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Das Reichweite-Prinzip: So haben Sie alles Wichtige im Griff

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Alles hat seinen festen Platz
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Was nicht entsorgt wird, bekommt einen festen Platz: Das System des festen Platzes am Schreibtisch und drum herum hat nicht nur deutliche Vorteile, wenn Sie etwas brauchen (und sofort finden). Es erspart Ihnen auch in Zukunft erhebliche Aufräumzeiten.

Was nicht entsorgt wird, bekommt einen festen Platz

Entsorgen oder sinnvoll beheimaten? Dabei geht es um die Büro-Zweittasse, Heftklammern und den Locher ebenso wie um das Fachzeitschriftenarchiv, Garantiebelege, Betriebsanleitungen, Ihr Projektarchiv auf CD-ROM, Ladegeräte oder Ausdrucke interessanter Internet-Artikel. Dabei geht es selbst um Ihre Ideen und Notizen. Auch die brauchen eine Heimat – ein geeignetes Notizmanagement-System –, wenn Sie sie aufbewahren und nutzen möchten.

Das System des festen Platzes hat nicht nur deutliche Vorteile, wenn Sie etwas brauchen (und sofort finden). Es erspart Ihnen auch in Zukunft erhebliche Aufräumzeiten. Denn Sie können mit wenigen Handgriffen und zielsicher alles an seinen Platz zurücklegen, wenn Sie es nicht mehr brauchen.

 

Da Sie gerade dabei sind, bietet es sich an, die Sache des festen Platzes mit der Frage nach dem optimalen Platz zu verbinden. Das ist ebenfalls eine lohnende Investition: Denn wenn Sie Gegenstände zukünftig dort aufbewahren, wo Sie sie brauchen, werden Sie ganz automatisch viel besser Ordnung halten – und sich weitere größere Aufräumaktionen ersparen.

Bei der Festlegung des optimalen Platzes gehen Sie von der Frage aus, wie häufig und wo Sie einen Gegenstand benutzen. Im Zentrum steht also nicht der Gegenstand, im Zentrum stehen Sie, Ihre Arbeit und was Sie dafür benötigen. Diesem „umgekehrten Denken“ trägt das Reichweite-Prinzip Rechnung, bei dem Sie 3 Kategorien unterscheiden.

Ihre Vorgehensweise: Von innen nach außen

Um das Motto des festen und sinnvollen Platzes unkompliziert zu berücksichtigen, gehen Sie beim Aufräumen am besten von innen nach außen vor, das heißt: Sie beginnen mit Ihrem Schreibtisch (Kategorie I), nehmen sich dann die Schreibtischumgebung vor (Kategorie II) und kümmern sich erst dann um weitere entfernte Orte im Büro oder außerhalb des Büros. Auf diese Weise können Sie Gegenstände, die sich auf den kostbaren Innenpositionen breitgemacht haben, systematisch und kompromisslos auf die „billigeren Plätze“ verscheuchen.

 

 

 

Kategorie I, die Fläche auf dem Schreibtisch: Premium-Ort für Ausgewähltes

Der „heilige“ Bereich ist Ihre Schreibtischplatte. Und die Frage, die Sie sich diesbezüglich stellen sollten, lautet: Was brauchen Sie dort? Was brauchen Sie dort wirklich, das heißt täglich? Also beispielsweise

  • das Telefon: und zwar sinnvollerweise so platziert, dass Sie es als Rechtshänder mit der linken Hand und als Linkshänder mit der rechten greifen können, um die andere Hand frei zu haben fürs Notizenmachen),
  • Bildschirm und Tastatur (sofern Sie dafür nicht einen 2. Tisch eingerichtet haben),
  • eine Stifteschale (bzw. ein Stifteköcher) mit den 4 oder 5 ständig gebrauchten Stiften (und jeweils nur 1 pro Sorte – 1 Kugelschreiber, 1 Bleistift etc.) und dem Brieföffner,
  • eventuell eine Wiedervorlagemappe,
  • übereinander gestapelte Ablagekörbe (am besten zum Herausziehen oder auch schwenkbar),
  • eventuell ein kleines Behältnis für CD-ROMs, die Sie als Arbeitswerkzeuge täglich benutzen,
  • Ihr Zeitplanbuch oder „Super-Buch“, wenn Sie Ihre Aufgaben auf Papier festhalten,
  • Ihre Adressen – im Rolodex, Karteikasten oder Zeitplanbuch,
  • was immer sonst Sie mehrmals täglich benutzen wie beispielsweise Post-its oder einen Notizzettelblock.

Die eiserne Regel: Geizen Sie mit dem Platz auf und um Ihren Schreibtisch. Schaffen Sie sich Raum zum Denken!

4 typische Beispiele für Gegenstände, die auf dem Schreibtisch zumeist überflüssig sind:

  • Häufig überschätzt wird der Zugriff auf Lexika und Handbücher, die auf dem Schreibtisch kostbaren Platz okkupieren. Wenn Sie darin nicht täglich etwas nachschlagen: ab ins Büroregal damit!
  • In den meisten Büros ist ein Großteil der Faxkommunikation inzwischen durch E-Mail ersetzt worden. Das Faxgerät behauptet aber noch immer seinen 1a-Platz direkt am Schreibtisch. Wenn das bei Ihnen der Fall ist, lagern Sie Ihr Gerät in eine entfernte Büroecke aus, und nutzen Sie den gewonnenen Raum beispielsweise für einen hochspezialisierten Schubladenschrank.
  • Der Scanner ist ein echter Platzfresser: Da er nach oben geöffnet werden muss, wird er gern auf den Schreibtisch gestellt oder er blockiert ähnlich kostbaren Platz auf einem Beistelltisch. Die Platzspar-Lösung: Besorgen Sie sich einen niedrigen Schubladenschrank mit Rollen, auf dem Sie den Scanner unter den Schreibtisch rollen können. Zur Benutzung ziehen Sie ihn dann einfach hervor.
  • CD-ROMs und DVDs tendieren immer mehr dazu, zwischen Laufwerk und Aufbewahrungs-Kassette durcheinanderzugeraten und Chaos zu produzieren. Je weniger Sie davon am Schreibtisch haben, umso besser! Für die CDs, die Sie wirklich dauernd brauchen, reicht wahrscheinlich ein Klappständer auf dem Tisch.

Kategorie II, um den Schreibtisch herum: Kostbarer Raum in direkter Zugriffsnähe

Bei dieser Kategorie geht es um die Schubladen, Regalfächer etc., die sich in Ihrer direkten Zugriffsnähe befinden, das heißt: die Sie mit einer Körperdrehung erreichen können, ohne dafür aufstehen zu müssen. Hier bringen Sie alles unter, was Sie täglich oder doch mindestens wöchentlich in Gebrauch haben. Das können beispielsweise sein:

  • Arbeitsmittel wie z. B. Schere, Tesafilmabroller, Hefter, Locher, Büroklammern, Gummibänder, Taschenrechner, Nachfüllvorräte (Ersatzstifte, Minen, Patronen, Heftklammern, Tesafilmrollen, Post-its etc.),
  • Utensilien, die Sie für Ihre persönliche Ablage am Schreibtisch brauchen, wie Einstell- oder Hängemappen, Klebe- oder Klemmreiter mit den zugehörigen Schildchen oder die Stifte, mit denen Sie die Reiter beschriften (die Ausstattung zum Anlegen neuer Hänge- oder Stehmappen kommt am besten in die Hängeregistratur selbst – und Kleinkram legen Sie einfach in eine Mappe ein),
  • Blanko-Etikettenbögen,
  • Formulare und andere wichtige Vordrucke,
  • Spezialpapier, Folien etc.,
  • Briefbögen und -umschläge, Briefmarken, Adressaufkleber
  • Klarsichthüllen (in verschiedenen Farben) und andere Organisationsmittel,
  • eventuell Drucker und Faxgerät (wenn Sie sie wirklich häufig brauchen),
  • Diktiergerät und -kassetten,
  • regelmäßig benutzte Nachschlagewerke,
  • ein persönliches Wissensarchiv (für Ihre Internet-Ausdrucke, interessante Zeitungsartikel, Vortragsnotizen etc.).

Beschränken Sie die Mengen, die Sie im direkten Zugriff unterbringen. Für eine wirkliche Vorratshaltung gibt es die Kategorie III. Niemand braucht beispielsweise 250 Exemplare seines Briefbogens oder 50 leere Hängemappen direkt am Arbeitsplatz. Wenn Sie diese Vorräte ab sofort übersichtlich organisieren, ist das Finden und Nachfüllen sicher auch kein Problem mehr.

Kategorie III, weiter entfernte Orte im Büro: Alles, was Sie nur ab und zu brauchen

In diese Kategorie gehören spezielle Arbeitsmittel und Organisationshilfen wie beispielsweise

  • alles, was Sie für Ihre Ordnerablage benötigen (Blanko-Rückenschilder, Trennblätter, A–Z-Register etc.),
  • Organisationsmittel für andere Ablagesysteme,
  • diverse Büroutensilien, die Sie weder im direkten Zugriff brauchen noch bei den Vorräten untergebracht haben,
  • Visualisierungsmittel, die Sie nur für Besprechungen hervorholen (wie Magnete, Pinnnadeln, Stifte für Whiteboards etc.),
  • andere Utensilien für Besprechungen wie Namensschilder, Platzkarten, Notizblöcke etc.
  • diverses EDV- und Elektronikzubehör,
  • Gebrauchsanweisungen für Bürogeräte, Garantien.

Organisationsprinzipien: 5 Vorschläge

1. Wenden Sie das Reichweite-Prinzip im Kleinen an

Bei der konkreten Zuordnung – was kommt in welche Schublade/welches Fach? – unterscheiden Sie noch einmal nach Zugriffshäufigkeit: Wenn Sie beispielsweise einen Metallschrank mit mehreren Schubladen unter oder neben dem Schreibtisch stehen haben, kommen die Arbeitsutensilien wie Schere, Locher etc. in die oberste Schublade – bequem im Zugriff. Die Nachfüllvorräte kommen in die unterste Schublade.

Und auch in Kategorie III legen Sie am besten den jeweiligen Aufbewahrungsort nach Erreichbarkeit fest: Ganz hinten bzw. ganz oben in die Schränke kommen größere und selten benötigte Einheiten oder Gegenstände; die bequem erreichbare Mittellage reservieren Sie für häufiger Benutztes und solche Detailutensilien, die Sie zum Herausholen gut sehen können müssen.

Wenn Sie Schubladen öffnen und schließen, werden die Gegenstände darin verschoben – das ist ein physikalisches Gesetz, gegen das nur das Unterteilen der Schubladen wirklich hilft – entsprechende Einsätze bieten die Hersteller von Büroschränken an. Alternative: Unterteilen Sie Ihre Schubladen mithilfe (stabiler) kleiner Pappschachteln. So bleiben die Dinge nicht nur an ihrem Platz, Sie können pro Schublade auch viel mehr unterbringen.

2. Verschaffen Sie sich Übersicht mit der 5-Plus-Regel

Bei der Frage, was Sie wie sortieren, hilft Ihnen die 5-Plus-Regel. Die lautet: Sobald Sie mehr als fünf Gegenstände zu einem Thema haben, lohnt es sich, dafür eine spezielle Aufbewahrungslösung zu finden – eine Schachtel, Box, Schublade, Mappe etc. Gehen Sie die einzelnen Stücke durch, und bilden Sie sinnvolle Aufbewahrungsgruppen. Fragen Sie sich: Was gehört zusammen, was würden Sie unter welchem Stichwort suchen?

Im Folgenden ein paar klassische Beispiele für solche 5-Plus-Sammlungen:

  • Elektronik: Reservieren Sie eine Box ausschließlich für Kabel, Verlängerungskabel, Mehrfachstecker etc.
  • Glühbirnen: Sammeln Sie alle Ersatz-Glühbirnen an einem Ort. Bei Spezialbirnen für bestimmte Lampen in Ihrem Büro schreiben Sie das Fabrikat einfach auf die entsprechende Schachtel, um die Zuordnung zu erleichtern.
  • Visualisierungsmittel: Sammeln Sie Folien, Folienstifte, Magnete, Pinnnadeln, Stifte zum Beschriften des Whiteboards etc. an einem Ort.

3. Bilden Sie Zentren

Was die 5-Plus-Regel im Kleinen ist, ist der Zentrum-Gedanke im Großen: Bilden Sie – vor allem bei Ihrer Vorratshaltung in Kategorie III – thematische Gruppen, das macht den Zugriff viel einfacher. Solche Zentren können sein:

  • Ablegen und Organisieren: Leere Ordner, Hänge- und Einstellmappen, Spezialmappen, leere Hefter, Vorräte an Klarsichthüllen, Organisationshilfen für die Ordnerablage, Rückenschilder, Klebe- und Klemmreiter-Vorräte, den Vorrat an Rolodex-Karten (ein paar leere stecken ohnehin immer in Ihrem Rolodex). Hier können Sie dann auch allerlei nützliches Selbstklebendes unterbringen, was man dann, wenn man es braucht, niemals findet, wie etwa die Selbstklebe-Abheftstreifen, mit denen Prospekte abheftbar gemacht werden.
  • Formulare und Vordrucke: Vorräte an Katalogen, Flyern, Formularen, Checklisten, Briefpapier, Visitenkarten etc.
  • Besprechungen: Visualierungsmittel, Papier für den Flipchart, technische Ausrüstung wie ein Beamer etc. und alles andere, was Sie speziell bei Besprechungen brauchen, wie Notizblöcke, die an die Anwesenden verteilt werden, oder Kärtchen für Namensschilder.

4. Geschlossen schlägt offen

Wenn es sich nicht um Gegenstände handelt, auf die Sie dauernd zugreifen, ist die Aufbewahrung in einem geschlossenen Behältnis derjenigen in einem offenen meist überlegen: Geschlossene Behältnisse wirken ruhiger, sie lassen sich in der Regel stapeln, und die Inhalte sind darüber hinaus vor Licht und Staub geschützt. Hier einige Beispiele:

  • Schubladensysteme für CD-ROMs (auch für die Musik-CD-Sammlung zu Hause) und andere Speichermedien,
  • geschlossene Kartonstehsammler für alte Jahrgänge einer Zeitschrift (wenn Sie die wirklich aufheben wollen),
  • stabile flache Pappkisten für Büro-Utensilien aller Art oder für Visualisierungsmittel (Magnete, Pinnnadeln).

5. Alles bekommt einen Namen

Wichtige Voraussetzung fürs schnelle Wiederfinden bei allem, was Sie geschlossen aufbewahren: Machen Sie sich immer die Mühe, es zu beschriften, unabhängig davon, wie klein oder groß das Behältnis ist oder wie offensichtlich Ihnen im Moment des Einräumens die Tatsache erscheint, was der Inhalt einer Schachtel ist.

Kennzeichnen Sie die Boxen und Kartons entweder direkt mit einem dicken Marker oder mithilfe von Etiketten, aber immer schön groß, gut lesbar und im Zweifel sowohl oben wie vorne.

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