Gratis-Download

In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

Jetzt downloaden

Wie Sie Ihre Ablage optimal gestalten

0 Beurteilungen
Urheber: Nomad_Soul | Fotolia

Von Astrid Engel,

Ein gut funktionierendes Ablagesystem ist der Garant für ein reibungslos funktionierendes Backoffice. Das Ziel eines jeden Ablagesystems lautet: die gewünschte Information schnellstmöglich zu finden und - ohne viel nachdenken zu müssen - am richtigen Ort ablegen zu können.

Nutzen Sie die guten alten W-Fragen

Wie gut ist Ihr Ablagesystem?

Ein gutes Ablagesystem ermöglicht Ihnen, jede Unterlage innerhalb einer Minute zu finden - oder weniger. Klappt das bei Ihnen immer gut? Wenn nicht, helfen Ihnen die folgenden Tipps dabei, Ihr Ablagesystem zu optimieren.

Aber: Ein langjährig funktionierendes Ablagesystem umzustrukturieren ist nicht einfach. Zu eingefahren sind die Gewohnheiten. Lassen Sie sich am besten von W-Fragen beim Aufbau Ihres neuen Ablagesystems leiten. So kommen Sie zu Ihrer für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Ablageform. Denn ein einheitliches System, das für alle gleich gut geeignet ist, gibt es leider nicht.

Beispiel: Arbeitsverträge

Stellen Sie sich für jeden Dokumententyp die folgenden W-Fragen:

  • Warum sollen Arbeitsverträge abgelegt werden? Es sind rechtliche Dokumente, die Beweisfunktion haben.
  • Wo sollen Arbeitsverträge abgelegt werden? Im Ablagebereich Personal unter Verschluss.
  • Wie können Arbeitsverträge am besten abgelegt werden? In der Personalakte der jeweiligen Mitarbeiter.
  • Wer legt das Dokument ab? Der Chef, Personalverantwortlicher oder Assistentin.
  • Wer soll darauf Zugriff haben? Der Zugriff ist nur für autorisierte Mitarbeiter.
  • Wie lange müssen Arbeitsverträge aufbewahrt werden? So lange, bis alle Ansprüche des betreffenden Mitarbeiters rechtlich einwandfrei abgegolten sind.

Die optimale EDV-Ablage

Auch Ihr EDV-Ablagesystem sollte einer logischen Ordnung folgen: Hierfür hat es sich bewährt, sowohl bei internem als auch bei externem Schriftverkehr nach Dateiname und Pfad abzuspeichern. Denn wenn Sie den Pfad nicht wissen, ist es schwierig, das Dokument in einer umfangreichen EDV-Ablage wiederzufinden. Mit der Pfadangabe reduzieren Sie Suchzeiten signifikant.

Strukturieren Sie außerdem Ihre Festplatte mit klar gegliederten Unterverzeichnissen. Versuchen Sie auch, Papier- und EDV-Ablage bezüglich der Ordnungskategorien und -begriffe so weit wie möglich zu vereinheitlichen.

Anzeige

Die Vorteile für Sie

Sie haben einen enormen Zeitgewinn durch kürzere Such- und Ablagezeiten. Ein funktionierendes Ablagesystem ist besonders wichtig, wenn Sie Mitarbeiter haben: Wenn Sie und andere immer genau wissen, wohin die Dokumente abgelegt werden sollen, dann ist es auch ganz einfach, sie wiederzufinden. Damit sind alle viel motivierter die Ablage auf dem aktuellen Stand zu halten und es sammeln sich erst gar keine Ablageberge mehr an.

Organisation & Zeitmanagement

Erhalten Sie mit "Organisation & Zeitmanagement" Organisationstipps für ein effizientes Zeitmanagement im Beruf kostenlos per E-Mail.

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Kompetent, wertvoll und effizient im Büro

Magazin für professionelles Büromanagement

Für einen freien Kopf und mehr Zeit für das Wesentliche.

Expertengeprüfte Anleitungen, Tools und Tricks für E-Mails, Kontakte, Kalender & Co.

Mehr Fokus. Mehr Zeit. Mehr Ich.

Mit einfachen Maßnahmen zu nachhaltigem Unternehmenserfolg