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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Ablagesysteme: 6 Prüfpunkte für die Auswahl

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Ablagesystem: Was benötigen Sie?
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Ein effektives Ablagesystem am Arbeitsplatz ist nach wie vor unabdingbar. Lesen Sie hier, anhand welcher wesentlichen Punkte Sie ein Ablagesystem prüfen sollten.

So stellen Sie Ihren Ablagebedarf fest

Die Arbeit am Schreibtisch wird heute immer spezieller und komplexer. Durch die Zunahme der Projektarbeit und von kundenindividuellen Angeboten steigt die Zahl an Vorgängen auf Ihrem Schreibtisch, für die Sie spezielle Informationen und Dokumente optimal organisieren müssen.

Hersteller von Ablagesystemen erweitern hierfür ständig das Angebot an pfiffigen Ideen, Schriftgut effektiver zu organisieren, auch komplexe Vorgänge transparenter und Terminablagen leistungsfähiger zu machen. Nutzen Sie unsere sechs Prüfpunkte, um für sich zu entscheiden, was für Sie in Ihrer speziellen Arbeitssituation am nützlichsten ist. Beispiele für die Fragen, die Sie stellen können, um Ihre speziellen Anforderungen an ein Ablagesystem zu definieren, finden Sie in der folgenden Übersicht.

1. Prüfpunkt: Wie funktioniert das Ablagesystem?

  • Werden die Dokumente stehend, hängend oder liegend aufbewahrt? Werden sie lose oder geheftet abgelegt?
  • Ist das System für den Einzelplatz gedacht oder als Gruppeninformationssystem?
  • Wie sehen die Grundmodule aus, und wie flexibel können sie gestaltet werden?
  • Wie ist das Verhältnis zwischen zeitlicher Investition und organisatorischem Ertrag?
  • Wie ist das Verhältnis zwischen Platzbedarf und Aufbewahrungskapazität?

Stellen Sie für Ihren eigenen Bedarf fest:

  • Welche Dokumentenarten haben Sie hauptsächlich? Sind es aktuelle Arbeitsunterlagen, die Sie in Loseblatt-Ablage direkt am Schreibtisch benötigen? Oder Dokumente, die chronologisch geordnet werden müssen, dem Nachschlagen dienen oder direkt nach ihrer Bearbeitung archiviert werden – und deshalb geheftet aufbewahrt werden sollten?
  • Wer soll auf das System zugreifen? Sie allein oder beispielsweise auch Mitarbeiter bzw. Kollegen?

2. Prüfpunkt: Welche Zugriffszeiten ermöglicht das System?

  • Ist das System für den ständigen Zugriff am Arbeitsplatz gedacht, oder steht die Archivierung im Vordergrund?
  • Wie leicht lassen sich die Dokumente aus den Behältnissen entnehmen und wieder einordnen?

Stellen Sie für Ihren eigenen Bedarf fest:

  • Wie schnell muss der Zugriff erfolgen können – bei Anruf sofort oder auf Anfrage innerhalb von wie viel Minuten?
  • Finden Sie mehr Massengut vor wie Rechnungen etc., das zwar verfügbar gehalten werden muss, in der Regel jedoch nur archiviert wird?
  • Oder arbeiten Sie mit Vorgängen, bei denen kundenindividuell zusammengestellte Informationen und Dokumente jederzeit griffbereit sein müssen?

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3. Prüfpunkt: Wie weitreichend ist die Ordnungsstruktur des Systems?

Welche Differenzierungen bei der Strukturierung der Dokumente ermöglicht das System?

  • Wird das Schriftgut beispielsweise nur nach Datum oder Ordnungsnummer sortiert aufbewahrt?
  • Oder ermöglicht es andere Kennzeichnungen bzw. Anordnungen, z.B. für die Aspekte „Aktualität“, „Bearbeitungsbedarf“ und „Wiedervorlage“?
  • Wie gut ist die optische Unterstützung beim Zugreifen auf und Ablegen von Dokumenten? Arbeitet das System mit Farben?

Stellen Sie für Ihren eigenen Bedarf fest:

  • Brauchen Sie eine sehr fein untergliederte Ordnungsstruktur für die Ablage Ihrer Dokumente?
  • Hilft Ihnen eine optische Trennung von Themen oder Dokumentengruppen, etwa mittels Farben?

4. Prüfpunkt: Wie funktioniert das System unterwegs?

  • Wie einfach lassen sich mobile Module bilden?
  • Überlebt die Ordnung den Wechsel von der Einzel- zurTeamregistratur?
  • Werden für den Transport spezielle Taschen oder Koffer angeboten

Stellen Sie für Ihren eigenen Bedarf fest:

  • Möchten Sie Ihre Dokumente einfach und unkompliziert – ohne großes Um- und Zurückheften – für Besprechungen oder Geschäftsreisen mobil machen können?

5. Prüfpunkt: Wie kompatibel ist das System mit Blick auf Aktenfluss und Archivierung?

  • Was geschieht mit den Dokumenten, wenn sie archiviert werden sollen?
  • Können die entsprechenden Mappen/Ordner direkt ins Archiv gestellt werden?
  • Wenn nein: Werden spezielle Archivierungsbehältnisse angeboten, und wie aufwändig ist die Umordnung?

Stellen Sie für Ihren eigenen Bedarf fest:

  • Spielt die Archivierung von Dokumenten an Ihrem Arbeitsplatz eine Rolle? Unterscheiden Sie verschiedene Aktualitätsstufen? Beispielsweise: 1. Arbeitsunterlagen (Zugriff täglich, Aufbewahrung direkt am Schreibtisch), 2. Nachschlageunterlagen (Zugriff monatlich, Aufbewahrung im Büro) und 3. Archivunterlagen (Zugriff jährlich, Aufbewahrung außerhalb des Büros)?
  • Archivieren Sie Ihre Dokumente selbst?

6. Prüfpunkt: Was kostet das System, wo und wie ist es erhältlich?

  • Wie ist die Kosten-Nutzen-Relation?
  • Ist das System an einen Hersteller gebunden, oder können die entsprechenden bzw. ähnliche Komponenten fast überall erworben werden?

Stellen Sie für Ihren eigenen Bedarf fest:

  • Was wollen oder können Sie für ein gutes Ablagesystem ausgeben?
  • Möchten Sie die Elemente des Systems unkompliziert und auch in kleinen Mengen nachkaufen können, oder gibt es in Ihrem Unternehmen eine zentrale Einkaufsabteilung, die größere Mengen auf Vorrat ordert?

Warum Sie ein maßgeschneidertes Ablagesystem brauchen

Fakt ist: Suchzeiten kosten Sie mehr als jedes Ablagesystem

Am teuersten ist es, wenn Sie einen ganzen Tag lang erfolglos nach der entscheidenden Unterlage gesucht haben. Da nützt es auch nichts, wenn der Ordner, in dem Sie sie schließlich auffinden, nur 1,02 Euro gekostet hat. Andererseits lässt sich gute, flexible Ordnung nicht nur in einer Spezialregistratur mit vorgedruckten Acrylreitern herstellen.

Bedenken Sie bei Ihrer Kosten-Nutzen-Abwägung: Die Kosten, die Ihnen insgesamt durch Ihre Dokumentenablage entstehen, verteilen sich in der Regel folgendermaßen:

  • Einrichtungskosten (Sachkosten für Schränke, Schriftgutbehälter und Zubehör): 8,6 Prozent
  • Personalkosten (Kosten für Zugriff und Ablage): 90 Prozent
  • Raumkosten (für die Standflächen der Registraturschränke/-regale): 1,4 ProzentBei den Personalkosten können Sie also durch ein maßgeschneidertes Ablagesystem erheblich an Geld (und Ärger) einsparen!

Schaffen Sie die großen Verschwender ab: 5 gute Gründe für eine maßgeschneiderte Ablage

1. Verschwendung von Zeit

Wussten Sie, dass das Informations-Handling, also das Suchen, Sortieren und Ablegen von Dokumenten, durchschnittlich 25 Prozent der verfügbaren Arbeitszeit ausmacht? Das sind bei einem normalen Arbeitstag bereits zwei Stunden! Hier liegen ungeheure Zeitsparpotenziale verborgen.

2. Verschwendung von Energie

Kennen Sie die Ungeduld, den Ärger und den Stress, die entstehen, wenn Sie ein Dokument nicht auf Anhieb finden?

3. Verschwendung von Ressourcen

Billige Ablageprodukte lohnen sich auf Dauer nicht: Neben der Tatsache, dass Sie sie regelmäßig entsorgen müssen, verschwenden Sie damit auch Zeit (der klemmende Ordnerbügel) und Energie (der Ärger über den klemmenden Ordnerbügel). Nutzen Sie vor allem lange haltbare Teile aus wiederverwertbaren Materialien!

4. Verschwendung von Motivation

Wenn Ihre Ablage ästhetisch und funktionstechnisch ansprechend ist sowie maßgeschneidert Ihre Aufgaben und Projekte begleitet, wird es Ihnen viel leicher fallen, Sie aktuell zu halten und zu pflegen. Sich zur Ablage aufraffen zu müssen, um „sinnlose Zettel in verstaubten Regalen verschwinden zu lassen“, ist eine Verschwendung von Motivation!

5. Verschwendung von Platz

Der Raum, den Ihre Ablage in Ihrem Arbeitszimmer einnimmt, und die Büromöbel, in denen die Ablage unterkommt, kosten Sie reales Geld. Außerdem arbeitet es sich mit ungeordneten und verstaubten Dokumenten schlecht – freie Flächen machen auch Ihren Kopf frei. Finden Sie also geeignete, Platz sparende und auf die jeweilige Dokumentenart zugeschnittene Ablagebehälter.

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