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Warum sich ein systematischer Projektabschluss lohnt – auch wenn die Zeit knapp ist

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Kollegen stoßen gemeinsam mit Sekt an
© Werner Heiber- fotolia.com

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Bei vielen Projekten erfolgt kein systematischer Projektabschluss. Ein Fehler: Denn es lohnt sich für die Organisation zukünftiger Projekte, auch dieser Projektphase stärkere Bedeutung beizumessen.

Der Projektabschluss ist nach der DIN-Normenreihe 69905 das „formale Ende des Projekts“ und besteht in der „Beendigung aller Tätigkeiten, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen“. Doch nur in wenigen Projekten erfolgt ein systematischer Projektabschluss. Noch seltener werden die Projektergebnisse gründlich dokumentiert. Dabei sollten Sie auch dieser Projektphase entsprechende Bedeutung beimessen und sie keinesfalls vernachlässigen. Denn für die Organisation zukünftiger Projekte kann Ihnen ein systematischer Projektabschluss die Arbeit erleichtern.

Projektabschluss: Diese 4 Punkte sollten Sie auf jeden Fall beachten

1. Verfassen Sie einen Abschlussbericht
Normalerweise verlangt ein Projektträger, der das Projekt finanziell gefördert hat, auch einen Abschlussbericht von Ihnen. Bei kleineren Projekten, für die Sie keine öffentlichen Gelder verwendet haben, sind Sie auch nicht zu einer schriftlichen Dokumentation der Projektergebnisse verpflichtet. Trotzdem sollten Sie auch in diesem Fall einen Projektabschlussbericht verfassen. Ziel dieses Berichts ist die Darstellung der Projektergebnisse. Außerdem setzen Sie den Projekterfolg in Bezug zu den einzelnen Projektphasen, der Dauer und den Zielen des Projekts.

In den Projektabschlussbericht gehören Betrachtungen zu folgenden Punkten:

  • Ziele des Projekte
  • Projektphasen und Meilensteine
  • Aufwand und Kosten
  • Termine
  • Nutzen

Der Bericht sollte auch die Stärken und Schwächen sowie die Probleme und Erfolge des Projektes darstellen. Nur so bietet er ein realistisches Bild des Projekts mit einem hohen Nutzwert für zukünftige vergleichbare Projekte.

2. Archivieren Sie die Projektdokumentation
Während der einzelnen Projektphasen sammeln Sie wichtige Projektunterlagen wie Verträge, Planungsunterlagen, Zwischenergebnisse, Zwischenberichte, Protokolle und Korrespondenz. Nach dem Projektabschluss sollten Sie all dies ordnungsgemäß archivieren und anderen zugänglich machen. Falls es Nacharbeiten geben sollte oder vertragliche Dinge zu klären sind, ist ein schneller Zugriff auf die archivierten Dokumente wichtig.

3. Lösen Sie die Projektorganisation aufIn der Projektabschlussphase wird auch das Projektteam aufgelöst. Die Projektmitarbeiter erhalten neue Aufgaben. Besprechen Sie rechtzeitig, wie es für die einzelnen Mitarbeiter weitergeht, und leiten Sie diesbezügliche Maßnahmen in die Wege. So können Sie die Motivation auch für die verbleibenden Arbeiten sicherstellen.

4. Führen Sie eine Projektabschlusssitzung durch
Auch wenn der Projektplan eine offizielle Projektabschlusssitzung mit dem Projektträger bereits vorsieht: Sie sollten auf jeden Fall auch eine interne Sitzung gemeinsam mit den Projektmitarbeitern durchführen. Ziel dieses Treffens ist es, die in den einzelnen Projektphasen gemachten Erfahrungen auszuwerten und die Projektergebnisse so zu sichern, dass sie auch für zukünftige vergleichbare Projekte von Nutzen sind. Darüber hinaus hat eine Projektabschlusssitzung auch symbolischen Charakter: Sie macht allen Beteiligten klar, dass das Projekt jetzt abgeschlossen ist.

So schließen Sie Ihr Projekt erfolgreich ab

  1. Terminieren Sie die Projektabschlussphase mit Anfangs- und Endtermin.
  2. Setzen Sie einen Termin für die Projektabnahme / -übergabe fest.
  3. Erstellen Sie eine Nachkalkulation, und analysieren Sie die aufgelaufenen Kosten.
  4. Planen Sie eine Projektabschlusssitzung und bereiten Sie diese gut vor.
  5. Sorgen Sie dafür, dass das Protokoll der Projektabschlusssitzung erstellt wird.
  6. Achten Sie darauf, dass Erfahrungen ausgewertet werden und Nachfolgeprojekten zur Verfügung stehen.
  7. Überprüfen Sie die Dokumentation auf Vollständigkeit.
  8. Sorgen Sie dafür, dass sämtliche Projektdokumente so archiviert werden, dass ein späterer Zugriff leicht möglich ist.
  9. Planen Sie rechtzeitig eine Abschlussfeier, und stellen Sie die Mittel dafür bereit.

Einfach downloaden und direkt lesen: In ,,Qualitätssicherung in Projekten" erfahren Sie, wie Sie Qualität in jedem Projekt sicherstellenn können!

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