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So gibt es keine endlos langen E-Mail-Stapel mehr – und die Arbeit geht leichter von der Hand

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E-Mail
Urheber: Rawpixel.com | Fotolia

Von Günter Stein,

Nahezu jeder Selbstständige, den ich persönlich kenne, klagt über die „endlosen E-Mails“, die Tag für Tag eintreffen und über den gewaltigen E-Mail-Rückstau auf dem PC. Sie auch? Dann kommt der folgende Tipp wie gerufen. Denn er macht aus Ihrem vollen Posteingang eine übersichtliche To-do-Liste!

Ein voller E-Mail-Posteingang ist das moderne Äquivalent zu Stapeln auf dem Schreibtisch: Er gibt Ihnen das ungute Gefühl, dass da noch etwas auf Erledigung wartet. Und das Gefühl ist allgegenwärtig. Es macht unnötig Druck – und kann Sie auch noch lang bis in den Feierabend beschäftigen.

Der Posteingangsordner ist nur Durchgangsstation


Eine dauerhafte und alltagstaugliche Ordnung bekommen Sie, wenn Sie in Zukunft Ihren Posteingang nicht mehr als Ablage, sondern als To-do-Liste betrachten. Alles, was hier landet, ist erst einmal eine Aufgabe und erfordert von Ihnen eine Aktion, ob das nun das Löschen, Weiterleiten, Archivieren oder Beantworten ist.

Der Posteingangsordner ist damit keine Ablage, sondern nur ein Durchgangsbereich. Ziel ist es, den Posteingang immer wieder so leer wie möglich zu bekommen. Ihr Vorteil: Wenn sich im Posteingang nur die E-Mails befinden, bei denen Sie noch irgendetwas tun müssen, sehen Sie auf einen Blick, welche Arbeiten noch anstehen. Sie ersparen sich also in vielen Fällen das Umwandeln in eine Aufgabe (in Outlook) bzw. das Notieren auf einer To-do-Liste.

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Und so setzen Sie das um

Schritt 1: Legen Sie sich eine Ablage an

Welche Ordner Sie einrichten, hängt von Ihren Aufgaben ab, beispielsweise Ordner für Ihre Kunden, Auftraggeber und andere Kontakte, für Projekte oder Vorgänge. Bilden Sie, wenn nötig, mehrere Ordnerebenen, beispielsweise

  • auf der obersten Ebene „Kunden“,
  • dann darunter „Kunde A“, „Kunde B“ etc., und eventuell
  • darunter Ordner für einzelne Aufträge oder Projekte.

Auch das Untergliedern Ihres Posteingangsordners kann sinnvoll sein, wenn dort mehr To-do-Mails bleiben, als auf dem Bildschirm Platz haben. Dann können Sie beispielsweise einen Ordner für Aufgaben anlegen, die erst am folgenden Tag („Morgen“) oder in der folgenden Woche („Woche“) zu erledigen sind, oder für E- Mails bzw. Aufgaben, für die Sie noch auf Informationen von anderen warten („Warten“).

Tipp: Die Ordner-Reihenfolge festlegen Die Ordner werden in Outlook alphabetisch sortiert. Wenn Sie mit be- stimmten Ordnern sehr häufig arbeiten, können Sie sie ganz an den Anfang der Liste platzieren – dazu setzen Sie einfach vor den eigentlichen Namen eine Ziffer („1Projekt“). Noch vor die Nummern-Ordner platzieren Sie Ordner, indem Sie vor den Namen einen Unterstrich setzen („_Morgen“).

Schritt 2: Räumen Sie Ihren Posteingang leer


Damit Ihr Posteingangsordner als To-do-Liste funktioniert, muss er mehr oder weniger leer sein. Wenn Sie jetzt dort noch viele Alt-E-Mails stehen haben, sollten Sie die in den kommenden Tagen nach und nach aufräumen. Sie müssen dabei aber nicht Mail für Mail durchgehen, der größere Teil lässt sich schnell und einfach mithilfe der Suchfunktion bearbeiten:

Lassen Sie unter dem Absender („von“) nach einem Namen suchen, und verschieben Sie alle aufgefundenen E-Mails in einem Rutsch in den betreffenden Kontakt- oder Projektordner.

Auf dieselbe Weise können Sie Newsletter, Amazon-Empfehlungen und Ähnliches entweder über eine Absender- oder eine Betreff-Suche sammeln lassen und dann bequem als Gruppe löschen. Nur die E-Mails, die sich nicht sinnvoll suchen lassen, gehen Sie am Ende einzeln durch.

Tipp: Gesendete E-Mails ablegen Outlook und andere Mail-Programme speichern Kopien der gesendeten E-Mails im Ordner „Gesendete Objekte“ bzw. „Gesendete Elemente“. Diesen Ordner sollten Sie regelmäßig durchgehen und die E-Mails daraus in den jeweiligen Kunden- oder Projektordner verschieben, die anderen E-Mails dagegen löschen.

Schritt 3: So arbeiten Sie mit dem neuen System


Reservieren Sie sich in Ihrem Arbeitsablauf bestimmte Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails. Geben Sie sich ausreichend Zeit, um das Gros der E-Mails auch wirklich direkt bearbeiten zu können! Gehen Sie dann die neu eingegangenen E-Mails durch:

  • Alles, was nicht von Bedeutung ist, löschen Sie sofort.
  • Alles, was Sie innerhalb von 2 bis maximal 5 Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort. Danach verschieben Sie die jeweilige E-Mail in den entsprechenden Ordner oder löschen sie.
  • Wenn das Bearbeiten einer E-Mail länger dauert bzw. im Moment keine hohe Priorität hat, lassen Sie die E-Mail im Posteingang (bzw. verschieben sie in die Ordner „Morgen“ oder „Woche“).

Wenn nötig, tragen Sie die Aufgaben zusätzlich in den Aufgabenplaner ein oder machen sich eine Wiedervorlage-Notiz dazu. Sie werden sehen: Wenn Sie ein paar Tage lang mit diesem „neuen“ System gearbeitet haben, verliert der Posteingang schnell viel von seinem Schrecken – und Sie arbeiten mit weniger Druck die E-Mails ab. Ellenlangen E-Mail-Rückstau kann es so nicht mehr geben. 

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