Entwicklung vom Schreibbüro zur Machtzentrale

Die Zeiten in denen die Sekretärin die Briefe für den Chef tippte, Kaffee kochte und im besten Fall die Post verteilte, sind lange passé. In den letzten Jahren hat sich das Aufgabengebiet der Sekretärin sehr stark erweitert. In vielen Unternehmen ist sie mittlerweile die rechte Hand des Chefs.

So handelt es sich bei den meisten Sekretariaten mittlerweile vielmehr um eine Assistenz der Geschäftsführung mit einem sehr weiten Aufgabenspektrum.

Internationale Korrespondenz und interkulturelle Kompetenz

Mit zunehmender Internationalisierung und Globalisierung gehört Mehrsprachigkeit immer häufiger zum klassischen Handwerkszeug in einem Sekretariat. Dabei ist es oft mit Englisch und Französisch nicht getan, seitdem die wirtschaftlichen Verbindungen nach Osteuropa und Asien immer mehr Präsenz erlangen.

Die angemessene Begrüßung und Small-Talk auch auf internationalem Parkett spielen eine immer wichtigere Rolle und erfordern interkulturelle Kompetenz von der Sekretärin.

Organisationstalent als Schlüsselqualifikation im Sekretariat

Jedes dynamisch wachsende Unternehmen profitiert von einem wohlorganisierten Sekretariat. Denn hier laufen alle Fäden zusammen: Die Termine für die nächste große Präsentation werden in Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der Geschäftsführung, der Marketingleitung und natürlich der wichtigsten Kunden festgelegt. Die Organisation des passenden Caterings, ggf. ergänzt um ein die Präsentation abrundendes Abendprogramm fällt wie selbstverständlich in den Aufgabenbereich des Sekretariats.

Organisatorisches Geschick ist auch gefragt, wenn Reisen mit vielen Terminen und Zwischenstopps geplant werden müssen. Neben Bahn, Flug und Hotel müssen auch hier alle Termine mit den Geschäftspartnern arrangiert und vorbereitet werden.

Eventmanagement für kleine und große Veranstaltungen

Nicht nur aufgrund ihres Organisationstalents wird das Sekretariat häufig zum Eventmanagement des Unternehmens. Ganz gleich, ob es dabei um die Durchführung eines Sommerfestes oder der Weihnachtsfeier geht. Aufgrund ihrer Schnittstellenfunktion zu vielen Abteilungen ist im Sekretariat oft ein gutes Gespür für die Stimmung in der Firma und welche Veranstaltungspunkte den Geschmack der Mehrheit treffen wird, vorhanden.

Mittlerweile ist das Sekretariat aufgrund des vorhandenen Organisationstalents für die Planung und Durchführung von Messeveranstaltungen verantwortlich.

Präsentationen sicher erstellen und halten

Immer mal wieder kommt es vor, dass der Chef gleichzeitig auf zwei Hochzeiten tanzen muss. Wollte er die neuen Prozessabläufe doch eigentlich im Rahmen des wöchentlichen Vertriebsmeetings vorstellen, so überträgt er dies kurzfristig auf sein Sekretariat, wenn er parallel einen kurzfristigen auswärtigen Termin wahrnehmen muss.

Gratis-Download

In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

Jetzt downloaden
Sekretariat

- Gute Entschuldigungen für einen vollen Schreibtisch gibt es viele. Der eigentliche Verursacher ist jedoch: ein falsches Ablagesystem. Lesen Sie hier,... Artikel lesen

Gratis-Download
Leitfaden: Prioritäten setzen

In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer... Zum Download

- Welches ist das richtige Ablagesystem? Wir stellen Ihnen verschiedene Systeme für Ihre Ablage mit ihren Vor- und Nachteilen für ihre individuelle... Artikel lesen

- Statistisch besitzt jeder von uns über 10.000 Gegenstände. Wer Ballast abwirft, schafft Raum für Neues und gewinnt jede Menge frischen Schwung. Und... Artikel lesen

- Lästige Unterbrechungen können Sie mit diesen „Jetzt nicht!“-Tipps ganz einfach einschränken. Artikel lesen

| Susanne Roth - Das schriftliche Festhalten wird Ihnen erst dann zur gewohnheit werden, wenn Sie sich ein optimales System für Ihre Notizen eingerichtet haben – für... Artikel lesen

Produktempfehlungen

Magazin für professionelles Büromanagement

Für einen freien Kopf und mehr Zeit für das Wesentliche.

Expertengeprüfte Anleitungen, Tools und Tricks für E-Mails, Kontakte, Kalender & Co.

Mehr Fokus. Mehr Zeit. Mehr Ich.

Mit einfachen Maßnahmen zu nachhaltigem Unternehmenserfolg

Ihr Excel-Lernsystem: Verständlich, kompakt, effektiv

Anzeige

Jobs