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EDV-Ablage: Inhalte wiedererkennbar machen mithilfe der „Dreierformel“

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Benennen Sie Dateien nach der Dreierformel
© Ben Chams - Fotolia.com

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Bevor Sie sich damit beschäftigen, wo Sie Ihre Dateien ablegen, sollten Sie über deren Benennung nachdenken – Datei- und Ordnernamen sind mit besonderer Sorgfalt zu wählen. Tipps finden Sie hier.

Bevor Sie sich damit beschäftigen, wo Sie Ihre Dateien ablegen, sollten Sie über deren Benennung nachdenken. So simpel es auch klingt: Den Inhalt einer Datei erkennen Sie zunächst an ihrem Namen. Deshalb sind Datei- und Ordnernamen mit besonderer Sorgfalt zu wählen. Vergeben Sie keine unverständlichen Kürzel, und machen Sie von der Möglichkeit Gebrauch, aussagefähige längere Namen zu vergeben.

Wenden Sie dabei die bewährte Dreierformel „Ziel– Zweck – Datum“ an:

 

 

1. Das Ziel ist die- oder derjenige, für die/den die Datei nach Beendigung der Arbeit gedacht ist. Bei einem Auftraggeber steht hier dessen Name. Schreiben Sie einen Brief, dann ist das Ziel der Adressat.

2. Der Zweck ist das, worum es in dieser Angelegenheit geht: kurz und knapp und so aussagefähig wie möglich – so wie Sie es beim Betreff in einem Brief, Fax oder einer E-Mail tun würden.

3. Zwar speichern die Betriebssysteme mit der Datei auch das Datum ab, an dem die Datei erstellt oder zuletzt bearbeitet wurde. Übersichtlicher ist es für Sie jedoch, das Datum mit im Dateinamen unterzubringen, und zwar in der Form „Jahr – Monat –Tag“: JJMMTT.

 

 

Beispiel: Der komplette Dateiname einer Bewerbung bei der Firma XY, die Sie am 20. April 2014 schrieben, lautet dann: Firma XY Bewerbung 140420.

Praxis-Tipp: Hin und wieder kann es vorkommen, dass Sie bestimmte Dateien oder Ordner in der Liste ganz oben oder ganz unten haben möchten. Mit den folgenden Tricks hebeln Sie die alphabetische Ordnung ganz einfach aus:

  • Damit ein Ordner oder eine Datei immer ganz oben steht, setzen Sie einen oder mehrere Unterstriche vor den Namen: ___Formulare.
  • Damit ein Ordner oder eine Datei immer ganz unten steht, setzen Sie ein oder mehrere „z“ vor den Namen: zzz_Archiv.
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