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Die 4 Basics für Ihr erfolgreiches Zeitmanagement

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Zeitmanagement: 4 Basics für Planungsmuffel
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Prioritäten managen, Aufgaben und Termine schriftlich fixieren sowie das Jahr, die Woche und den Tag flexibel planen – das sind die Basics für Ihr erfolgreiches Zeitmanagement. Lesen Sie hier mehr darüber, insbesondere wenn Sie sich zu den Planungsmuffeln zählen!

 

1. Setzen Sie Prioritäten

Prioritäten zu setzen ist die eigentliche Kernaufgabe beim Zeitmanagement. Fällt Ihnen das schwer? Im Sinne von: Wie sollen Sie Ihre Aufgaben in „A“, „B“ und „C“ aufteilen, wo doch in jeder unzählige Schattierungen stecken? Und je nach Betrachtungsweise kann sich ein Punkt blitzschnell von einer A- in eine B- oder sogar C-Aufgabe verwandeln – ein einziger Anruf genügt, um alle Prioritäten neu zu mischen! Kennen Sie solche Situationen? Das klassische Zeitmanagement ist eben einfach nicht jedermanns Sache. Oder doch? Auch Sie können Prioritäten setzen, nur müssen Sie dabei ein wenig anders vorgehen:


Schreiben Sie Ihre wichtigsten Aufgaben einzeln auf farbige Post-it-Zettel, und kleben Sie diese ganz oben auf eine Aktionstafel oder Pinnwand (die so angebracht ist, dass Sie sie bequem im Blick haben, wenn Sie am Schreibtisch sitzen). Oder Sie nutzen Ihr Blanko-Buch dafür (siehe Punkt 2). Wenn sich Ihre Prioritäten ändern, können Sie nun einfach die Merkzettel entsprechend verschieben. So arbeiten Sie organisiert – und auch, wenn Sie zwischendurch in verschiedene Richtungen abschweifen, verlieren Sie doch nicht den Überblick.

2. Halten Sie Aufgaben schriftlich fest

Sie kennen es sicherlich auch, dass Sie an einer Aufgabe mit hoher Priorität arbeiten – und sich nicht 100%ig konzentrieren können, weil Ihnen der eine oder andere „Ich muss noch ...“-Gedanke durch den Kopf geht, wie z. B.:

  • Ich muss dringend die Abrechnung machen.
  • Wann kommt Kollege Müller mit den Zahlen für meinen Bericht rüber?
  • Ich muss bei Gelegenheit mit Kollegin Schulz das Projekt XY besprechen.
  • Ich würde gern mal wieder etwas mit meinem Freund Paul unternehmen.
  • Wenn ich das nächste Mal im Baumarkt bin, muss ich daran denken, Batterien zu kaufen.

Gedanken dieser Art durchfahren uns alle mehrmals am Tag. Das sind sogenannte lose Enden – Dinge, die Sie immer wieder beschäftigen und ablenken werden, solange Sie sie nicht in einem verlässlichen System erfassen. Das heißt: Halten Sie Ihre Aufgaben schriftlich fest – immer!

Versuchen Sie jedoch, eine Ihnen gerechte Organisationslösung dafür zu finden. Hier eine Notizmanagement-Variante, die Ihnen Spaß machen könnte:

  • Besorgen Sie sich ein großes Notizbuch, liniert oder – besser für MindMaps und Visualisierungen aller Art – mit Blanko-Seiten. Es sollte mindestens im Format DIN A5 sein. Das gibt Ihnen den Raum, Ideen und Informationen festzuhalten, wann und wo auch immer sie Ihnen in den Kopf kommen, und durch den festen Ort geht nichts verloren.
  • Das heißt: Verzichten Sie möglichst auf lose Zettel! Und wenn Sie doch mal etwas nebenbei notieren möchten, nehmen Sie Post-its: Die kleben Sie dann einfach in Ihr Buch ein.
  • Eine Post-it-Sammlung in verschiedenen Größen und Farben ist auch eine gute Lösung für unterwegs – falls Ihr Buch zu groß oder schwer ist, um immer dabei zu sein. Den Farben können Sie Themen zuordnen: Grün für Ideen, Blau für To-dos, Gelb für Termine, Weiß für Informationen etc.

3. Halten Sie Ihre Termine schriftlich fest

Ein Kalender oder Organizer muss sein! Dieser Ratschlag erscheint passionierten Zeitmanagern wahrscheinlich banal – natürlich braucht man einen Kalender, wo sonst hält man Termine fest und verwaltet seine Zeit? Bei Planungsmuffeln kann das etwas schwieriger sein. Die wichtigsten Empfehlungen für die Auswahl und Nutzung eines für Sie geeigneten Kalenders sind:

  • Möglichst einfach: Verzichten Sie auf aufwändige Zeitplanbuchsysteme, die nur dann funktionieren, wenn Sie täglich Formulare ausfüllen und Checklisten abhaken. Verzichten Sie im Zweifel auch auf eine Uhrzeit-Einteilung bei den Tagesseiten – wenn Sie sie nicht nutzen, ist sie überflüssig. Je weniger Vorgaben Ihr Kalender hat, umso flexibler können Sie ihn einsetzen.
  • Viel Platz: Ihr System sollte Sie nicht dazu zwingen, in Miniaturschrift schmale Zeilen zu füllen.
  • Visualisieren: Arbeiten Sie mit persönlichen Abkürzungen und Symbolen (das nimmt Ihnen auch die Ungeduld beim Notieren).
  • Pflicht und Spaß gleichermaßen festhalten: Tragen Sie in Ihren Kalender alle Ihre Aktivitäten und Termine ein – persönliche ebenso wie berufliche. Das erleichtert Ihnen die Zeitabstimmung, und Sie haben beim Aufschlagen nicht das Gefühl, dass es sich hierbei um ein reines Verpflichtungsbuch handelt.

Und arbeiten Sie mit Farben – mit Textmarkern (zum Mitnehmen gibt es davon auch Mini-Varianten). Das macht Spaß und ermöglicht Ihnen eine schnelle optische Orientierung. Beispielsweise:

  • Markieren Sie mit Gelb auswärtige Termine, um zu verdeutlichen, dass auch die Reisezeit berücksichtigt werden muss.
  • Verpflichtungen, die viel Vorbereitung benötigen, markieren Sie mit Rosa. Das sagt Ihnen, dass Sie noch einmal genauso viel Zeit vor dem eigentlichen Ereignis brauchen, um entsprechend zu planen und Testläufe zu fahren.
  • Termine wie etwa Meetings und Telefongespräche/-konferenzen markieren Sie mit Orange. Das signalisiert, dass Sie einfach nur pünktlich da sein müssen, weil es eine feste Verabredung ist.
  • Alles Angenehme und Schöne können Sie mit Grün markieren, um eine Vergnügungspause anzuzeigen. Sorgen Sie dafür, dass Sie immer ausreichend grüne Oasen in Ihrem Kalender haben – das schenkt Ihnen Energie, Flexibilität und Kreativität!

4. Planen Sie flexibel – Ihr Jahr, Ihre Woche, Ihren Tag

Einen Plan zu erstellen und dann auch konsequent abzuarbeiten – für manche Menschen ist diese Regel zweifellos die einfachste Aufgabe überhaupt. Als Planungsmuffel gehören zu Ihrem Arbeitsstil jedoch eher Spaß an Neuanfängen, frischen Ideen und Richtungswechseln, nicht aber Routinearbeiten und schon gar nicht die konsequente Umsetzung von Plänen. Praxis-Tipps für Sie:

  • Flexibilität sichern: Führen Sie mit Ihrem Team einen laufenden Dialog darüber, wie Sie flexible Zeitziele aufstellen können. Falls Sie beispielsweise bei einer Sitzung mehr Zeit benötigen, fragen Sie bei den anderen nach, ob es ihnen möglich ist, länger zu bleiben (statt einfach zu überziehen) – und legen Sie eine kurze Pause ein, falls Telefonate oder andere Vorkehrungen nötig werden.
  • Ohne Zeitdruck: Wenn Sie feststellen, dass Sie sich bei kreativen Aufgaben von der Uhr antreiben lassen, legen Sie bewusst eine Pause ein, oder tun Sie eine Weile etwas völlig anderes, um den Zeitdruck abzuschütteln.
  • Alternativplan: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, wann immer möglich einen Alternativplan zu entwickeln – so dass Sie eine Ausweichmöglichkeit haben, wenn sich die Dinge anders als gedacht entwickeln. Halten Sie andere Personen über Angelegenheiten auf dem Laufenden, die sie betreffen und die sich ändern.
  • Pufferzeiten: Wenn Sie schwer berechenbare Aufgaben oder Ereignisse planen, bleiben Sie dabei möglichst vage und flexibel. Lassen Sie offene Zeitfenster zwischen einzelnen Ereignissen.
  • Methodenfreiheit: Halten Sie sich dazu an, Ihre Aufgaben und Ihre Zeit zu planen. Aber zwingen Sie sich nicht dazu, ein Planungsinstrument zu nutzen, das Ihnen nicht gefällt – Sie werden daran scheitern. Versuchen Sie, ein System zu finden, das Ihnen wirklich entspricht!

Und stören Sie sich nicht daran, wenn Sie Ihre Pläne immer mal wieder über den Haufen werfen müssen. Das heißt nicht, dass die Planungsarbeit umsonst war: Das Durchdenken des Anstehenden und das entsprechende Prioritätensetzen haben sich auf jeden Fall gelohnt!

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