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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Notizmanagement per Zeitplanbuch & Co.: Mobil, flexibel und immer parat

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Notizmanagement auf Papier: Welches System ist für Sie das Richtige?
© Marius Graf - Fotolia.com

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Studien belegen: Die besten Ideen kommen einem allein in der Freizeit. Besorgen Sie sich die für Sie am besten geeignete „Hardware“, um Ideen jederzeit festhalten zu können. In diesem Beitrag finden Sie Vorschläge für jeden individuellen Arbeitsstil.

Ideen brauchen 2 Dinge: Zeit und einen Ort

Der betriebliche Alltag begünstigt kreatives Denken nicht gerade – zahlreiche Untersuchungen haben das belegt (ein konkretes Beispiel mit eindeutigen Zahlen sehen Sie weiter unten).

Zwischen Ad-hoc-Kommunikation, Besprechungen und dringenden Aufgaben am Schreibtisch bleibt einfach kein Raum, in dem sich Ideen entwickeln könnten. Das ist zunächst einmal nur eine Tatsache, kein Problem. Zum Problem wird es erst, wenn Sie sich nicht darauf einstellen. Deshalb:

  • Schaffen Sie in Ihrer Freizeit Raum für Ideen – und zwar vor allem wenn Sie allein sind! Finden Sie heraus, in welchen Situationen und in welcher Umgebung Sie am kreativsten sind.
  • Besorgen Sie sich die nötige „Hardware“, um Ideen jederzeit festhalten zu können. Wählen Sie das aus, womit Sie am besten umgehen können – in diesem Beitrag finden Sie Vorschläge für jeden individuellen Arbeitsstil.

Studie* belegt: Durchbruchsideen entstehen in der Freizeit, und vor allem wenn Sie allein sind

Bei einer Studie der Unternehmensberatung Kienbaum wurden 524 Ideen untersucht. Von diesen Ideen entstanden

  • 41 % arbeitsnah – am Schreibtisch, in Pausen,
  • 33 % in der Freizeit, und zwar in Gesellschaft,
  • 26 % in der Freizeit, und zwar allein.

Die Ideen wurden von den Urhebern bewertet – eingeteilt in

  • geringe Verbesserungsideen,
  • entscheidende Verbesserungsideen und
  • Durchbruchsideen.

Das deutliche Resultat: Von den Durchbruchsideen entstanden

  • 5 % im Unternehmen,
  • 10 % in der Freizeit in Gesellschaft,
  • 85 % (!) beim Alleinsein in der Freizeit.

(* aus: Helmut Schlicksupp, „Ideenfindung“. Vogel Business Media, 2004)

 

Der Klassiker: Eine Kladde

Notizbücher haben den Vorteil, dass keine Seiten verloren gehen, und den Nachteil, dass sich die Einträge nachträglich nicht ordnen lassen. Sie eignen sich damit gut als Tagebuch, Chronik oder als mobile Ergänzung zu einer elektronischen Notizmanagement-Lösung. Für Nachschlage-Informationen sind sie weniger geeignet.

Alphabetisch geordnet: Die Datensammlung im Zeitplanbuch

Wenn in Ihrem Zeitplanbuch oder Ringbuch-Kalender das A–Z-Register unbenutzt ist (oder wenn Sie genügend Platz für ein zweites Register haben), können Sie auch dort Ihre Notizen- und Ideensammlung einrichten. Der Vorteil: Hier können Sie alle Informationen alphabetisch ablegen. Wenn Sie Ihr Buch stets bei sich haben, ist es egal, ob Sie Ihre Ideen am Schreibtisch, unterwegs oder zu Hause haben. Register aufklappen, eintragen – fertig.

So ordnen Sie Ihre Notizen und Ideen im A–Z-Register:

  • Den Buchtipp, den Sie gerade gehört oder gelesen haben, notieren Sie unter B (= Einkaufsliste für den nächsten Besuch in der Buchhandlung);
  • CDs kommen unter C;
  • Fragen für den nächsten Elternabend unter E;
  • Geschenkideen unter G;
  • Internet-Adressen unter I;
  • Argumente und Ideen für Ihre nächste Vereinssitzung am 9. März unter „V" (geben Sie zusätzlich im Kalenderteil beim 9. März an, dass Sie dazu Notizen unter V gesammelt haben).
  • Unter den Anfangsbuchstaben der Namen Ihrer Kinder legen Sie je ein eigenes Blatt an, auf dem Sie Namen und Anschriften von deren Freunden notieren oder die Namen der Lieblingscafés oder was immer sonst noch an (oft unkompletten) Informationen kommt, die Sie nicht gleich in Ihrem Adressregister verewigen wollen.

Umsetzungs-Tipps für Ihre Datensammlung:

  • Verwenden Sie für diese Methode kein gebundenes A–Z-Büchlein. Sie können dort keine Leerseiten nachlegen und müssen früher oder später alles Nichterledigte umständlich übertragen.
  • Erledigtes streichen Sie durch. Komplett abgestrichene Blätter werfen Sie weg und ersetzen sie durch neue Blätter.
  • Schreiben Sie dauerhafte Notizen („Geschenkideen“) und solche mit Verfallszeit („Georgs Hochzeit“) auf verschiedene Blätter, das erleichtert das Aussortieren.

Alternative: Ein Ringbuch allein für Notizen

Wenn in Ihrem Zeitplanbuch kein Platz ist oder wenn Sie gar keins benutzen, dann können Sie sich auch ein eigenenes Notiz-Ringbuch anschaffen. Faustregel: Je kleiner das Format, umso größer die Chance, dass Sie es auch wirklich überallhin mitnehmen. Deshalb empfiehlt sich DIN A7, DIN A6 oder Westentaschen-Format. Nur wenn Ihre Schrift sehr groß ist und Sie gerne mit Zeichnungen bzw. Mind-Maps arbeiten, ist wahrscheinlich ein (möglichst schlankes) DIN-A5-Ringbuch besser geeignet.

Flexibel und mobil: Das Zettelkasten-System

Der Schriftsteller Arno Schmidt (1914–1979) hatte einst sein gesamtes Wissen und seine umfangreiche Arbeit in Zettelkästen organisiert. Eine veraltete Methode im Zeitalter des Computers? Nein, eine Frage der Mentalität! Wenn Sie jemand sind, der gerne mit Papier arbeitet und dem das Aufschreiben von Informationen und Ideen bereits beim Denken, Sortieren und Memorieren hilft, ist das Zettelkasten- System ideal.

Ausstattungs- und Arbeits-Tipps für Ihren Zettelkasten:

  • Der Karteikasten gehört in den direkten und bequemen Zugriff, also auf Ihren Schreibtisch. Wenn Sie feststellen, dass Sie mit der Methode gut zurechtkommen, können Sie auch mit mehreren Karteikästen arbeiten: Der Kasten „Organisation“ steht dann beispielsweise im Büro, eventuell auch ein zweiter für Adressen; der mit „Kochrezepten“ steht in der Küche und ein Karteikasten mit Ihrem privaten Wissensarchiv ist im Wohnzimmer oder Home-Office untergebracht.
  • Karteikästen erhalten Sie in den Größen A7 bis A4. Am besten eignen sich linierte Karteikarten im Format DIN A6. Eine großzügige Menge an leeren Karten platzieren Sie ganz hinten im Karteikasten.
  • Arbeiten Sie mit unterschiedlichen Farben: Notieren Sie beispielsweise Informationen auf weißen Karten, Ideen auf grünen und/oder geben Sie Themen eigene Farben.
  • Verwenden Sie einen Kasten ohne Deckel (oder mit nach hinten verschiebbarem Rolldeckel), damit Sie jederzeit bequem darin blättern und neue Karten hinzustellen können. Ein geschlossener Karteikasten eignet sich eher für ein Informationsarchiv.
  • Arbeiten Sie mit A–Z-Registerblättern oder festen Zwischenplatten mit beschriftbaren Reitern.
  • Wenn Sie die Daten innerhalb eines Fachs weiter untergliedern möchten: Nehmen Sie Karteikarten im Hochformat, und schreiben Sie ein Schlüsselwort auf den oberen Rand – in großen Lettern.
  • Stellen Sie die Markierungskarten jeweils hinter den Stapel, den sie bezeichnen. Sie greifen dann rascher an die richtige Stelle, wenn Sie eine Karte suchen oder hinzufügen wollen.

So machen Sie Ihr Zettelkasten-System mobil:

Ganz wichtig ist, dass Sie, wo Sie stehen und gehen, immer ein paar Karteikarten dabei haben. Wenn Sie mit einem Zeitplanbuch arbeiten, legen Sie diese einfach dort ein, andernfalls besorgen Sie sich eine Plastikhülle im Format der Karteikarten. Ihre Notizen machen Sie dann direkt auf eine Karte: Ideen, wenn Sie gerade ein wenig Zeit haben, wie beim Warten auf einen Arzttermin; Informationen dann, wenn Sie bei Ihnen eintreffen.

Beispiele für Informationen, die Sie hier verwalten können:

  • Abfahrtszeiten von häufiger benutzten Bussen oder Zügen
  • temporäre Adressen (wie die Urlaubsadresse der Eltern)
  • Ideen zu einem Projekt
  • Kochrezepte
  • Kontaktdaten mit Anmerkungen (Sie erfahren etwa am Telefon so nebenbei, dass Ihr Gesprächspartner gestern Geburtstag hatte, wie die neugeborene Tochter heißt, dass ein Kollege sich für lateinamerikanische Literatur interessiert. Ein Griff zum Karteikasten, und die Information ist festgehalten)
  • eine „Kommunikationsliste“ (bei wem Sie sich diese Woche wieder einmal melden möchten) – oder Sie nutzen gleich die Karteikarte als Postkarte und schreiben sofort ein paar Grüße
  • Literaturtipps
  • Öffnungszeiten und Telefonnummern von Geschäften, Sporteinrichtungen etc.
  • Telefonnotizen
  • To-do-Listen
  • Mitschriften von Vorträgen
  • Zitate

Die großen Vorteile dieser Methode:

  • Die Karten passen in jede Jacketttasche, und dennoch müssen Sie – anders als bei den üblichen „Notizzetteln“ – nichts doppelt aufschreiben.
  • Sie haben keine unübersichtlichen, unsortierten Zettel, müssen nichts Abheften – und haben dennoch die Flexibilität eines Loseblatt-Systems: Zusammengehörendes ist dank des A–Z-Systems schnell eingeordnet und wiedergefunden.
  • Mit Karteikarten in unterschiedlichen Farben haben Sie ein zusätzliches Ordnungskriterium, etwa zur Prioritätensetzung oder zur thematischen Gruppierung.
  • Zu Hause oder im Büro angekommen, sortieren Sie die Karten einfach in Ihren Karteikasten ein.

Der Nachteil:

  • Solche Zettelwirtschaft setzt ein hohes Maß an Disziplin voraus. Das A und O ist der Aufbau der Karteikästen und dass sie immer aktuell sind.
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