Die totale Kontrolle über das Leben gibt es nicht. Je gelassener Sie auf solche Herausforderungen reagieren, je gezielter Sie in Gedanken mögliche Störfaktoren und eventuelle Lösungswege durchspielen, desto weniger werden Probleme das Gelingen Ihres Projekts insgesamt infrage stellen.
Hier die 5 Faktoren, die für den Erfolg Ihres Projekts wichtig sind:
1. Präzise Kommunikation
Kommunizieren Sie präzise – sowohl schriftlich als auch mündlich:
- Überlegen Sie sich im Vorfeld, was Sie mit der Korrespondenz oder dem Gespräch erreichen wollen. Beschaffen Sie sich alle notwendigen Vorabinformationen, halten Sie Unterlagen (Preislisten, Terminkalender, Lieferkonditionen etc.) bereit.
- Kommen Sie umgehend auf den Hauptbesprechungspunkt. Bleiben Sie beim Thema, haken Sie nach, wenn Sie etwas nicht sofort verstehen, und fassen Sie Ergebnisse kurz zusammen. Das erspart Ihnen Missverständnisse und spätere Rückfragen.
2. Solides Schreibtischmanagement
Halten Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch. Und wenn Sie im Augenblick keine Zeit haben, Ihr Büro aufzuräumen: Verbannen Sie alles, was nicht zu Ihrem Projekt gehört, an einen anderen Ort (und setzen Sie sich einen Termin nach Projektabschluss, an dem Sie Ihren Arbeitsplatz reorganisieren). Um klar denken zu können, brauchen Sie freien Platz!
3. Effektivität
Rechnen Sie mit Zeitkillern, aber erlauben Sie es ihnen nicht, dass sie über Ihre kostbare Zeit und Energie siegen. Lernen Sie, Nein zu sagen zu ausufernden Telefonaten, ineffektiven Besprechungen und Außer-Haus-Terminen, die sich auch am Telefon regeln lassen.
4. Flexibilität durch Notfallpläne
Trainieren Sie das Entwickeln von Notfallplänen. Fragen Sie sich bei jeder Einzelaufgabe sowohl: „Auf welche Alternativen kann ich zurückgreifen?“ als auch: „Wie kann ich verhindern, dass es passiert?“
- Probleme können auftreten, weil Maschinen ausfallen, Hardware versagt, Gesprächstermine platzen, Sie selbst oder Mitarbeiter erkranken, Lieferanten ihre Termin zusagen nicht einhalten, wichtige Ware auf dem Versandweg verloren geht usw.
- Probleme lassen sich von vornherein reduzieren, indem Sie einen realistischen Zeitplan aufstellen (bzw. keine Projekte annehmen, die aufgrund einer zu kurzfristig angesetzten Deadline durch jeden geringfügigen Störfaktor gefährdet sind) und wissen, wie Sie Ersatz für Maschinen, Hardware und Fahrzeuge beschaffen, ferner Verhandlungen nicht auf die letzte Minute planen sowie wichtige Ware nur per Wertpaket verschicken etc.
5. Im Team: Spielregeln einhalten
„Super – es hat allen Spaß gemacht!“ Im Team zu arbeiten kann ausgesprochen motivierend sein oder – salopp ausgedrückt – „die Hölle“. Als Teamleiter entscheiden Sie darüber in hohem Maße mit. Bei der Projektplanung haben Sie Ihr Projekt in Arbeitspakete und Teilaufgaben zerlegt und diese an die Projektmitarbeiter verteilt.
Erfolgreich durchführen lässt sich das Projekt nur, wenn jeder im Team genau weiß:
- welche Aufgaben zu seinem Arbeitspaket gehören,
- wie sein Arbeits- und Verantwortungsbereich abgegrenzt ist,
- nach welchem individuellen Zeitplan er vorzugehen hat, das heißt, welche Teilaufgabe bis zu welcher Deadline erledigt sein muss, bzw. mit welchem Teammitglied er bis wann welche Teilaufgabe zu erledigen hat,
- welche Leistung Sie als Teamleiter bei der Ausführung der Arbeit erwarten,
- welcher Kostenrahmen einzuhalten ist,
- wie die Ergebnisse protokolliert werden und
- wann Fortschrittsgespräche sowie eine Endbesprechung stattfinden und/oder wann ein Abschlussbericht vorzulegen ist.
