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Projekte durchführen: Der Schlüssel zum Erfolg ist eine professionelle Projektplanung

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Team plant gemeinsam ein Projekt
© Kzenon - Fotolia.com

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Ein wichtiger Punkt auf dem Weg zum erfolgreichen Projekt ist das Festlegen der Arbeitspakete.

Jedes Projekt ist nur so erfolgreich wie seine Planung. Gerade, wenn Sie im Nonprofit-Bereich tätig sind, gehört eine professionelle Projektplanung aber nicht unbedingt zu Ihrer täglichen Arbeit. Gerade eine professionelle Projektplanung ist aber wichtig, um Ihrem Projekt die notwendige Struktur zu geben. Damit Sie das Projektziel erreichen und den Projektauftrag erfüllen, sollten Sie das Projekt in Einzelschritten planen und jedem Projektmitarbeiter bestimmte Arbeitspakete zuweisen.

Diese 5 Punkte sind das Geheimnis einer professionellen Projektplanung

1. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan

Jede professionelle Projektplanung beginnt mit einem Projektstrukturplan. Beim Projektstrukturplan unterteilen Sie das Projekt visuell in verschiedene Teilaufgaben. Es ist in seinem Aufbau vergleichbar mit einem Organigramm. Jede Teilaufgabe ist wiederum in Arbeitspakete aufgeteilt, die jedes Teammitglied dann verantwortlich übernimmt. Beispiel: Sie wollen in Ihrer Kita ein gesundes Frühstück einführen. Dann könnten die Teilaufgaben lauten: Projekt bei den Eltern vorstellen, Zustimmung der Eltern einholen, Hygienevorschriften recherchieren etc. Als Arbeitspaket für die Teilaufgabe „Projekt bei den Eltern vorstellen“ könnte dann definiert werden: Elternabend organisieren, Flyer erstellen, Informationen über ein Referenzprojekt aus einer anderen Kita besorgen etc. Hinweis: Zunächst werden Sie nur eine grobe Planung erstellen können, die  Sie nach und nach ergänzen. Auch die Tätigkeitsbeschreibungen für die einzelnen Arbeitspakete erstellen Sie erst nach den ersten Planungstreffen gemeinsam mit Ihren Teammitarbeitern.

2. Bestimmen Sie die Meilensteine

Meilensteine markieren wichtige Zwischenziele eines Projektes. Diese Ziele sind mit dem Abschluss von wichtigen Projektschritten verbunden. Auch die Meilensteine werden zu Beginn eines Projektes festgelegt. Ob ein Meilenstein erreicht wurde, überprüfen Sie in einer Meilensteinsitzung, in der jedes für das Erreichen des Ziels verantwortliche Teammitglied kurz über den aktuellen Status quo seines Arbeitspakets berichtet.

3. Legen Sie den Terminplan fest

Jedes Arbeitspaket ist mit einem bestimmten Aufwand an Zeit und Arbeitseinsatz verbunden. Schätzen Sie so genau wie möglich, wie viele Stunden oder Tage die jeweiligen Teammitglieder für die in ihrer Verantwortlichkeit liegenden Arbeitspakete benötigen, um das angestrebte Projektziel zu erreichen. Bleiben Sie bei Ihrer Schätzung realistisch – und planen Sie immer Pufferzeiten ein, falls es zu Verzögerungen im Projekt kommen sollte.

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 4. Schätzen Sie den finanziellen Aufwand für die Arbeitspakete

Die einzelnen Arbeitspakete, aber auch viele andere Posten des Projektes kosten Geld. Aus den Einzelkosten können Sie die Gesamtkosten für das Projekt hochrechnen. Schätzen Sie den finanziellen Aufwand so realistisch wie möglich. Vermeiden Sie böse Überraschungen, weil Sie den finanziellen Aufwand eines Arbeitspakets falsch berechnet haben und sich das Projekt damit deutlich verteuert. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Kostenplanung daher sämtliche Kosten von Personal, Material, Geräten, Räumlichkeiten etc.

5. Gehen Sie auf mögliche Risiken ein

Auch bei einer professionellen Projektplanung können Risiken bei der Durchführung eines Projekts auftreten. Die Risikoanalyse dient dazu, die Folgen von möglicherweise eintretenden Risiken abzuschätzen, um optimal darauf reagieren zu können, falls sie auftreten sollten. Zu den Risiken bei der Projektarbeit gehören z. B. der plötzliche Ausfall eines Teammitglieds durch Krankheit, Terminverschiebungen, auf die Sie keinen Einfluss haben, Konflikte innerhalb des Teams. Wenn Sie z. B. ein Projekt durchführen, bei dem Sie auf die Arbeit von anderen (Organisationen) angewiesen sind, sollten Sie abschätzen können, ob Sie diese auch pünktlich erhalten.

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