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Einfaches Notizmanagement mit individuellen Gesprächsmappen

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Telefontermine: Vereinfachen Sie Ihr Notizmanagement
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Sie kennen das: Gerade haben Sie den Telefonhörer aufgelegt – und dann fällt Ihnen noch etwas ein, was Sie auch direkt hätten klären können. Hier helfen Ihnen Gesprächsmappen, in denen Sie alles ablegen können, was sich zu einem Gesprächstermin so ansammelt.

Passiert es Ihnen auch schon mal, dass Sie den Telefonhörer auflegen – und dann fällt Ihnen noch etwas ein, was Sie mit Ihrem Gesprächspartner auch gleich hätten klären können? Hier helfen Ihnen Gesprächsmappen, in denen Sie unkompliziert alles ablegen können, was sich zu einem Gesprächstermin so ansammelt.

Richten Sie sich Ihr Kommunikationsdepot ein

  1. Erstellen Sie eine Liste Ihrer wichtigsten und häufigsten internen bzw. externen Gesprächspartner sowie der innerbetrieblichen Abteilungen, Gruppen oder Teams, mit denen Sie Kontakt haben.
  2. Wählen Sie eine Ablageform: etwa eine Registermappe mit ausreichend Fächern (z. B. von Leitz oder Elba) oder Einstellmappen (hervorragend geeignet, da Platz sparend, z. B. die Dünnakten-Systeme von Classei oder Mappei).
  3. Weisen Sie jedem Kommunikationspartner eine eigene Registerabteilung bzw. Mappe zu.

 

Wichtig: Ihre individuellen Gesprächsmappen müssen sich in Ihrer unmittelbaren Reichweite befinden, so dass Sie jede Idee ohne Aufwand deponieren können – oder mit einem eleganten „Ach, was ich noch mit Ihnen besprechen wollte ...“ gleich ein paar Themen abarbeiten können, wenn Sie angerufen werden.

Gesprächsmappen sind individuell einsetzbar

In welcher Form Sie Ihre Themen und Ideen ablegen, bleibt Ihren Vorlieben überlassen. Sie können eine Liste/ein MindMap auf einem DIN-A4-Blatt fortlaufend ergänzen oder auch einzelne Notizzettel sammeln.

  • Bei Ansammlung von sehr vielen Gesprächspunkten ist es gut, wenn Sie diese vor dem Termin kurz ordnen: die Notizzettel thematisch sortieren bzw. auf der Liste/dem MindMap mit farbigen Markern Themen und Prioritäten kennzeichnen.
  • Alternative: Wenn abzusehen ist, dass Sie während des Gesprächs die Ergebnisse auf einem separaten Blatt festhalten werden, können Sie die Themen vorab gut sichtbar nummerieren; Ihre Gesprächsnotizen versehen Sie ebenfalls deutlich mit den Themennummern. Bei der Nachbereitung haben Sie dann alles schnell richtig zugeordnet.

  

 

Praktisch: Themenmappen nach demselben Muster

Nach derselben Methode können Sie auch Themen- und Ideensammlungen einrichten – beispielsweise für regelmäßige Ereignisse. Und schaffen Sie zusätzliche freie Rubriken für wechselnde, „temporäre“ Partner oder Vorhaben. Davon haben Sie bestimmt viele, beruflich wie privat. Beispiele:

  • Themen/Ideen für regelmäßige Besprechungen
  • Kauf von Maschinen, Fahrzeugen oder Bürotechnik
  • Messebesuch
  • Urlaubsplanung, Vorbereitung von Geschäftsreisen
  • Jubiläum
  • Inventur
  • Bankgespräch
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