Entwicklung vom Schreibbüro zur Machtzentrale

Die Zeiten in denen die Sekretärin die Briefe für den Chef tippte, Kaffee kochte und im besten Fall die Post verteilte, sind lange passé. In den letzten Jahren hat sich das Aufgabengebiet der Sekretärin sehr stark erweitert. In vielen Unternehmen ist sie mittlerweile die rechte Hand des Chefs.

So handelt es sich bei den meisten Sekretariaten mittlerweile vielmehr um eine Assistenz der Geschäftsführung mit einem sehr weiten Aufgabenspektrum.

Internationale Korrespondenz und interkulturelle Kompetenz

Mit zunehmender Internationalisierung und Globalisierung gehört Mehrsprachigkeit immer häufiger zum klassischen Handwerkszeug in einem Sekretariat. Dabei ist es oft mit Englisch und Französisch nicht getan, seitdem die wirtschaftlichen Verbindungen nach Osteuropa und Asien immer mehr Präsenz erlangen.

Die angemessene Begrüßung und Small-Talk auch auf internationalem Parkett spielen eine immer wichtigere Rolle und erfordern interkulturelle Kompetenz von der Sekretärin.

Organisationstalent als Schlüsselqualifikation im Sekretariat

Jedes dynamisch wachsende Unternehmen profitiert von einem wohlorganisierten Sekretariat. Denn hier laufen alle Fäden zusammen: Die Termine für die nächste große Präsentation werden in Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der Geschäftsführung, der Marketingleitung und natürlich der wichtigsten Kunden festgelegt. Die Organisation des passenden Caterings, ggf. ergänzt um ein die Präsentation abrundendes Abendprogramm fällt wie selbstverständlich in den Aufgabenbereich des Sekretariats.

Organisatorisches Geschick ist auch gefragt, wenn Reisen mit vielen Terminen und Zwischenstopps geplant werden müssen. Neben Bahn, Flug und Hotel müssen auch hier alle Termine mit den Geschäftspartnern arrangiert und vorbereitet werden.

Eventmanagement für kleine und große Veranstaltungen

Nicht nur aufgrund ihres Organisationstalents wird das Sekretariat häufig zum Eventmanagement des Unternehmens. Ganz gleich, ob es dabei um die Durchführung eines Sommerfestes oder der Weihnachtsfeier geht. Aufgrund ihrer Schnittstellenfunktion zu vielen Abteilungen ist im Sekretariat oft ein gutes Gespür für die Stimmung in der Firma und welche Veranstaltungspunkte den Geschmack der Mehrheit treffen wird, vorhanden.

Mittlerweile ist das Sekretariat aufgrund des vorhandenen Organisationstalents für die Planung und Durchführung von Messeveranstaltungen verantwortlich.

Präsentationen sicher erstellen und halten

Immer mal wieder kommt es vor, dass der Chef gleichzeitig auf zwei Hochzeiten tanzen muss. Wollte er die neuen Prozessabläufe doch eigentlich im Rahmen des wöchentlichen Vertriebsmeetings vorstellen, so überträgt er dies kurzfristig auf sein Sekretariat, wenn er parallel einen kurzfristigen auswärtigen Termin wahrnehmen muss.

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