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A–Z-Sortierung optimieren: So vermeiden Sie Fehler bei der alphabetischen Ordnung

 
A–Z-Sortierung
© Daniel Ernst - Fotolia.com

Erstellt:

Bei der Adress-Sortierung helfen Ihnen die offiziellen Regeln, wie sie in der DIN 5007 festgeschrieben sind. Hier Praxis-Beispiele für knifflige Fälle.

Während Ihnen der Computer das Sortieren weitgehend abnimmt, müssen Sie bei Karteikästen, Rolodex-Karten, Mappen und Ordnern selbst aktiv werden. Dabei helfen Ihnen die offiziellen Regeln, wie sie in der DIN 5007 festgeschrieben sind.

Hier Praxis-Beispiele für knifflige Fälle bei der Adress-Sortierung:

Sind Anfangsbuchstaben identisch, entscheidet immer der 1. abweichende Buchstabe:

Maarten, Hanna
Marten, Heinz
...
Müller, Peter
Müller, Peter u. Katja
Müller, Stefan
Müllers Mühle
Müllerstein, Anton

Verbindungen wie „&“ oder „und“ werden nicht berücksichtigt. Das 2. „M“ bei „M & M“ wird deshalb wie ein Folgebuchstabe behandelt:

Mertens, Klaus
M & M Werbeagentur
Mohaupt, Konrad
Müller, Katrin
Müller u. Urban KG
Müller, Xaver

Namensteile wie „von“ werden hinter den Vornamen gestellt, dann folgen ggf. akademische Titel:

Müller, Bernhard
Müller, Claudia von, Dr.
Müller, Martin

Um ein EDV-Adressprogramm nach diesem Muster sortieren zu lassen, müssen Sie z. B. Ihre Kundin „Dr. Claudia von Müller“ als „Müller, Claudia von, Dr.“ erfassen bzw. bereits vorhandene Daten für die Sortierung entsprechend aufbereiten.

Der 2. Teil eines Doppelnachnamens wird wie ein Vorname behandelt:

Müller, Martin
Müller-Petereit, Berta
Müller, Xaver

Bei Gleichheit von Vor- und Nachnamen entscheidet zunächst der Wohnort (oder die PLZ) und dann die Straße:

Müller, Peter, 12345 Berlin, Hegelweg 9
Müller, Peter, 12345 Berlin, Kantstraße 7
Müller, Peter, 13456 Berlin, Abelmannstraße 16

Die Umlaute ä, ö, ü werden wie ae, oe, ue behandelt und eingereiht – ß wie ss:

Müller, Anton
Mueller, Heinz
Müller, Urban
Messner, Hans
Meßner, Hans-Lothar
Meßner, Lothar
Messner, Wolf

Zahlen/Sonderzeichen: Nach DIN 5007 stehen Sonderzeichen am Anfang, gefolgt von Buchstaben und Zahlen. Adressmanagement-Programme im Büro platzieren jedoch meist auch die Zahlen vor die Buchstaben:

+++Markt
1,2,3-Service
Abelmann, Heinz
Zeisig, Fred

Empfehlung: Sofern Sie keine amtlichen Werke erstellen müssen, halten Sie sich am besten an die EDV-Namenssortierung – so sind dann Computerdaten und handschriftliche Listen gleich aufgebaut.

Achtung: Reine Textprogramme sind meist nicht zum korrekten Sortieren von Adressen geeignet, da sie meist ae, oe und ue vor ä, ö und ü setzen!

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