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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Mit einer wöchentlichen To-do-Liste gelingt Ihre Planung

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So gelingt Ihre Planung
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Planen Sie, was wann zu tun ist. Mit den folgenden Tipps und Techniken kommen Sie sicher ans Ziel, wenn Sie bislang eher unstrukturiert in den Tag hinein gearbeitet haben.

Planen, was wann zu tun ist – das hört sich einfach an. Wenn Sie bislang jedoch eher unstrukturiert in den Tag hinein gearbeitet haben, warten beim Einstieg in eine andere Arbeitsweise möglicherweise ein paar Hürden auf Sie. Mit den folgenden Tipps und Techniken kommen Sie sicher ans Ziel:

 

 

 

 

 

  • Listen Sie zunächst alle Routinearbeiten auf. Denken Sie dabei auch an Tätigkeiten, die Sie bisher ungeplant und unregelmäßig erledigt haben, die sich aber bestens zu Routinen eignen (wie z. B. E-Mail-Ablage aufräumen, Adresspflege, Ablage, Postausgang).
  • Je mehr Handgriffe Sie zu Routine-Blocks zusammenlegen, umso größere Planungsfreiheit haben Sie. Denn diese Arbeiten sind zeitlich gut kalkulierbar und eignen sich deshalb hervorragend als feste Plätze auf Ihrer To-do-Liste. Am besten wählen Sie dafür leistungsschwächere Zeiten nach der Mittagspause und am späten Nachmittag.
  • Vergeben Sie für Ihre anderen Aufgaben Prioritäten nach dem ABC-Prinzip, und gruppieren Sie diese um die festen Routine-Blocks herum.
  • Notieren Sie während der laufenden Woche nach und nach Aufgaben für die folgende Woche. Am Freitagabend oder Montagmorgen bauen Sie dann daraus Ihre To-do-Liste für die neue Woche.
  • Verplanen Sie höchstens 80 % der Zeit, denn 20 % brauchen Sie als Puffer für Unvorhergesehenes. Wenn bei Ihnen viele Ad-hoc-Tätigkeiten anfallen, sollten Sie sogar nicht mehr als maximal 60 % Ihrer Arbeitszeit verplanen.
  • Wenn diese Art der schriftlichen Planung für Sie Neuland ist, werden Sie anfangs den Zeitbedarf für bestimmte Tätigkeiten nicht genau einschätzen können. Geben Sie sich deshalb zwei Wochen zur Eingewöhnung, in denen Sie sich notieren, welche Tätigkeiten wie viel Zeit erfordern.
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