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Mehr schaffen in weniger Zeit: Entdecken Sie das Geheimnis der „mentalen Zeit“

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Mentale Zeit
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Wie schätzen Sie bei anstehenden Aufgaben den Zeitaufwand ein? Auf der Basis bisheriger Erfahrungen? Denken Sie um!

Wie schätzen Sie bei anstehenden Aufgaben den Zeitaufwand ein? Wahrscheinlich zumeist auf der Basis bisheriger Erfahrungen. Sie denken, dass Sie 3 Stunden für diese Arbeit brauchen, weil Sie sie schon immer in 3 Stunden erledigt haben. Hier geht es um die Macht der Gewohnheit oder, präziser gesagt, um Ihren „mentalen Rahmen“, der für diese Festlegung sorgt. Dass die Festlegung zumeist unbewusst geschieht, gibt ihr noch mehr Gewicht.

 

 

 

 

 

Wer sagt Ihnen aber, dass Sie tatsächlich 3 Stunden brauchen, um diese Arbeit zu erledigen?

Welche Auswirkungen Ihr mentaler Rahmen auf Ihre Effizienz haben kann, illustriert sehr schön die folgende Geschichte eines Werbers, die zu Beginn seiner Laufbahn sein Leben verändert hat – und sein Einkommen:

 

Ein Kunde hatte mich gebeten, ihm von einem Tag auf den anderen eine Werbekonzeption zu entwickeln. Ich selbst konnte das an diesem Tag unmöglich unterbringen. Daher bat ich einen freiberuflichen Texter unseres Teams, alles stehen und liegen zu lassen und zu mir zu kommen.

Ich erkläre ihm also, was ich will und dass die Geschichte zeitlich sehr eng ist. Da kommt ein Kollege herein, der mich dringend sprechen muss. Ich entschuldige mich bei dem Texter, biete ihm einen Kaffee an, den er gerne annimmt, und gestatte ihm auf seine Nachfrage hin natürlich, dass er mein Büro benutzen kann, während ich weg bin. Jede Minute ist wertvoll, nicht wahr?

Als ich nach gut 20 Minuten zurückkomme, übergibt mir der Texter lächelnd 3 vollgeschriebene Seiten – ohne jede Streichung. Ich lese sie schnell durch und bin begeistert. Man muss den Text vielleicht noch etwas glätten, aber als ersten Entwurf habe ich selten so etwas Ausgezeichnetes gesehen. Er habe sich daran gewöhnt, seine Entwürfe sehr rasch und ohne Korrekturen zu schreiben, sagt mir der Texter. Als Freiberufler könne er sich das anders gar nicht leisten, er werde ja schließlich „pro Stück“ bezahlt.

Folgendes, so erzählt der Werber, hatte er begriffen, als er dann wieder in seinem Büro saß: Er war unterschwellig so programmiert, dass er niemals etwas auf einen Wurf schrieb. Er hatte geglaubt, dass es immer 2 Fassungen bräuchte, damit etwas Ordentliches entsteht.

Das heißt: Seine Vorstellung – sein mentaler Rahmen – hatte ihn daran gehindert, wirklich produktiv zu sein.

So verändern Sie Ihren mentalen Rahmen

Das Prinzip vom mentalen Rahmen der Zeit ist die Grundlage für das 1. Gesetz von Cyril Northcote Parkinson, und das lautet:

„Die Arbeit dehnt sich aus, bis sie die Zeit ausfüllt, die uns für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Parkinson erzählt dazu die Geschichte von der alten Gräfin, die einen Brief schreibt: Den Vormittag verbringt sie damit, Papier zu kaufen, eine Rohfassung zu entwerfen und diese zu korrigieren. Nach einem leichten Lunch ändert sie noch einmal die Rohfassung. Als sie den Brief schließlich ins Reine schreibt, stellt sie fest, dass sie sich beeilen muss – das Postamt schließt um 17 Uhr. 1 Minute vor 17 Uhr steht sie vor dem Schalter und gibt den Brief auf. Erschöpft, aber befriedigt kehrt sie dann nach Haus zurück. Sie hat ihr heutiges Pensum geschafft.

Sie wissen, worum es geht: Die alte Gräfin benötigte nur deshalb einen ganzen Tag für den Brief, weil sie den ganzen Tag dafür zur Verfügung hatte. Und einen Teil der Geschichte kennen Sie sicherlich aus eigener Praxis: die verblüffende Tatsache, dass Sie normalerweise auch dann, wenn es zeitlich unmöglich schien, eine Arbeit „auf die letzte Sekunde“ und damit pünktlich zu Ende bringen.

Das heißt: Wenn Sie – wie die meisten Menschen – öfter das Gefühl haben, zu viel zu tun und zu wenig Zeit zu haben, liegt das vielleicht daran, dass Sie sich ganz systematisch zu viel Zeit nehmen für das, was Sie zu tun haben?

Machen Sie doch einmal die folgende kleine Übung – Sie werden sehen, dass sie höchst instruktiv ist. Fragen Sie sich: Was würde geschehen, wenn ich nur noch die Hälfte meiner jetzigen Arbeitszeit zur Verfügung hätte? Denken Sie dabei auch an das Beispiel der Gräfin: Selten verbringen wir die gesamte uns zugestandene Zeit mit wirklicher Arbeit. Und wenn doch, ist es meist nur ein kleiner Teil, der auf wirklich produktive Weise genutzt wird. Was könnten Sie also tun, wenn Sie nur noch 50 % der jetzigen Arbeitszeit zur Verfügung hätten?

So setzen Sie die reale gegen die mentale Zeit: 5 Tipps

  • Ein arabisches Sprichwort lautet: „Für den, der sie zu füllen weiß, hat ein Tag Tausende von Taschen.“ Lernen Sie den Wert der Zeit kennen. Jede einzelne Stunde ist kostbar. Fragen Sie sich immer wieder: „Was kann ich innerhalb 1 Stunde leisten?“
  • Probieren Sie es aus: Reduzieren Sie bei einer Aufgabe die bisherige Zeitvorgabe auf die Hälfte. Wie sehen Ihre Ergebnisse aus? Bleibt noch immer Platz, dann gehen Sie ruhig noch weiter. Tun Sie so, als ob es die Situation tatsächlich erfordere.
  • Wenn Sie Ihre Zeitvorgaben so stark beschränken, dass Sie in eine Art Dauerstress geraten, sind Sie zu weit gegangen. Das braucht Sie aber nicht zu beunruhigen. Am Anfang steht immer eine Phase der Anpassung.
  • Betrachten Sie die Fristenverkürzung als ein Spiel. Nehmen Sie Ihre Rolle darin ernst, aber vergessen Sie nicht, dass es sich hier vor allem um ein Spiel handelt.
  • Der Spielaspekt ermöglicht es Ihnen, zu Ihrer Arbeit eine gewisse Distanz zu wahren. Diese ist eines der Geheimnisse der Ausgeglichenheit ... und des Erfolgs. Denn das eine ist ohne das andere nicht denkbar.
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