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Papiermanagement: 15 Turbos für dauerhafte Ordnung in Ihrer Ablage

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Turbos für Ihre Ablage
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Die folgenden erprobten Tipps und Ideen unterstützen Sie nachhaltig beim Organisieren, Benutzen und Pflegen Ihrer Ablage(n). Und vor allem: Wenn Sie sie als „gute Gewohnheiten“ in Ihren Alltag integrieren, werden Groß-Aufräumaktionen überflüssig.

Die folgenden erprobten Tipps und Ideen unterstützen Sie nachhaltig beim Organisieren, Benutzen und Pflegen Ihrer Ablage(n). Und vor allem: Wenn Sie sie als „gute Gewohnheiten“ in Ihren Alltag integrieren, werden Groß-Aufräumaktionen überflüssig:

1. Betrachten Sie Ihre Ablage und die damit verbundenen Arbeiten nicht als lästiges Übel, sondern als Hilfsmittel, das Ihnen gute Pflege jederzeit mit Übersicht und kurzen Suchzeiten zurückzahlt.

2. Halten Sie Ablagevorgaben/Aktenpläne penibel ein. Erinnern Sie sich einfach daran, dass Ungeduld und Nachlässigkeit beim Ablegen dazu führen, dass Sie später nach den Unterlagen suchen müssen.

 

3. Heften Sie DIN-A4-Blätter (am besten farbige) mit Querverweisen in Ihre Ablage, wenn sich Themen nicht eindeutig zuordnen lassen.

4. Sortieren Sie abzulegende Dokumente regelmäßig ein. Terminieren Sie diese Aufgabe in Ihrem Kalender, wenn Ihr Tagesgeschäft sofortiges Ablegen nicht zulässt.

5. Verwenden Sie Trennblätter und Register für mehr Übersicht in Ordnern und Mappen.

6. Wenn Sie es oft zu eilig für die endgültige Ablage haben: Verwenden Sie einen A–Z-Pultordner als „Vorablage“. Damit bekommen Sie Erledigtes sofort geordnet vom Tisch.

7. Sortieren Sie Altlasten regelmäßig aus. Werfen Sie Überflüssiges weg. Bringen Sie abgeschlossene Vorgänge, die noch aufzuheben sind, ins Archiv.

8. Bei Informationssammlungen (wie beispielsweise Broschüren, Kataloge, Branchentipps, Statistiken) legen Sie am besten für jeden Jahrgang eine neue Ablage an: 2012, 2013, ... Dann können Sie in Zukunft veraltete Jahrgänge mit einem einzigen Handgriff komplett entsorgen.

  

  

9. Beschriften Sie alle Aufbewahrungsmittel leserlich mit einem Filzstift von mindestens 1 mm Strichstärke. Aufschriften sollten auch aus 2 m Entfernung noch lesbar sein.

10. Weisen Sie jeder vorhandenen Ablagemöglichkeit eine Funktion zu. Denn undefinierte Körbe, Schubladen und Schachteln laden zur „wilden Ablage“ geradezu ein.

11. Erklären Sie Fußböden, Fensterbretter, Sitzflächen und andere horizontale Flächen zur papierfreien Zone.

12. Drucken Sie nur solche Dokumente aus, die für die Papierablage aus chronologischen oder (steuer-)rechtlichen Gründen unverzichtbar sind. Alles andere ist auf Ihrem PC deutlich preiswerter und platzsparender aufgehoben.

13. Bei Unterlagen, auf die mehrere Personen häufig zugreifen, sollte bei Entnahme ersatzweise eine Notiz eingelegt werden, die anderen Mitarbeitern Auskunft über den gegenwärtigen Standort der Mappe oder des Ordners gibt.

14. Kleinere Papierformate, die Sie in einen Loseblattsammler legen, können später leicht übersehen werden. Spendieren Sie solchem Schriftgut eine DIN-A4-Klarsichthülle.

15. Wenn Sie Dokumente zur Nachbearbeitung ausdrucken, ist es sinnvoll, Dateinamen und Pfadangaben mitzudrucken, um sich spätere Suchzeiten zu sparen. Bei Word-Dokumenten geht das z. B. im Menü über Ansicht – Kopf- und Fußzeile – Einfügen – AutoText – Dateiname und Pfad.

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