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E-Mail-Management: So halten Sie mit dem 4-Optionen-Prinzip den Posteingang leer

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Effizientes E-Mail-Management mit dem 4-Optionen-Prinzip
© triberic - Fotolia.com

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Bei jeder einzelnen Mail, die bei Ihnen landet, müssen Sie irgendwann entscheiden, was damit passieren soll. Das 4-Optionen-Prinzip nimmt Ihnen diese Entscheidung weitgehend ab. Lesen Sie hier mehr darüber.

Stöhnen Sie auch, wenn Sie Ihren E-Mail-Posteingang sehen? Sind Sie genervt von der Masse an E-Mails, die dort täglich landet und Ihnen abverlangt, etwas damit zu tun? Tatsache ist: Irgendwann müssen Sie bei jeder einzelnen Mail, die bei Ihnen landet, entscheiden, was damit zu geschehen hat. Und am effizientesten ist es natürlich, wenn Sie jeweils sofort entscheiden – damit Sie die Mails im Posteingang nicht immer wieder von Neuem sichten müssen.

E-Mails in den Griff bekommen: So funktioniert das 4-Optionen-Prinzip

Hier kommt das 4-Optionen-Prinzip ins Spiel. Das klingt einfach, ist es auch und funktioniert genau deshalb so gut: Weil es Ihnen weitgehend die Entscheidung abnimmt. Die Grundregel lautet: Es gibt keine Alternative zu den folgenden 4 Optionen – Sie können eine E-Mail entweder

  1. löschen,
  2. weiterleiten,
  3. selbst bearbeiten oder
  4. ablegen.


Damit das System funktioniert, brauchen Sie nur eine funktionierende Ordner-Ablage in Ihrem Posteingang.

Option 1: Was Sie löschen

Diese Option wird nicht umsonst an 1. Stelle genannt: Lernen Sie, den Papierkorb als Ihren besten Freund im Kampf gegen die E-Mail-Flut zu betrachten. Das erspart Ihnen viele weitere Überlegungen und Handgriffe.

Löschen Sie alles,

  • was Sie nur „zur Kenntnisnahme“ in cc erhalten haben, wie Memos und Korrespondenz.
  • was für Sie nur von geringem Interesse oder Wert ist, beispielsweise Einladungen zu Konferenzen, an denen Sie nicht teilnehmen werden,
  • wofür Sie jetzt keine Zeit haben (warum sollten Sie dann später mehr Zeit haben?), wie kostenlose Newsletter, Rundschreiben etc.

  

 

Option 2: Was Sie weiterleiten

Weiterleiten bzw. Delegieren ist fast so praktisch wie der Einsatz des Papierkorbs: Sie bekommen mit wenig Aufwand eine E-Mail vom Schreibtisch.

Wichtig ist hier vor allem, dass Sie zukünftig Aufgaben sofort, wenn Sie bei Ihnen eingehen, delegieren. Denn Sie kennen wahrscheinlich das Phänomen, dass es durch das „Stapeln“ zu spät geworden ist fürs Delegieren einer Aufgabe – sodass Sie keine Wahl mehr haben, als sie nun im Eilverfahren selbst zu erledigen.

Unterscheiden Sie zwischen E-Mails, die offensichtlich in den Aufgaben- oder Verantwortungsbereich anderer fallen, und solchen, die eigentlich an Sie gerichtet sind, die Sie jedoch nicht unbedingt selbst bearbeiten müssen.

  • Was in den Aufgabenbereich anderer fällt, leiten Sie einfach weiter und löschen es dann.
  • Delegierte Aufgaben aus Ihrem Verantwortungsbereich legen Sie am besten in einem Ordner „Delegationen“ oder in einem Ordner des jeweiligen Mitarbeiters ab.

Option 3: Was Sie selbst bearbeiten

Für Aufgaben, die Sie selbst erledigen müssen, richten Sie sich einen To-do-Ordner ein. Damit dieser Ordner nicht zu einer unfreiwilligen Ablage wird, sollten Sie ihn jeden Morgen als Erstes durchsehen.

Option 4: Was Sie ablegen

Alles, was Sie nicht löschen, weiterleiten oder bearbeiten können, gehört in Ihre Ablage.

Und welche Funktion hat jetzt der Aufgabenplaner?

Auch wenn der Posteingang bei dieser Methode als To-do-Liste dient, wird Ihr Aufgabenplaner – auf Papier oder in Ihrem Outlook – dadurch nicht überflüssig – nur schlanker. Wenn sich eine Aufgabe auf eine E-Mail im Posteingang bezieht und anhand der E-Mail klar ist, was zu tun ist, können Sie es sich sparen, eine Aufgabe in den Planer einzugeben. Was in jedem Fall in den Aufgabenplaner gehört, sind

  • Aufgaben mit Fälligkeitsdatum,
  • Aufgaben, an die Sie erinnert werden wollen,
  • Aufgaben, die Sie delegiert haben und deren Erledigung Sie kontrollieren müssen.

So bekommen Sie Ihren Posteingangs-Ordner leer

Das 4-Optionen-Prinzip funktioniert am besten, wenn Sie mit einem einigermaßen leeren Posteingang arbeiten. Wenn Sie jetzt dort noch hunderte von Alt-E-Mails stehen haben, sollten Sie die in den kommenden Tagen nach und nach aufräumen.

simplify-Tipp: Sie müssen dabei nicht Mail für Mail durchgehen, der größere Teil lässt sich mithilfe der Suchfunktion verarbeiten:

  • Lassen Sie unter dem Absender („Von“) nach einem Kundennamen suchen, und verschieben Sie alle aufgefundenen E-Mails in einem Rutsch in den betreffenden Kunden-Ordner.
  • Auf dieselbe Weise können Sie Newsletter, Amazon-Empfehlungen etc. bequem als Gruppe löschen.

Nur die E-Mails, die sich nicht sinnvoll suchen lassen, gehen Sie am Ende einzeln durch und verarbeiten sie mithilfe des 4-Optionen-Prinzips.

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