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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Schluss mit Suchen: Ablage im schnellen Zugriff

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Schneller Aktenzugriff
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Das Geheimnis eines stapelfreien Arbeitsplatzes ist: Jedes Blatt hat seinen Platz – von der Projektunterlage über die Telefonliste bis hin zum Notizzettel. So müssen Sie nicht in großen Aktionen „aufräumen“, sondern legen einfach nebenbei Dinge an ihren Platz zurück.

Wenn Sie morgens beim Anblick Ihres vollen Schreibtisches am liebsten kehrt machen würden, können Sie zumindest den Stressfaktor „Stapel“ abschalten. Das Geheimnis eines stapelfreien Arbeitsplatzes ist: Jedes Blatt hat seinen Platz – von der Projektunterlage über die Telefonliste bis hin zum Notizzettel. So müssen Sie nicht in großen Aktionen „aufräumen“, sondern legen einfach nebenbei Dinge an ihren Platz zurück. Um diesen festen Platz zu schaffen, hat sich folgende einfache Einteilung in vier Ablagebereiche bewährt:

  • Aktuelle Unterlagen: in der Bearbeitung, Aufbewahrung auf dem Schreibtisch
  • Arbeitsakten: Zugriff täglich oder wöchentlich, Aufbewahrung in direkter Griffweite des Schreibtisches
  • Nachschlageakten: Zugriff ein- bis zweimal im Monat, Aufbewahrung im Büro
  • Archivakten: Zugriff ein- bis zweimal im Jahr, Aufbewahrung im Keller/Archiv

 

1. Auf dem Schreibtisch: Ihre aktuellen Unterlagen

Auf Ihrem Schreibtisch (oder einem kleinen Beistelltisch) bringen Sie nur Unterlagen unter, die Sie gerade aktuell bearbeiten.

Dafür brauchen Sie

  • einen Eingangskorb,
  • einen Ausgangskorb und
  • einen Korb für „laufende“ Vorgänge, die Sie nicht sofort, aber in den kommenden zwei(!) Tagen erledigen müssen.

Der Eingangskorb ist für Post und interne Mitteilungen bestimmt, für alles, was sonst lose auf Ihrem Schreibtisch landen würde. Auch Informationen von Mitarbeitern und Kollegen, kleine gelbe Zettel und der Fußball-Tipp gehören dort hinein. Und er ist wirklich als Eingangskorb gedacht, nicht als Zwischenablage, das heißt: Was Sie dort herausnehmen, verarbeiten Sie direkt weiter, es darf nicht mehr zurück. Falls Sie eine Sekretärin unterstützt, sollte sie die Post bereits vorsortiert und nach Prioritäten geordnet in Ihren Eingangskorb legen.

 

 

Vorgänge mit einer kurzen Verweildauer von ein bis zwei Tagen, die Sie bearbeiten wollten, aber noch nicht völlig erledigen konnten, gehören in den Korb „Laufend“. Erwarten Sie beispielsweise weitere Informationen oder einen Rückruf, dann fällt das unter diese Rubrik.

simplify-Tipp: Vorsicht, Stapelgefahr!

Lassen Sie hier keine Stapel entstehen. In dieses Fach gehören wirklich nur Unterlagen hinein, die Sie nicht sofort zuordnen, delegieren oder eigenhändig bearbeiten können.

Vorgänge, die abgelegt werden können, gehören in den Ausgangskorb. Leeren Sie diese Ablage mindestens einmal am Tag, beispielsweise immer vor Arbeitsende, oder beauftragen Sie Ihre Sekretärin damit.

2. In Griffweite: Ihre Arbeitsakten

Bei Ihren Arbeitsakten handelt es sich beispielsweise um:

  • Unterlagen zu laufenden Aufgaben und Projekten
  • Material zu Routineaufgaben, die entweder täglich, wöchentlich oder monatlich anstehen
  • Rücksprache- oder Wiedervorlagemappen
  • Schnellzugriffs-Informationen wie beispielsweise Telefonlisten

Bewahren Sie diese Arbeitsakten in Hängeregistern auf. Richten Sie für jeden Routinevorgang und jedes laufende Projekt eine Mappe ein.

Hübscher und übersichtlicher: Farbige Oberbegriffe

Arbeiten Sie beim Sortieren und Beschriften der Registertaben mit Farben und Oberbegriffen. Das kann etwa so aussehen:

  • Alle persönlichen Unterlagen, wie Urlaubsanträge und Geburtstagslisten, kommen in das Hängeregister „Persönliches“ (z. B. in der Farbe Orange).
  • Alle internen Abläufe im Unternehmen, wie Strategie, Budget und Management, lassen sich unter dem Oberbegriff „Unternehmen“ zusammenfassen (z. B. Farbe Blau).
  • Produkte und dazugehörige Projekte können den Oberbegriff „Produkt“ bilden (z. B. Farbe Grün).
  • Auch für Externe und Kunden lohnt es sich meist, einen eigenen Begriff einzuführen.
  • Schnellzugriffs-Informationen (wie Telefonlisten, Computercodes) erhalten jeweils eine eigene Hängeregister-Mappe.
  • Rücksprache-Mappen sind ebenfalls ein sehr hilfreiches Instrument im täglichen Kampf gegen das Vergessen. In einem solchen Hängeregister können Sie jeweils alle Fragen, Anregungen und Informationen zu Mitarbeitern oder Kunden sammeln.

Eine derartige Ablagestruktur ist übersichtlich und ermöglicht auch Kollegen bzw. Mitarbeitern, Vorgänge zu finden. Zudem erleichtert Ihnen die farbliche Markierung die Zuordnung neuer Unterlagen.

3. Im Büro untergebracht: Ihre Nachschlageakten

Wie sieht es nun mit solchen Unterlagen aus, die Sie nur ein- bis zweimal im Monat brauchen? Wohin mit bezahlten Rechnungen und Steuerunterlagen des letzten Quartals? Wo legen Sie laufende Projekte ab, die viel zu umfangreich für Ihre Arbeitsakten sind? Auch hier gilt es, eine einheitliche Ablagestruktur beizubehalten, um Stapelwirtschaft und langes Suchen zu verhindern.

Das bedeutet: Dinge, die Sie nicht ständig zur Verfügung haben müssen – also insbesondere Ihre Nachschlageakten –, kommen in die Regale oder Schränke Ihres Büros. Benutzen Sie Ordner oder offene Stehsammler, die Sie nach derselben farblichen und begrifflichen Struktur ordnen wie Ihre Arbeitsakten.

4. Abgelegt: Ihre Archivakten

Projekte und Vorgänge, die abgeschlossen sind, erhalten einen Platz im Archiv. Ordnen Sie Ihre Archivakten nach der gleichen Struktur wie Ihre Arbeits- und Nachschlageakten.

simplify-Tipp: Umfüllen oder nicht?

Mappen und Ordner fürs Archiv umzufüllen, lohnt sich eigentlich nur dann, wenn die Archivierungsboxen deutlich günstiger sind als die Ordner und Mappen, die Sie im Büro benutzen.

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