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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Papiermanagement: Optimale Lösungen für Ihre Ablage

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Hängemappe: Schnell und unkompliziert
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Bringen Sie Ihre Unterlagen im jeweils besten System unter – und reduzieren Sie damit Ihren Ablageaufwand um bis zu 40 %!

Wie bewahren Sie Ihre Unterlagen auf? Gelocht in Ordnern? Lose in Hängemappen oder Einstellmappen? Oder in Stehsammlern? Wahrscheinlich manche so, andere so. Wie aber entscheiden Sie, welche Unterlagen Sie wie aufbewahren?

Natürlich können Sie bei diesen Entscheidungen einfach eigenen Präferenzen folgen – oder etwa im Auge behalten, welche Möbel in Ihrem Büro zur Verfügung stehen. Aber ausschlaggebend sollte letztlich die Eignung der Ablagetechniken für die jeweilige Unterlagenart sein. Und wenn Sie über die Kosten nachdenken: Die Investition in geeignete Aufbewahrungssysteme macht sich sehr schnell bezahlt.

 

 

 

Was nämlich bei den Kosten für die Dokumentenaufbewahrung wirklich zu Buche schlägt, sind nicht Möbel, Mappen etc., sondern Ihre Arbeitszeit: die Kosten für den Zeitaufwand, der durch Zugriff und Ablage einschließlich der Wegezeiten entsteht. In Zahlen: Die Kosten für die Einrichtung (Ablagemöbel und -behälter) machen nur durchschnittlich 8,6 %, die Raumkosten 1,4 % aus – 90 % der Kosten produziert das Dokumenten-Handling!

Die gute Nachricht: Je nachdem, welche Schriftgutbehälter Sie benutzen, können Sie Ihren Zeitaufwand für das Dokumenten-Handling um fast die Hälfte reduzieren! Hier eine Übersicht von Vor- und Nachteilen der verschiedenen Systeme:

Der Ordner: Für Dokumente, die Sie nicht oft benötigen

Ein Büro ohne den klassischen Briefordner ist undenkbar: Ordner sind der Inbegriff der Büroorganisation. Das mag auch die Ursache dafür sein, dass noch immer Unterlagen in Ordnern aufbewahrt werden, die besser in Loseblattsystemen aufgehoben wären. Ordner haben nämlich einige gravierende Nachteile:

  • Sie sind schwer. Ein gefüllter Ordner wiegt fast vier Kilo.
  • Sie sind sperrig (wegen der ausladenden Kartoneinbände). Deshalb sieht man Menschen, die etwas ablegen oder heraussuchen, so häufig mit dem Ordner auf dem Teppich knien.
  • Sie sind zeitaufwändig im Handling. Wenn Sie ein Dokument entnehmen oder ablegen, brauchen Sie dafür mehr als doppelt so viele Handgriffe wie bei der Loseblattablage.

Die großen Vorteile von Ordnern: Sie ermöglichen Dauerhaftigkeit und Vollständigkeit, das Ablegen in eindeutiger Reihenfolge. Der Ordner ist also optimal für eine Chronologie von Einzelvorgängen, die kontinuierlich gesammelt werden müssen, wie durchlaufend nummerierte Rechnungen oder Belege.

Für komplexe Vorgänge dagegen, die mithilfe von Schlagwörtern aus einem Ordnungssystem gegliedert werden sollen, ist die Loseblattablage in Hänge- oder Einstellmappen besser geeignet.

 

 

Hängemappen loseblatt: Schnell und unkompliziert

Mit Hängemappen arbeiten Sie wahrscheinlich bereits, und Sie kennen die Vorteile, die dieses Aufbewahrungssystem zusätzlich zur Schnelligkeit gegenüber Ordnern hat:

  • Die Sichtreiter auf den Hängemappen können Sie entsprechend der Gliederung übersichtlich staffeln, sodass Sie auf einen Blick auch in die „Eingeweide“ der Vorgänge sehen können – bei Ordnern sehen Sie immer nur die Überschriften auf den Ordnerrücken.
  • Wollen Sie Hängemappen archivieren, stecken Sie sie einfach in spezielle Archivschachteln und stellen diese ins Archivregal.
  • Schließlich hindert Sie nichts daran, innerhalb einer Hängemappe Sichthüllen zur Gliederung zu benutzen oder teilweise auch zu heften. Qualitativ hochwertige Hängemappen haben am inneren Rand Schlitze, in die Heftstreifen eingezogen werden können. Bei kleinformatigen Dokumenten, wie Quittungen, können Sie so verhindern, dass sie zwischen die losen DIN-A4-Seiten rutschen.

Einstellmappen: Im Tempo nicht zu schlagen

Mit den Einstellmappen (gibt es z. B. von Classei und Mappei, Infos unter www.mappei.de bzw. www.classei.de) haben Sie eine Sonderform der Loseblattablage: eine Dünnaktenablage, die alle Vorteile der Hängemappen mitbringt und einige weitere dazu.

  • Platz sparend: Da die Mappen keine Hängevorrichtung brauchen, haben sie nicht mehr „Körper“ als eine Sichthülle – in eine Box von 10 cm Tiefe passen 30 bis 40 Mappen.
  • Mobil: Sie nehmen einfach die ganze Mappe mit – das DIN-C4-Format (315 x 225 mm) passt in jede Aktentasche.
  • Schnell: In wenigen Sekunden haben Sie eine neue Mappe angelegt. Selbstklebeetikett beschriften und auf die Mappe kleben – fertig.
  • Differenziert: Sie können Ihre Unterlagen sehr fein strukturieren, z. B. für jeden Ihrer Kommunikationspartner eine eigene Mappe anlegen, ohne darüber nachzudenken, ob sich das „lohnt“.

Solch eine Dünnaktenablage ist also hervorragend geeignet für alle Bereiche, bei denen es ums feine Untergliedern, den einfachen Zugriff und das schnelle Ablegen geht.

Hängeregistratur geheftet: Nur für Spezialfälle

Eine Hängeregistratur sollten Sie dann einsetzen, wenn Sie sich auch für die Loseblattablage entscheiden. Ausnahme: die „laterale Pendelregistratur“ (z. B. von Elba oder Leitz), bei der die Hängehefter nicht hinter-, sondern nebeneinander rücklings an einer Spezialschiene hängen. Sie ist dann sinnvoll, wenn Sie eine große Anzahl nicht allzu dicker Vorgänge wie Kundenakten unterbringen möchten.

Es sollten allerdings Vorgänge sein, bei denen keine Zwischenheftung nötig ist – sonst müssen die oberen Blätter jedes Mal herausgenommen und dann wieder eingefädelt werden. Ist jeweils nur ein „Draufheften“ erforderlich, hilft die Pendelregistratur, große Vorgangsmengen zugriffsschnell und Platz sparend unterzubringen.

Stehsammler – für Prospekte und Ähnliches

Auch Stehsammler gehören zu den Loseblatt-Techniken. Bestens geeignet sind sie für die Aufbewahrung von Prospekten, Katalogen etc. In den oberen Regalreihen leisten sie Ihnen hierbei beste Dienste.

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