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Event: Die richtige Planung erleichtert den Erfolg

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Sie planen ein Event bzw. eine Veranstaltung in Ihrer Einrichtung? Damit die Kosten nicht aus dem Ruder laufen und Sie terminlich alles unter Kontrolle haben, lohnt es sich im Vorfeld des Events 3 zusammenhängende Pläne für Finanzen, Termine und Projekte aufzustellen.

Jeder von ihnen klärt ein zentrales Problem ab:

  • Was kostet das Event (der Finanzplan)?
  • Wer macht was (der Projektplan)?
  • Was passiert wann (der Zeitplan)?

1. Der Finanzplan für Ihr Event

Der Finanzplan enthält alle Kostenfaktoren, darunter auch grob geschätzte Arbeitsstunden von Mitarbeitern, damit die Gesamtkosten, die für das Event anfallen errechnet werden können. Die Finanzplanung dient ebenso der Risikoabschätzung im Vorfeld. Im Finanzplan zeichnen sich auch konkrete Kostenpakete ab, die ein Sponsor komplett tragen kann.

Wenn alle Lebensmittel eines von ihnen geplanten „Gastro-Events” 500 € kosten, dann ist möglicherweise ein benachbarter Supermarkt bereit, Lebensmittel in Höhe dieser Summe zu sponsern. Damit Sie nach dem Event beurteilen können, ob das Sponsoring finanziell erfolgreich war, tragen Sie auch die zu erwartenden und tatsächlichen Einnahmen in den Plan ein.

2. Der Projektplan für Ihr Event

Im Projektplan sollte sich nach und nach alles wiederfinden bis zu den kleinsten Aufgaben bzw. Zuständigkeiten. Legen Sie darin die wesentlichen Aufgaben zusammen mit einem Termin fest und klären Sie, wer für was die Verantwortung trägt. Für komplexere Teilbereiche lassen Sie von den Verantwortlichen Teilorganisationspläne anfertigen und überwachen.

Gehen Sie in regelmäßig stattfindenden Planungsrunden den Gesamtplan durch und lassen Sie sich Bericht erstatten. Sie werden schnell feststellen, dass eine eindeutige, wiederkehrende Funktions- und Aufgabenzuweisung die Identifikation der Verantwortlichen erhöht und den Fortschritt der Veranstaltungsplanung sicher und überprüfbar macht.

3. Der Zeitplan für Ihr Event

Ein Zeitplan muss nicht umfangreich sein, aber die wesentlichen Daten zueinander in Beziehung setzen und die Abarbeitungszeiträume verbindlich einteilen. Fangen Sie bei der Zeitplanung hinten an, indem Sie den Termin des Events festlegen. Der Planungszeitraum hängt von der Größe und Art der Veranstaltung ab, kann aber ohne weiteres 1 Jahr oder mehr umfassen. Wählen Sie für die regelmäßigen Abstimmungstreffen der Verantwortlichen der Teilprojektpläne einen festen Termin, z. B. jeden 2. Dienstag um 9 Uhr.

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