Die Top 3 der Büroorganisation Tipps für Ihren Arbeitsplatz

1. Büroorganisation Tipp: Hinterlassen Sie jeden Abend einen leeren Schreibtisch

Auch wenn das auf den ersten Blick unmöglich erscheint, probieren Sie es einmal aus. Es heißt ja nicht, dass alle Projekte, die Sie aktuell bearbeiten, bis zum Abend abgearbeitet sein müssen. Aber wenn Sie sich jeweils eine viertel Stunde vor Feierabend Zeit nehmen, alle im Laufe des Tages auf Ihrem Schreibtisch gelandeten Dokumente einmal in die Hand zu nehmen und zu entscheiden:

  1. Wegwerfen oder ablegen und
  2. bei gewünschter Ablage, die Entscheidung treffen: zu welchem Vorgang gehört das Dokument und es entsprechend abzulegen.

Im Ergebnis verschaffen Sie sich jeden Abend automatisch einen Kurzüberblick über die aktuellen Projekte und verringern die Gefahr, dass Ihnen etwas durchgeht deutlich. Und ganz ehrlich: Was gibt es schlimmeres, als wenn man sich schon morgens an einen unübersichtlichen Schreibtisch setzt?

2. Büroorganisation Tipp: Terminplanung überdenken

Denken Sie immer daran: Sie führen Ihren Kalender und Ihr Kalender führt nicht Sie. Dazu ist es aber auch nötig, dass Sie ihn absolut im Griff haben und immer wissen, welche Termine und Abgabetermine dort eingetragen sind. Ihr erster Blick morgens – bevor Sie sich auf Ihre Aufgaben stürzen – sollte Ihrem Kalender gelten. Darauf aufbauend ist es sinnvoll, dass Sie sich eine grobe Terminplanung für den Tag notieren. Wie z.B.

9-11 Uhr: Kurzfristig zu beantwortende E-Mails bearbeiten.

11 Uhr: Kaffee holen (auch Belohnungen nicht vergessen!)

11:05-13 Uhr: Konzeption von Produkt X abschließen, usw.

Wahrscheinlich werden Sie diesen Büroorganisation Tipp nur in den seltensten Fällen genauso durchführen können, weil Sie im Laufe des Tages von der Wirklichkeit eingeholt werden und kurzfristig auf Anfragen & Co reagieren müssen, von denen Sie morgens noch keine Kenntnis hatten. Sie behalten aber so einen guten Überblick über den Stand Ihrer Projekte. Es ist auch für Ihre Motivation wichtig, dass Sie am Ende Ihres Arbeitstags wissen, was Sie alles geschafft haben..

3. Büroorganisation Tipp: Optimierung Ihrer Ablage

Häufig ist das Ablagesystem irgendwann mal vom Vorgänger übernommen worden und wurde im Laufe der Zeit an Ihre Ablagevorlieben angepasst. Entstanden ist ein heilloses Durcheinander. Der eine Ordner beinhaltet die Kunden geordnet nach dem Alphabet, der nächste nach Quartalsvorgängen, …

Nehmen Sie sich einmal die Zeit und überlegen Sie sich, wie Ihr persönliches ideales Ablagesystem aussehen würde. Und dann nehmen Sie sich die wichtigsten Ordner vor. Ordner, die Sie sowieso seit Jahren nicht mehr angeschaut haben, lassen Sie außer Acht, vernichten diese oder bringen sie im Idealfall ins Archiv. Den Rest legen Sie nach Ihrer Ablageordnung ab.

Diese Büroorganisation Tipps macht im ersten Schritt Arbeit, Sie werden aber sehr schnell durch effizienteres Arbeiten profitieren und die aufgewendete Zeit in wenigen Wochen wieder aufgeholt haben.

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