicht erst anfangen bzw. dieses Anfangen von einem Tag auf den anderen verschieben.

In Ihrer Einkaufspraxis können Sie folgendermaßen vorgehen: Überlegen Sie sich zuerst, welche Teilungssystematik den größten Sinn ergibt, und splitten Sie dann die Gesamtaufgabe in logisch zusammenhängende Unteraufgaben.

Akten oder Schriftstücke lassen sich zum Beispiel wunderbar teilen und systematisieren.

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