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Das 4-Körbe-System: Eine Schnellstraße für Ihre To-dos

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Schnellstraße für Ihre To-dos: Das 4-Körbe-System
© VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG

Erstellt:

Praxistauglich für alle Arten von Aufgaben ist das 4-Körbe-System. Sie brauchen dafür nur 4 Ablagekörbe, die dann – ähnlich wie auf einer Schnellstraße – eine zielgerichtete Verarbeitung vom Eingang bis zum Ausgang lenken. Lesen Sie hier mehr darüber.

Ein häufig gepriesenes Prinzip des Aufgabenmanagements ist das „One touch only“-Prinzip: Danach verarbeiten Sie jedes Dokument, das auf Ihrem Schreibtisch landet, möglichst beim ersten In-die-Hand-Nehmen. Die Idee ist schön, funktioniert leider jedoch nur bei solchen Aufgaben, die Sie nach dem Direkt-Prinzip auch sofort erledigen können.

Eine Erweiterung dieser Idee und praxistauglich für alle Arten von Aufgaben ist dagegen das 4-Körbe-System. Sie brauchen dafür nur 4 Ablagekörbe, die dann eine zielgerichtete Verarbeitung vom Eingang bis zum Ausgang lenken. Grundregel: Wird ein Dokument aus einem Korb herausgenommen, kehrt es nicht mehr dorthin zurück.

 

So richten Sie sich Ihre Schnellstraße ein

Stellen Sie sich 4 Ablagekörbe auf den Schreibtisch, am besten übereinander gestapelte schwenkbare: So sparen Sie Platz, und Sie haben dennoch einen guten Blick auf die jeweiligen Inhalte. Beschriften Sie die 4 Ablagekörbe mit

1. Eingang

2. Tagesaktivitäten

3. Laufend

4. Ausgang

   

  

Die Aufgaben der 4 Ablagekörbe:

  1. In den Eingangskorb gehört alles, was auf Ihrem Schreibtisch ankommt: Ihre Eingangspost, eine Anfrage, die ein Kollege vorbeibringt, eine Fachzeitschrift, die über den internen Verteiler bei Ihnen landet, Telefonnotizen von Ihrer Sekretärin etc.
  2. Zu den Tagesaktivitäten gehört alles, was Sie am selben Tag bearbeiten werden.
  3. Wenn Sie eine Aufgabe nicht ganz abschließen können, etwa weil Sie einen Gesprächspartner im Moment telefonisch nicht erreichen, wird das entsprechende Dokument in den Korb mit Laufendem gelegt – es kommt nicht zurück zu den Tagesaktivitäten! Der Korb „Laufend“ hat also die Funktion, als eine Art Tages-Wiedervorlage den One-way-Prozess bei Ihrem Aufgabenmanagement zu sichern.
  4. In den Ausgangskorb kommt Ihre Ausgangspost. Den Bereich Ausgang können Sie je nach Ihren individuellen Erfordernissen auch erweitern: Wenn Sie beispielsweise viel delegieren, können Sie hier eine Art Postfachsystem für Ihre Mitarbeiter installieren, mit 1 Fach pro Mitarbeiter, in das Sie delegierte Aufgaben einlegen können (Details dazu weiter unten).

Sanfter Richtungszwang: So funktioniert die Schnellstraße

Alle eingehenden Dokumente kommen automatisch in den Eingangskorb. Diesen leeren Sie mehrmals täglich. Dabei nehmen Sie eine Unterlage nach der anderen zur Hand und fragen:

  • Kann ich das wegwerfen? Wenn ja, werfen Sie es weg.
  • Kann ich es gleich ablegen? Wenn ja, dann legen Sie es ab – und zwar direkt dorthin, wo es hingehört: in den entsprechenden Ordner, Stehsammler bzw. in die entsprechende Hänge- oder Einstellmappe.

Wenn es eine Aktivität erfordert:

  • Kann ich die Aufgabe delegieren? Wenn ja, schreiben Sie sofort einen entsprechenden Delegationsvermerk auf das Dokument (Wer soll was bis wann erledigen?) und legen das Dokument selbst in das Fach/die Mappe des entsprechenden Mitarbeiters.
  • Oder muss ich es selbst erledigen? Wenn ja: Kann ich es jetzt sofort erledigen? Dann erledigen Sie es sofort – oder legen Sie es in den Tagesaktivitäten-Korb.
    Oder ist es eine größere Aufgabe, für die Sie einen Erledigungstermin suchen sollten? Dann tragen Sie jetzt sofort in Ihren Terminkalender einen Erledigungstermin ein und legen das Dokument entweder in die Wiedervorlage oder direkt in die Ablage – in den entsprechenden Ordner bzw. in die entsprechende Hänge- oder Einstellmappe.
  • Oder ist es etwas, was ich nur lesen werde? Dann legen Sie es in Ihr Lektürefach (wie beispielsweise bei Büchern, Fachzeitschriften etc.) oder gleich in Ihre mobile Lektüremappe (wenn es ein kürzerer Text ist – etwa eine Kopie oder ein Zeitungsausschnitt).

Umsetzungs-Tipp: Betrachten Sie einmal ganz bewusst alle Unterlagen, die auf Ihrem Schreibtisch landen (bis hin zur kleinsten Notiz), als Aufgaben. Denn auch das Entscheiden darüber, ob Sie einen Prospekt wegwerfen oder ablegen, ist eine Aufgabe. Selbst das Übertragen einer Internet-Adresse aus einem Zeitungsartikel ist eine Aufgabe. Wenn Sie stur die entsprechende Aufgabe hinter dem Dokument sehen, haben Sie mit der Erledigung schon halb begonnen!

Für Viel-Kommunizierer: Individuelle Systeme am Arbeitsplatz

Für Kommunikationspartner wie interne oder freie Mitarbeiter, an die Sie häufig Aufgaben delegieren oder Informationen weiterleiten, sollten Sie direkt am Arbeitsplatz ein spezielles Kommunikationssystem einrichten. Je nach Umfang des anfallenden Materials sind folgende Systeme geeignet:

  • Viel Material: Richten Sie auf dem Schreibtisch oder auf einem im Sitzen erreichbaren Beistelltisch ein Postfachsystem ein: übereinander gestapelte offene Sortierfächer, die niedriger sind als die üblichen Ablagekörbe.
  • Alternative bei viel Material, allerdings nicht ganz so bequem im Zugriff: Legen Sie für jeden Kommunikationspartner eine Hängemappe an – im direkten Zugriff in Ihrem Hängeregisterschrank am Schreibtisch.
  • Weniger Material: Legen Sie für jeden Kommunikationspartner jeweils eine Einstellmappe an. Großer Vorteil gegenüber der Hängeregistratur: Die Mappen selbst brauchen viel weniger Platz.

Sammeln Sie in Ihrem Kommunikationssystem nicht nur Delegationen, sondern auch andere Notizen, die den Gesprächspartner betreffen: eine Idee, die Sie mal besprechen wollen, eine Frage, eine Information, ein Zeitungsartikel, der für denjenigen interessant sein könnte, etc. Die Fächer/Mappen leeren Sie dann in regelmäßigen Abständen. Oder Sie gehen sie durch, wenn Sie den jeweiligen Ansprechpartner ohnehin gerade am Telefon haben.

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