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Einfach den Schreibtisch leer räumen: Richten Sie sich ein Informations-Archiv ein

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Archiv
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Einer der Hauptgründe für überfüllte Schreibtische: Dokumente, die Sie nicht wegwerfen möchten, für die Sie aber auch keinen festen Ort haben. Wohin damit? Legen Sie sich dafür ein persönliches Informations-Archiv an!

Einer der Hauptgründe für überfüllte Schreibtische: Dokumente, die Sie nicht wegwerfen möchten, für die Sie aber auch keinen festen Ort haben. Wohin mit Internet-Ausdrucken, Zeitungsartikeln und Vortragsnotizen? Die simplify-Lösung: Sie legen sich dafür ein persönliches Informations-Archiv an!

Beschaffen Sie sich ein Aufbewahrungssystem

Als Regel gilt dabei: Geben Sie lieber ein paar Euro mehr aus, wenn Sie dafür ein gut funktionierendes und ästhetisch ansprechendes System bekommen, mit dem Sie dann auch wirklich gerne arbeiten. Welcher Art das System ist, machen Sie von dem Umfang der Unterlagen abhängig, die hinein sollen:

  • Sie haben viele Dokumente? Dann sollten Sie ihnen einen eigenen Hängeregisterschrank widmen (z. B. von der Firma Bisley).
  • Für ein kleines Archiv reichen zwei oder drei Boxen, die Sie in der Nähe Ihres Schreibtischs platzieren. In diese stellen oder hängen Sie dann Ihre Registermappen ein.
  • Bewährt und Platz sparend, wenn Sie eher viele schlanke als wenige dick gefüllte Mappen haben (was sich auch für die Übersichtlichkeit empfiehlt): die Papier- oder Klarsichtmappen der Firmen Classei oder Mappei, die Sie einfach in eine oder mehrere Boxen einstellen. Die Boxen können Sie dann auf dem Schreibtisch oder im Regal platzieren bzw. in Ihren Registerschrank einhängen.

 

Legen Sie sich auf ein einfaches Ordnungsprinzip fest

Stichwörter von A–Z (das klassische Bibliothekssystem):

  • Vorteile: Die Grundidee ist einfach, das Finden geht – jedenfalls, wenn Sie regelmäßig mit Ihrem Archiv arbeiten und die Stichwörter im Kopf haben – schnell. Außerdem ist das Hinzufügen neuer Mappen = Stichwörter ganz einfach.
  • Nachteile: Sie müssen sich an das Stichwort erinnern, um das Gesuchte zu finden; die Gefahr besteht, dass Sie Zusammengehörendes unter verschiedenen Stichwörtern ablegen (z. B. einige Zeitspar-Tipps unter „Zeitmanagement“, andere unter „Selbstmanagement“); andere Dokumente müssten wiederum eigentlich unter mehreren Stichwörtern abgelegt werden.

Eine Baumstruktur (also ein hierarchisches Ordnungsschema wie bei den Verzeichnissen von Festplatten in Computern):

  • Vorteil: Sie können größere Themengebiete übersichtlich aufteilen, haben aber dennoch die einzelnen Mappen zu einem Thema im Block platziert (während sie beim A–Z-System auseinander gerissen werden) – so haben Sie mehr Übersicht darüber, welche Mappen Sie angelegt haben.
  • Nachteil: Sie können nicht – wie beim A–Z-System – beliebig viele neue Mappen anlegen, ohne dass die Übersicht darunter leidet.
  • Wichtig ist bei diesem System, dass Sie mit unterschiedlichen Farben arbeiten und die Positionen der Reiter auf den Hängemappen variieren.

 

 

So füttern und pflegen Sie Ihr Archiv

Um wirklich Freude an Ihrem Archiv zu haben und es funktionsfähig zu erhalten, sollten Sie sich an ein paar Nutzungsregeln halten:

Minimal-Prinzip

Heben Sie so wenig wie möglich oder nötig auf. Beispiel: Wenn Sie in einer Zeitschrift einen interessanten Artikel finden, reißen Sie ihn heraus (oder kopieren ihn), und werfen Sie die Zeitschrift selbst dann weg. Wenn dieser Artikel Sie aber nur wegen einer Internet-Adresse interessiert, notieren Sie sich die Adresse und werfen den Artikel weg.

Automatische Chronologie

Legen Sie Ihre Schriftstücke immer auf dieselbe Weise in den Mappen ab: Kopf nach links und neue Dokumente oben auf. So haben Sie Ihre Mappen automatisch chronologisch geordnet – das Aktuellste ist vorne.

Allzeit bereit

Halten Sie reichlich Hängemappen und Schrankraum auf Vorrat, und verwahren Sie jeweils in der vordersten Mappe leere Schildchen und den Stift, den Sie zum Beschriften der Reiter benutzen. Wenn Sie etwas Wichtiges in der Hand haben, für das es noch keine Hängemappe gibt, legen Sie dann ohne großen Aufwand sofort eine neue Mappe an. (Beschriften Sie die Etiketten von Hand. Das geht am schnellsten, und es sammeln sich keine unbenannten Mappen an!)

Gut datiert ist halb entsorgt

Versehen Sie alle Dokumente auffällig mit einem Datum, und zwar immer an derselben Stelle – am besten ist die Ecke oben rechts, weil Sie die in der Ablage gut sehen können. Der Datumsvermerk hilft Ihnen beim regelmäßigen Aussortieren.

So sorgen Sie dafür, dass Ihr Archiv schlank bleibt

Die große Gefahr bei einem Wissensarchiv ist die, dass es nach kürzester Zeit aus allen Nähten platzt und vor allem auch zu viele wertlose Informationen enthält. Wer regelmäßig Internet-Recherchen durchführt, kennt den Rausch der grenzenlosen Informationswelten. Wenn Sie das alles relativ ungefiltert ausdrucken und ablegen, verlängern sich nicht nur die Suchzeiten, Sie werten auch Ihr Archiv insgesamt ab – was dann wiederum zu einer nachlässigeren Pflege führt ...

Das können Sie tun:

Im Zweifel für den Papierkorb

Wenn Sie sich schon beim Ablegen nicht ganz sicher sind, ob ein Dokument wirklich archivwürdig ist: Werfen Sie es lieber gleich weg. Schätzungsweise 95 % aller abgelegten Dokumente werden nie wieder benötigt! Und das meiste von dem, was Sie doch noch brauchen, können Sie sich relativ unproblematisch wieder beschaffen.

Als Favorit speichern

Oftmals können Sie auch einfach die Internet-Quelle als Lesezeichen (bzw. Favorit oder Bookmark) abspeichern, statt einen Text auszudrucken. Das funktioniert allerdings nur, wenn Sie jeden Zweifel über die Auffindbarkeit der Favoriten beseitigen, genauer gesagt: wenn Sie Ihre Favoriten übersichtlich geordnet haben.

Papier reduzieren: Gezielt ausdrucken

Wenn Sie Internet-Informationen für Ihr Archiv ausdrucken wollen: Drucken Sie nur die Textpassagen aus, die Sie wirklich aufheben wollen. Dafür markieren Sie den benötigten Textausschnitt mit dem Cursor und wählen im Dialog-Kasten Drucken die Option Markierung.

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