Jedes Dokument, das Sie in Ihrer Ablage oder Ihrem Archiv aufbewahren, verursacht Raum- und Materialkosten und erhöht Suchzeiten. Vernichten Sie daher konsequent nicht benötigte Unterlagen: Mit Ablauf des 1.1.2015 können Sie wieder einen kompletten Papierjahrgang entsorgen, dessen gesetzliche Aufbewahrungsfrist verstrichen ist.
Was Sie gar nicht aufbewahren müssen
Nicht alle Ihre Geschäftsunterlagen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist! Hier ein paar Beispiele für Unterlagenarten, die Sie jederzeit entsorgen können, sofern es in Ihrem Betrieb keine internen Aufbewahrungsregeln gibt:
- unverbindliche Kundenanfragen ohne konkreten Auftragserfolg
- schriftliche Korrespondenz fachlicher Art
- Angebote, die nicht zum Auftrag geführt haben
- Anwesenheitslisten, die nicht für die Lohnbuchhaltung erforderlich sind
- Halbjahresbilanzen
- interne Kontroll- und Verrechnungsbelege
- Finanzpläne, Vorschauen und rein statistische Berichte
- Kalkulationen, wenn nicht steuerlich relevant
- Kassenkontrollstreifen, wenn nicht steuerlich relevant
- Preislisten, sofern es sich nicht um Buchungsunterlagen handelt
Welche Unterlagen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen
- empfangene Handelsbriefe und Kopien von versandten Handelsbriefen: 6 Jahre
- Inventare, Bilanzen, Handelsbücher, Buchungsbelege: 10 Jahre
- Geschäftsberichte, Patente, Grundstücksunterlagen, Arbeitsverträge, Gerichtsurteile: mindestens 6 bis 10 Jahre, Gerichtsurteile 30 Jahre
Wie Sie mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen rechnen
Für Unterlagen, deren Aufbewahrung Ihnen der Gesetzgeber vorschreibt, gilt: Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des abgelaufenen Kalenderjahres, indem z. B.
- die letzte Eintragung ins Handelsbuch erfolgte,
- das Inventarverzeichnis aufgestellt wurde,
- die Bilanzen festgestellt wurden,
- der Buchungsbeleg entstand oder
- der Handelsbrief empfangen/abgesandt wurde.
Beispiel: Einen Handelsbrief, datiert vom 15. Oktober 2008, dürfen Sie ab dem 1. Januar 2015 vernichten. Die 6-jährige Aufbewahrungsfrist wurde in den Jahren 2009 bis 2014 erfüllt.
Ausnahmefälle: Wann Sie Unterlagen noch länger aufbewahren müssen
Folgende Maßnahmen von Steuerbehörden oder Gerichten verpflichten Sie zur weiteren Aufbewahrung eigentlich „abgelaufener“ Dokumente:
- eine begonnene Betriebsprüfung, die sich auf den verjährten Zeitraum bezieht
- eine vorläufige Steuerfestsetzung
- eine bußgeldrechtliche Ermittlung
- eine Steuer-Strafermittlung
- ein schwebendes Rechtsbehelfsverfahren
- ein aufgrund einer Betriebsprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
Auch zur Stützung eigener Anträge sollten Sie gegebenenfalls Unterlagen länger aufbewahren.
Die Aufbewahrungsfrist wird nicht nur durch die steuerlichen Besonderheiten bestimmt, sondern auch durch die Funktion der Unterlagen. Dient beispielsweise ein Beleg als Unterlage für Ihr Inventar, so beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre – ansonsten gilt für Buchführungsunterlagen die 6-jährige Aufbewahrungsfrist.
Im Zweifel sollten Sie die Unterlagen lieber länger aufbewahren, als sie zu früh zu vernichten!
Welche Unterlagen Sie im Original aufbewahren müssen
Eröffnungsbilanzen sowie Jahres- und Konzernabschlüsse müssen Sie nach § 257 Abs. 3 HGB bzw. § 147 Abs. 2 AO innerhalb der Aufbewahrungsfrist stets im Original aufbewahren. Kopieren, Verfilmen und/oder Speichern auf andere Datenträger reichen nicht aus.
Die übrigen Unterlagen können auf Mikrofilm oder sonstigen Datenträgern gespeichert werden, sofern sie jederzeit wieder lesbar gemacht und in einer angemessenen Frist vorgelegt werden können (§ 239Abs. 4 HGB).
Die Unterlagen müssen in Deutschland aufbewahrt werden (§ 146 AO). Ansonsten gelten keine besonderen Anforderungen an den Aufbewahrungsort.
