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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Effizienz im Detail: Die besten Ablagemethoden für Ihre Arbeitsmittel und Dokumente

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Klassiker: Der Aktenordner
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Oft sind es nur Kleinigkeiten, die einen flüssigen Arbeitsablauf behindern. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Ablagen und andere Hilfsmittel Ihnen problemlos dienen und Sie damit nicht Ihre Zeit verschwenden: Checken Sie die folgenden Punkte, wo Sie etwas optimieren können!

Oft sind es nur zur Gewohnheit gewordene Kleinigkeiten, die einen flüssigen Arbeitsablauf behindern. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Ablagen und andere Hilfsmittel Ihnen problemlos dienen und Sie damit nicht Ihre Zeit verschwenden: Checken Sie die folgenden Punkte, wo Sie etwas optimieren können!

 

Vorräte wie Formulare, Briefpapier und Dokumenthüllen, die Sie täglich in Griffweite benötigen:

  • Unpraktisch: Stapel-/Briefkörbe und Schubladen mit großem Fassungsvermögen, deren Höhe nie voll ausgenutzt wird – denn damit verschwenden Sie Platz.
  • Besser: flache Schubladenelemente, in die Sie bei geringem Platzbedarf besonders viele Arten einsortieren können.

 

Hängemappen mit viel Inhalt:

  • Unpraktisch: gefaltete Standardmappen.
  • Besser: Mappen mit breitem Kunststoffboden.

Betriebsanleitungen von Bürotechnik und Software:

  • Unpraktisch: als Haufen gestapelt oder wie Bücher nebeneinander ins Regal gestelltt.
  • Besser: beschriftete Stehsammler (beispielsweise A–D, E–I, J–R, S–Z).

Briefmarken:

  • Unpraktisch: verschiedene Werte durcheinander in einer Schublade oder in einem Umschlag sammeln.
  • Besser: Briefmarken nach Werten in separaten Klarsicht-Dokumenthüllen sortieren.

  

 

Lochhüllen mit wenig Inhalt, auf den Sie häufig zugreifen oder der häufig gewechselt wird:

  • Unpraktisch: herkömmliche Lochhüllen, in die Sie Papier mühsam von oben hineinfummeln müssen.
  • Besser: Lochhüllen, die seitlich geöffnet sind, und zwar links auf der Innenseite. So sind Dokumente und vor allem kleinere Formate schnell hineingelegt und herausgenommen.

Dokumente in Klarsichthüllen als Arbeitsmappen, die jedoch nicht zum Abheften gedacht sind:

  • Unpraktisch: Lochhüllen.
  • Besser: stabilere Dokumenthüllen ohne Heftstreifen.

Aktenordner für Vorgänge mit wenig Inhalt:

  • Unpraktisch: breite Standard-Ordner, die dann nur zur Hälfte gefüllt sind und enorm viel Platz einnehmen.
  • Besser: Ordner mit schmalerem Rücken verwenden oder mehrere Vorgänge in einem breiten Ordner bündeln.

Hilfsmittel wie Tesafilm, Hefter oder Locher, die Sie (mehrmals) täglich zur Hand nehmen:

  • Unpraktisch: Aufbewahrung in einer Schublade, die jedes Mal geöffnet werden muss.
  • Besser: griffbereit im Regal neben dem Schreibtisch oder auf einem Zubehör-Board auf dem Schreibtisch.

E-Mails, die zu abgeschlossenen Vorgängen gehören, zu denen es noch andere Dateien auf dem PC gibt:

  • Unpraktisch: „ewige“ Aufbewahrung im E-Mail-Programm.
  • Besser: solche Mails mit der Maus in den entsprechenden Ordner ziehen, in dem auch die anderen Dateien abgelegt sind, und dann im E-Mail- Programm löschen.

Dokumente, die zur Ablage bestimmt sind:

  • Unpraktisch: Stapelbildung.
  • Besser: in eine A–Z-Pultmappe einlegen – als schnelle, bereits vorsortierte Zwischenablage.

Dokumente, die nicht chronologisch abgelegt werden müssen:

  • Unpraktisch: Aufbewahrung im „Schnell“-Hefter oder Aktenordner.
  • Besser: loseblatt ablegen im Hängeregister.

Dokumentsammlungen, die chronologisch abgelegt werden müssen:

  • Unpraktisch: Aufbewahrung als Loseblattsammlung in einem Hängeregister.
  • Besser: abheften – in einem Aktenordner oder in Einheft-Hängemappen.

Häufiges Aufstehen wegen benötigter Arbeitsmittel und Unterlagen:

  • Unpraktisch: Ablagen und Standorte am Arbeitsplatz sind nicht nach Prioritäten angeordnet und gefüllt.
  • Besser: Platzvergabe streng nach dem Reichweiteprinzip – häufig Gebrauchtes so nah wie möglich am Arbeitsplatz, seltener Benötigtes weiter weg platzieren.
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