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E-Mail und Papierpost: Ihre clevere Tagesablage

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Tagesablage organisieren
© doris_bredow - Fotolia.com

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Ob Papierpost oder E-Mail: Sobald Sie den Inhalt zur Kenntnis genommen haben, müssen Sie entscheiden, was damit zu geschehen hat und wann Sie dies tun wollen. Wir zeigen Ihnen einen einfachen Weg, wie Sie das mit minimalem Ablageaufwand organisieren können.

 

1. Schritt: Alles wegschaffen, was Sie nicht bearbeiten müssen

Gehen Sie die Post/E-Mails durch, und entscheiden Sie, was Sie

  • weiterleiten,
  • delegieren,
  • wegwerfen oder
  • direkt archivieren

können. Damit bleibt Ihnen derjenige Teil vom Posteingang übrig, den Sie bearbeiten werden.

 

2. Schritt: Entscheiden – jetzt oder später bearbeiten?

Hier haben Sie 2 Möglichkeiten:

  • Entweder Sie bearbeiten all jene Poststücke/E-Mails sofort, für die Sie nicht mehr als 2 bis 3 Minuten brauchen – und nehmen den Rest als Aufgaben in den Tag mit.
  • Oder Sie bearbeiten alles zusammen am Stück – jetzt oder zu einem späteren Zeitpunkt.

Welchen Weg Sie wählen, hängt von Ihrer persönlichen Arbeitssituation ab. Wenn Sie um 8.45 Uhr Ihre Post sichten und um 9 Uhr schon einen Termin haben, wird nur die 2. Methode infrage kommen.

 

 

simplify-Tipp

Generell ist es effektiv, auf E-Mails, die Sie direkt beantworten können, auch sofort zu reagieren. So verschwenden Sie keine Zeit mehr damit, diese Post später ein 2. Mal durchzugehen. Daraus folgt der Umkehrschluss: Lesen Sie E-Mails nur dann, wenn Sie auch Zeit für Sofort-Antworten haben. Nur auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mails kein 2. Mal sichten müssen.

Nachdem Sie entschieden haben, welche Post Sie nicht sofort bearbeiten, benötigen Sie nur noch passende Zwischenablagen.

Für die Papierpost eignen sich Körbe oder Sichthüllen mit der Beschriftung

  • „Post heute“ und
  • „Post beantwortet“.

Für Ihre E-Post legen Sie entsprechend in Ihrem E-Mail-Programm 2 Ordner an mit den Namen

  • „Heute“ und
  • „Beantwortet“.

Schieben Sie sofort beim Sichten all jene E-Mails in den Ordner „Heute“, bei denen Sie sich für ein späteres Beantworten entschieden haben. So schlagen Sie gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe:

  • Sie sparen Zeit, da Sie die noch unbeantwortete Post nicht nochmals aus dem Posteingang heraussuchen müssen.
  • Es passiert Ihnen nie wieder, dass Sie eine E-Mail zu beantworten vergessen.
  • Sie beenden den Arbeitstag mit einem aufgeräumten Gefühl, wenn der Ordner am Tagesende geleert ist. Das gilt ebenso für den leeren Korb Ihrer Papierpost.

3. Schritt: Die Tagesablage abarbeiten

Sobald Sie auf eine E-Mail aus dem „Heute“-Ordner reagiert haben, entfernen Sie sie. Schieben Sie sie entweder in den „Beantwortet“-Ordner oder, wenn Sie eine richtige Ablagestruktur eingerichtet haben, direkt in den entsprechenden Kunden- bzw. Vorgangsordner.

Bei Papierpost verwenden Sie analog dazu die Zwischenablage „Post beantwortet“. Diese Dokumente führen Sie später einer Ablage außerhalb Ihres Schreibtisches zu (Kunden, Vorgänge, Anfragen). Ob Sie das jeweils am Tagesende tun oder in größeren Intervallen, hängt vom Umfang Ihres Posteingangs ab.

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