Briefpost geöffnet und vorsortiert auf dem Schreibtisch vorzufinden – das passiert nur Chefs und Abteilungsleitern mit bestens eingearbeiteter Assistenz. Wenn Sie zu der Mehrheit derer gehören, die ihren Posteingang selbst öffnen, können Sie mit dem folgenden System jetzt Tag für Tag eine Menge Zeit gewinnen.
Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie allmorgendlich 5 oder 50 Briefe auf den Tisch bekommen. Lesen Sie die folgenden 7 Schritte des Systems in Ruhe durch. Spätestens am Montag früh werden Sie verblüfft sein, wie schnell diese Fließbandtechnik bei Ihnen im Büro zur täglichen schnellen Routine wird.
1. Schaffen Sie Platz auf Ihrem Schreibtisch.
2. Sortieren Sie die unterschiedlichen Briefformate in drei Stapel (Normalbrief/DIN A5/größer als DIN A5). Achten Sie dabei darauf, dass alle Frontseiten einheitlich nach oben zeigen.
3. Drehen Sie jetzt die Stapel um, sodass die Rückseiten nach oben zeigen und die Verschlussklappen nach rechts (bei Linkshändern nach links).
4. Öffnen Sie die Umschläge mit einem Briefmesser – je schärfer, desto schneller. Bilden Sie mit den geöffneten Briefen neue Stapel (am Ende sind es wieder 3). Wichtig: Nur öffnen, noch nichts herausnehmen.
5. Ihr Brieföffner hat seine Pflicht getan. Legen Sie jetzt die Stapel aufeinander. Die großen Formate unten, die kleinen oben.
6. Leeren Sie die Umschläge. Ganz wichtig: Papier nicht entfalten und noch nicht lesen, sondern zunächst kreuzweise(!) aufeinanderlegen. Sehen Sie kurz nach, ob im Umschlag etwas haften geblieben ist. Aus geleerten Umschlägen einen Haufen bilden.
7. Jetzt liegt Ihre gesamte Eingangspost lesebereit vor Ihnen. Entfalten, überfliegen beurteilen und sortieren Sie jede Sendung nach den bei Ihnen üblichen Kriterien (beispielsweise: sofort bearbeiten, später, delegieren, Termin, Ablage, Archiv, Wiedervorlage, Altpapier).
8. Die für die Papierentsorgung bestimmte Post legen Sie auf die leeren Umschläge. Nachdem Sie alle Schriftstücke durchgesehen haben, befördern Sie den Haufen mit einem einzigen Handgriff zum Altpapier.
